Борисевич Є.Г.
Одеська національна академія зв‘язку ім.
О.С.Попова
Особливості визначення джерел ефективності впровадження ERP - систем
При
розробці концепції проектованої системи, складеним елементом якої є оцінка
економічної ефективності, ризики непродуктивних витрат відчутне знижуються.
Метою розробки концепції є обґрунтування загальних вимог – функціональної
структури ERP-системи й кількості необхідних автоматизованих робочих місць;
технічного й програмного забезпечення.
Оскільки
саме функціональна структура визначає економічні наслідки впровадження
ERP-системи, то обґрунтування загальних вимог до ERP-системи повинне опиратися
на оцінку очікуваних економічних наслідків автоматизації управлінських функцій.
Економічними наслідками впровадження такої системи можуть стати скорочення
втрат і/або залучення у виробничу діяльність резервів підвищення ефективності
використання ресурсів за рахунок вірогідності, своєчасності, повноти
інформаційної підтримки прийняття управлінських рішень.
Важливе
значення при обґрунтуванні витрат на ERP-систему має й те, що при її
впровадженні інвестиційна привабливість компанії зростає.
Беручи
до уваги, що створення й впровадження ERP-систем головним чином націлено на
забезпечення інформаційної підтримки прийняття управлінських рішень і
автоматизацію типових операцій і трудомістких розрахунків, джерела економічної
ефективності варто шукати у функціональній структурі ERP-системи
Як
правило, ERP-системи включають наступні підсистеми:
-
управління
матеріально-технічним постачанням;
-
управління
збутом;
-
управління
виробництвом;
-
управління
фінансами;
-
управління
персоналом .
Джерела
ефективності кожної підсистеми, безумовно, визначаються реалізованими
функціями: які дані, коли й ким уводяться в систему, як обробляються й кому
надаються; наскільки актуальна й повна ця інформація, як повно система відбиває
бізнес-процеси підприємства.
При
обґрунтуванні
доцільності включення до складу ERP-системи підсистеми управління
матеріально-технічним постачанням джерела економічної ефективності –
у скороченні рівня страхових запасів і своєчасності поповнення
матеріально-технічних ресурсів; підвищенні оборотності оборотних коштів,
скороченні неліквідних запасів і кількості або долі термінових, непланових
закупівель.
Кормі
того, скорочуються простої, а виходить, обсяги виробництва збільшуються.
Простої бувають, скажемо, через неприступність необхідних матеріалів. А
матеріали можуть бути відсутніми тому, що інформація зі складу в службу
постачання надходить несвоєчасно або в потрібний час у потрібнім місці ця
інформація недоступна… (наприклад, матеріали є на складі іншого підрозділу
компанії й можуть бути видані, але підрозділ, якому вони необхідні, не має
доступу до інформації про складські запаси).
При
визначенні
раціональних масштабів автоматизації в сфері збуту джерела
економічної ефективності варто шукати в скороченні втрат через некоректне
оформлення супровідних документів на продукцію, що відпускається. Втрати через
відхилення в цільових орієнтирах збутової політики, наприклад: відвантаження
продукції клієнтам, що мають невиконані зобов’язання, або відвантаження понад
кредитний ліміт, - теж виключаються із впровадженням підсистеми збуту. Час
виконання замовлень мінімізується. Обслуговування клієнтів стає гранично
коректним, їхньої втрати від несвоєчасного або неточного виконання замовлення
знижуються.
Якщо в ERP-системі підприємства планується підсистема
управління виробництвом, джерела економічної ефективності варто
шукати в збільшенні обсягів виробництва в натуральному вираженні (за рахунок
підвищення завантаження виробничих потужностей) і вартісному вираженні (через
підвищення якості продукції). Поліпшення якості продукції можна досягти більше
точним настроюванням устаткування. За рахунок ефективного контролю витрати
матеріалів варто очікувати зниження собівартості продукції.
Якщо в ERP-систему включається підсистема управління фінансами, підвищується ефективність
ціноутворення, знижуються витрати праці на формування бухгалтерської звітності
(системи класу ERP, як правило, надають можливість ведення обліку як за
українськими, так і за західними стандартами); за рахунок підвищення
оперативності формування фінансової звітності знижуються ризики втрати
фінансової стійкості.
При формування вимог до функціонала підсистеми
управління кадрами джерела економічної ефективності – у поліпшенні
аналізу використання робочого часу й уточненні системи мотивації й ротації
кадрів. Процес нарахування заробітної плати спрощується.
При
створенні повнофункціональної ERP-системи джерела економічної
ефективності криються в підвищенні якості
аналізу виробничо-господарської й фінансової діяльності компанії. Якість
аналізу підвищується, тому що достовірна первинна інформація вчасно надходить у
єдину базу даних, інтегровану з іншими підсистемами; спрощується процес
формування консолідованої звітності; за рахунок одержання можливості планувати
з більшою детальністю й/або з іншою періодичністю й, саме головне, з більшою
обґрунтованістю – якість планування помітно поліпшується. Інше джерело
ефективності – розширення можливостей контролю більшої деталізації планових і
фактичних показників. Якщо виявляється відхилення фактичних показників від
планів або нормативних, відбувається автоматичне формування звітів. Ці звіти –
предмет для детального аналізу й зважених, аргументованих кроків до виправлення
критичної ситуації.
Варто визначити деякі
проблеми при оцінці скорочення трудовитрат на обробку й передачу інформації:
-
оскільки одна із цілей впровадження ERP-систем – автоматизація трудомістких
розрахунків і ведення великих масивів
інформації, то розповсюдженим методом є оцінка ефективності з погляду зниження
витрат на оплату «рахункових» працівників. Цей підхід здається спірним,
оскільки при скороченні «рахункових» працівників росте штат IT.
-
вартість праці «рахункових»
працівників в Україні в рази менше, ніж на Заході, і економія на трудовитратах
від впровадження ERP-системи, може бути
несуттєва в порівнянні з вартістю самої системи. У цьому зв’язку вірніше
шукати економічну ефективність від більш раціонального використання ресурсів,
задіяних у виробничій діяльності, одержання достовірної інформації й росту долі
«аналітики» у структурі управлінської діяльності.
Розглянуті джерела економічної ефективності тісно
зв’язані між собою, і тому не зовсім правильно оцінювати економічну
ефективність системи як суму ефективностей підсистеми – інтегральний ефект від
впровадження комплексної системи буде вище.
Список використаної літератури:
1. Маслов В. П. Інформаційні
системи і технології в економіці. К.: Слово, 2007.
2. Орлов П. І., Луганський О. М.
Інформаційні системи і технології в управлінні, освіті, бібліотечній справі. —
Донецьк: Альфа-прес, 2004
3. Плескач В. Л., Рогушина Ю. В.,
Кустова Н. П. Інформаційні технології та системи. — К.: Книга, 2004.
4. Шквір В. Д., Загородній А. Г.,
Височан О. С. Інформаційні системи і технології в обліку. — К.: Знання, 2006