Аспирант, Попова Д.А.
Российская таможенная академия, Россия
Разработка программы адаптации к служебной
деятельности должностных лиц и работников таможенных органов
В
статье описаны этапы формирования программы адаптации к служебной деятельности
персонала таможенных органов. Представлена разработанная для таможенных органов
программа адаптации, рекомендации по ее внедрению.
Ключевые
слова: таможенные органы, персонал, адаптация,
программа.
This article
describes the main stages of adaptation management to official activity of the
customs’ personnel. Author present the adapt program of customs
authorities and the recommendations for it implementation.
Keywords: customs, personnel, adaptation, program.
Для того чтобы приступить к
адаптации на рабочем месте, необходимо понять, какие индивидуальные особенности
следует учитывать. Первоначально следует определить, первичная адаптация будет
происходить или вторичная. От этого будет зависеть, какие акценты нужно ставить
и на какие моменты в большей степени обращать внимание. Первичная адаптация
молодых специалистов отчасти уже реализуется в таможенных органах благодаря
Российской таможенной академии. В программе обучения студентов существует ряд
дисциплин, направленных на ознакомление с работой в таможне, каждый год
студенты проходят практику в таможенных органах, у выпускников формируется
понимание того, с чем предстоит столкнуться в работе, происходит знакомство с
будущими коллегами. Однако в таможенные органы поступают на службу не только
выпускники РТА, но и других ВУЗов России, также как и не все попадают по
распределению в те таможенные органы, где проходили практику. А при адаптации
важно учитывать и коллектив, и психологический климат, и особенности
деятельности, на что, в свою очередь, влияет напряженность и график работы,
удаленность от дома и другие особенности.
Таким образом, если новый
сотрудник таможенных органов не имеет опыта и пришел в таможенные органы
впервые, то в данном случае применима Программа адаптации выпускников.
При вторичной адаптации (в случае,
когда сотрудник перевелся из одного таможенного органа в другой, либо пришел в
таможенные органы из коммерческой организации либо из другого государственного
органа) оптимально использовать Программу адаптации для сотрудников с опытом
работы либо для руководителей подразделений (адаптация данной категории
сотрудников также имеет особенности).
Разработка программы адаптации
также может основываться на основе разработанных профессиограмм – описания особенностей
конкретной профессии, раскрывающих специфику профессионального труда и
требований, которые предъявляются к человеку. Профессиограмма представляет собой идеальную модель специалиста того или
иного профиля, которая отражает требования, предъявляемые к человеку характером
профессиональной деятельности и условиями, сопутствующими этой деятельности.
Такая модель должна заключать в себе информацию о том, какими способностями и
потенциальными возможностями должен обладать человек, чтобы добиться
определенных производственных результатов без ущерба для здоровья и успешной
адаптации к условиям и характеру деятельности.
Выделяют следующие требования и
особенности, которые должна содержать в себе профессиограмма [1]:
1.
Социально-экономические
особенности профессии (уровень
образования, система профессионального обучения, квалификация, система оплаты
труда и т. п.).
2.
Характер работы (работа
в ЦА ФТС России или на таможенном посту и т.д.).
3.
Санитарно-гигиенические условия труда (температура окружающей среды,
влажность, освещение, уровень шума, контактность с агрессивными средами и др.).
4.
Режим труда и отдыха
(продолжительность рабочего дня и недели, сменность, продолжительность
отпуска).
5.
Медицинские
требования (противопоказания и др.).
6.
Социально-психологические
требования (преобладающий возраст; пол; особенности взаимоотношений по
горизонтали и вертикали и т. п.).
7.
Психологические
требования (личностные качества — мотивы, цели, интересы, потребности и т. д.;
способности общие и специальные).
8.
Психофизиологические
требования (способность сохранять внимание длительное время, к примеру, у
сотрудников таможенных постов в аэропортах и т.п.).
Требования, предъявляемые
человеку профессией, различны и поэтому основное, что необходимо учитывать при
составлении профессиограммы — это максимальное отражение специфики этих
требований. В профессиограмме, таким образом, должна заключаться информация,
необходимая для исходного прогноза возможностей адаптации.
Профессиография призвана путем
объективного исследования раскрыть всю сложность профессии, выявить ее
содержание и структурные особенности. Профессиограммы для должностных лиц и
работников таможенных органов разрабатывались неоднократно, поэтому с учетом
особенностей данной профессии в индивидуальном порядке, но с единым комплексным
подходом необходимо осуществлять процедуры по адаптации новых сотрудников [2].
Программа адаптации включает в
себя четко обозначенные сроки, круг лиц, участвующих в каждом конкретном
мероприятии, конкретные цели и задачи каждого из этапов. Дополнительно может
прилагаться лист с вопросами и заданиями, как для сотрудников, так и для
наставников и непосредственных руководителей. Важнейшая задача службы персонала
– это отслеживание всех этапов адаптации на основе ведения программы адаптации
в печатном и электронном виде. Она может выглядеть в виде таблицы, где
предусмотрены графы с отметками о выполнении того или иного этапа и итоговый
результат. Лучший показатель – это прохождение адаптации сотрудником за время
испытательного срока, к такому результату следует стремиться всем
заинтересованным лицам.
Процесс оценки прохождения новым
сотрудником испытательного (адаптационного) срока должен контролироваться со
стороны кадровой службы, при этом письменно, с участием наставника и
непосредственного руководителя. Для оценки эффективности пройденных процедур
можно предложить следующую шкалу измерения результативности адаптируемого
(Таблица 1).
Таблица 1. Показатели эффективности адаптационных
мероприятий
|
Средний балл |
Потенциал испытуемого |
|
0 – 0,2 |
Не соответствует занимаемой должности |
|
0,21 – 0,4 |
Неполное служебное соответствие |
|
0,41 – 0,6 |
В целом соответствует занимаемой должности |
|
0,61 – 0,8 |
Полностью соответствует занимаемой должности |
|
0.81 - 1 |
Заслуживает выдвижения на более высокую должность |
Показателями эффективности могут
быть: средний балл по индивидуальному плану прохождения
испытательного срока (в совокупности должен равняться единице, при этом каждому
из проводимых мероприятий в программе адаптации должен быть присвоен удельный
вес), средний балл оценки степени адаптивности и обучаемости (максимально равен
единице, определяется в соответствии со шкалой, приведенной в таблице 1.), итоговый
балл прохождения испытательного срока (суммарный показатель). Идеальное
положение дел по завершении адаптационного периода – 2 балла суммарно, при показателе
от 1 до 2 – принимается решения о переводе сотрудника на постоянную работу и
успешном окончании испытательного срока, при этом необходимо провести беседу со
всеми участниками, выявить слабые стороны и продолжить адаптацию сотрудника,
учитывая сделанные выводы.
Если суммарный балл меньше единицы, то возможны два
выхода: принятие решения о расставании с сотрудником (такое решение может быть
инициировано как со стороны работодателя, так и работника, при условии
неудовлетворенности им каким-либо из аспектов деятельности, препятствующим
продолжению работы в данной организации либо перевод сотрудника в другое
подразделение. Подобное решение может возникнуть после тщательного анализа
каждого этапа адаптации, беседы с каждым участником, включая коллег по отделу,
а также исходя из существующей организационной структуры и наличии подходящих
свободных штатных единиц.
Оценка процесса адаптации со стороны непосредственно
нового сотрудника – необходимый этап адаптации, позволяющий понять
удовлетворенность новичка на всех этапах, с кем наиболее эффективно происходит
взаимодействие, помогающий оценить работу наставников и общий психологический
климат в коллективе. Для этих целей разрабатывается специальный бланк для
нового сотрудника, заполняемый по окончании испытательного срока, впоследствии
можно ограничиваться беседами. Обязательными составляющими данного бланка
должен быть открытый список достижений на новом месте работы по мнению новичка,
заполняется в свободной форме и служит предметом анализа как непосредственного
руководителя, так и сотрудника отдела персонала. Также сотруднику должен быть
предоставлен бланк с рядом вопросов, отвечая на которые, новый сотрудник будет
контролировать собственную адаптацию и давать обратную связь работодателю.
Бланк заполняется сотрудником лично, обязательно указывается должность,
подразделение, дата выхода на работу и дата заполнения, также необходимо
указать непосредственного руководителя и наставника, в конце бланк
подписывается лицом, заполнившим его (таблица 2.).
Таблица 2. Самоконтроль
адаптации
|
Вопрос |
Ответ |
Комментарии |
|
Мое
рабочее место подготовлено надлежащим образом |
|
|
|
Мне четко
сформулировали мои основные задачи |
|
|
|
Я
ознакомился со своей должностной инструкцией |
|
|
|
Меня
представили коллективу |
|
|
|
Я знаю,
каких результатов от меня ждут |
|
|
|
Я знаю
свои права и обязанности |
|
|
|
Я знаю
свой рабочий график |
|
|
|
Я ознакомился
с техникой безопасности |
|
|
|
Я
ознакомился с перечнем сведений, составляющих государственную тайну |
|
|
|
Я активно
взаимодействую с коллегами внутри отдела |
|
|
|
Я активно
взаимодействую с другими подразделениями |
|
|
|
Я знаю
направления деятельности |
|
|
|
Я знаю
традиции, нормы, стандарты организации |
|
|
|
Я
ознакомлен с требованиями и стандартами выполнения работы |
|
|
Также на бланке для ответов важно оставить место для
того, чтобы сотрудник мог написать о том, что больше всего его
удивило/порадовало/огорчило и т.п.
Программа адаптации сотрудника может выглядеть таким
образом:
Таблица 3. Программа
адаптации сотрудника
|
№ |
Срок |
Мероприятие |
Ответственное
лицо |
Отметка о
выполнении |
Удельный вес |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
1 |
До выхода нового сотрудника |
Организация рабочего места. Обеспечение
нового сотрудника канцтоварами, мебелью, компьютером и т.д. |
Отдел персонала, административная служба
(IT, отдел материально-технического обеспечения) |
|
|
Продолжение. Таблица 3.
Программа адаптации сотрудника
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
|
2 |
В первый рабочий день сотрудника |
Оформление документов Личное представление коллективу Ознакомительная экскурсия по зданию Совместный обед с новым сотрудником Welcome-тренинг |
Отдел кадров Сотрудник отдела персонала,
непосредственный руководитель Сотрудник отдела персонала/ наставник Сотрудник отдела персонала/ наставник Отдел персонала |
|
|
|
3 |
В течение первой рабочей недели |
Помощь в оформлении служебных записок,
писем Помощь в получении: пропуска; зарплатной
карты и т.п. Обучение непосредственным профессиональным обязанностям |
Наставник Сотрудник отдела персонала/ наставник Наставник |
|
|
|
4 |
До конца испытательного срока |
Информационная поддержка, помощь в
решении текущих вопросов Принятие решения об успешности испытательного
срока |
Сотрудник отдела персонала/ наставник/
непосредственный руководитель Сотрудник
отдела персонала/ наставник/ непосредственный
руководитель |
|
|
Постоянное
совершенствование знаний, умений, навыков, развитие коммуникативных качеств –
все это вклад в процесс адаптации не только в должности, но и в профессии. Как
считает современная психологическая наука, профессиональная адаптация – это
заключительный этап освоения профессии, поэтому критерии адаптированности
специалиста являются одновременно и критериями успешности всего этого процесса.
2.
Махов E.H. Управленческий потенциал таможни России: Монография. М.:
РИО РТА, 2000. - 224 с.