Коновалова Екатерина Сергеевна

Тамбовский государственный университет им. Г.Р. Державина, Россия

Функциональные возможности системы управленческого документооборота и делопроизводства «БОСС-референт»

Современный мировой и российский рынок систем электронного документооборота (СЭД) представлен большим количеством программ автоматизации. Выбор предприятиями подобных систем может вызвать различные затруднения: какую систему выбрать, у кого выгоднее условия приобретения, внедрения, обучения сотрудников и дальнейшего технического сопровождения СЭД.

В таблице представлены ведущие компании-разработчики, работающие в сфере автоматизации работы с документами и названия их программных продуктов. В скобках рядом с каждой компанией-разработчиком указан адрес интернета-ресурса данных систем, в каждом из которых указывается описание программного продукта, функциональные возможности, эффект от внедрения и преимущество от использования данной системы.

Таблица – Основные отечественные СЭД

Продукт	Адрес интернет - ресурса
«БОСС-Референт	Разработчик «БОСС – Референт» [2]
«ДЕЛО»	Разработчик «Электронные Офисные Системы» [3]
«ЕВФРАТ-Документооборот»	Разработчик «Cognititve Technologies» [6]
«ЛЕТОГРАФ»	Разработчик «ЛЕТОГРАФ» [1]
«МОТИВ»	Разработчик «Мотив» [7]
«CompanyMedia»	Разработчик - «ИнтерТраст» [9]
DIRECTUM	Разработчик - «DIRECTUM» [8]
«DocsVision»	Разработчик «DocsVision» [10]
«Globus Professional»	Разработчик «Промышленные информационные системы» [4]
«LanDocs»	Разработчик «Ланит» [5]

Проанализируем основные функциональные возможности автоматизированной системы управленческого документооборота и делопроизводства «БОСС-референт».

Система «БОСС-Референт» предназначена для автоматизации документооборота и управленческих процессов и включает функциональные возможности, позволяющие реализовать:

1) поддержку процессов согласования;

2) контроль исполнения поручений;

3) работу с входящей и исходящей корреспонденцией.

В любой организации существуют правила работы с документами, которые могут быть зафиксированы или нет в виде регламента (или положения). Регламент определяет, что происходит с документом на разных этапах его жизненного цикла: кто и как создает проект управленческого документа; кто и в какие сроки его согласует или визирует; кто может документ одобрить, подписать, зарегистрировать; как документ исполняется и контролируется.

Поддержка процессов согласования: дает возможность использования типовых и создания специализированных процессов, предусматривает возможность изменения перечня согласующих, типа и сроков согласования, позволяет вести контроль процесса согласования и обеспечивает информацию о версиях документов и истории согласования.

В системе «БОСС-Референт» согласование документов происходит в рамках «Процесса принятия решения». Таких процессов в системе может существовать множество для различных типов документов. По своей сути «Процесс принятия решения» представляет собой электронный регламент или автоматизированный бизнес-процесс. Свойства процесса определяются двумя его элементами: карточкой документа и маршрутом движения документа.

«Процесс принятия решения» настраивается для типа документов (например, для договора, приказа). Все типы документов могут проходить согласование в одном модуле, либо для каждого типа документов могут быть настроены отдельные модули.

Карточка документа - экранная форма, в поля которой вводится вся информация по документу, заполняется при заведении документа в систему. Карточка является частью «Процесса принятия решения» (регламента), поэтому для разных типов документов они различаются. Структура карточки определяется типом документа, в ней отражаются основные атрибуты документа, маршрут согласования, содержатся вложенные файлы.

Часть полей карточки заполняется пользователями вручную (например, сумма по договору) либо выбирается из предлагаемых системой списков, часть полей заполняется автоматически (например, дата создания).

В рамках настройки «Процессов принятия решений» под специфику работы организации, часто требуется адаптировать карточки документов. Администратор системы может определять поля, заполняемые по умолчанию, и изменять правила их заполнения и изменять состав полей карточки (для всех документов данного типа).

Для типовых документов (договор, распоряжение) могут использоваться включенные в систему шаблоны документов (обычно созданные в приложениях MS Office) - при заполнении карточки пользователю будет предложено использовать шаблон для выбранного типа документов.

Маршрут документа - это последовательность стадий обработки документа, которая настраивается для типов документов администратором системы. Маршрут может включать следующие стадии обработки документов: подготовка, согласование; подписание, утверждение, регистрация, исполнение, передача в архив.

Стадия «согласование» может состоять из одного или нескольких этапов. Каждый этап создается с помощью одного из следующих блоков согласования: параллельное, последовательное или с переходами по условиям.

Блоки согласования реализованы в системе в виде «кубиков» для конструирования, то есть для настройки процесса требуется «сложить» эти «кубики» в необходимом порядке.

Маршрут документа может быть жестким (когда пользователи не имеют возможности вносить в него изменения), или допускающим настройку при создании документа. Система допускает изменение пользователем (при наличии такой возможности) следующих параметров:

1) тип согласования - пользователь может выбрать последовательное или параллельное согласование для документа;

2) срок согласования (основной и дополнительный) - задается при настройке «процесса принятия решения» для типа документов, однако инициатор согласования может изменять сроки для конкретного документа;

3) автоматическое завершение согласования - может быть либо настроено по умолчанию для типа документов, либо выбрано пользователем при создании документа - предполагает автоматический переход документа на следующий этап (другому согласующему, на подписание) в случае, если согласующий не принял решение по документу в отведенный срок;

4) список согласующих - задается при настройке «процесса принятия решения», однако для конкретного документа может быть расширен, сокращен, согласующие могут быть заменены.

В базовую версию системы «БОСС-Референт» включены 5 преднастроенных «процессов принятия решений» для типовых документов (используемых в подавляющем большинстве организаций): договоров, организационно-распорядительных документов, проектов исходящих документов, служебных записок, заявок.

Для этих процессов в системе «БОСС-Референт» реализованы типовые маршруты движения документов и типовые карточки документов. Структура карточек и маршруты могут настраиваться в соответствии с особенностями работы организации.

Электронная цифровая подпись может использоваться для подписания документов в электронном виде. ЭЦП придает юридическую значимость документам и позволяет организациям не дублировать в бумажном виде даже особенно важные документы внутреннего документооборота.

Исходя из функциональных возможностей автоматизированной системы управленческого документооборота и делопроизводства «БОСС-референт» можно сделать вывод, что ее можно внедрить как в органах власти, поскольку она обеспечит сокращение трудозатрат и времени на обработку и подготовку документов, принятие управленческих решений, повысит уровень исполнительской дисциплины и упростит механизм ее контроля, а также обеспечит оперативность предоставления услуг населению и ускорит взаимодействие с подведомственными организациями, так и в организациях, поскольку согласование документов и принятие решений по документам занимает несколько часов, экономятся время и ресурсы для обеспечения взаимодействия сотрудников внутри организации за счет автоматизации служебных записок, заявок, внутренних правил движения документов, назначения поручений и формирования отчетов по исполнительской дисциплине, быстрого и контролируемого ознакомления сотрудников с новыми документами, упрощения управления документооборотом.

Литература:

1) Автоматизированная система стандартных процедур документооборота «Летограф» [Электронный ресурс] // ЛЕТОГРАФ. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://www.letograf.ru/

2) Автоматизированная система управленческого документооборота и делопроизводства «БОСС-Референт» [Электронный ресурс] // БОСС - Референт. - Электрон. дан. - Режим доступа: http://www.boss-referent.ru

3) Cистема автоматизации документооборота и делопроизводства «Дело» [Электронный ресурс] // Электронные офисные системы. - Электрон. дан. - Режим доступа: http://www.eos.ru/

4) Система автоматизации управления и документооборота Globus Professional [Электронный ресурс] // Промышленные информационные системы. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://www.eis.ru/

5) Система управления документами и отчетностью предприятия LanDocs [Электронный ресурс] // Ланит. – Электрон. дан. – Режим[Электронный ресурс] // Ланит. – Электрон. дан. – Режим доступа: доступа: http://landocs.ru/

6) Cистема электронного документооборота «ЕВФРАТ-документооборот» [Электронный ресурс] // Cognititve Technologies. - Электрон. дан. - Режим доступа: http://www.evfrat.ru

7) Система электронного документооборота «Мотив» [Электронный ресурс] // Мотив. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://www.motiw.ru

8) Система электронного документооборота DIRECTUM [Электронный ресурс] // DIRECTUM. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://www.directum.ru/

9) Система электронного документооборота «CompanyMedia» [Электронный ресурс] // ИнтерТраст. – Электрон. дан. – Режим доступа: http://www.intertrust.ru/

10) Система электронного документооборота DocsVision [Электронный ресурс] // DocsVision. – Электрон. дан. – Режим доступа: www.docsvision.com.