Сакенова Л.Т., Арыстанбапова А.Ж.

М.Қозыбаев атындағы Солтүстік Қазақстан мемлекеттік университеті

Іс жүргізушінің электрондық құжат айналымы

Техниканың, бағдарламалық қамтамасыз ету мен коммуникация құралдардың қауырт дамуы кеңселік қызметтің негізгі мәнін өзгертуге әкеліп соқтырады. Жоғары дәрежеде дамыған елдердің аса бай тәжірибесі мынаған көз жеткізеді: қазіргі заманғы оргтехника құралдарымен жарақтаған жаңа технологияларды қолдану арқылы басқару бұл бағыттағы еңбек өнімділігін, қабылданатын шешімдердің сапасын арттыруға мүмкіндік береді. Дербес компьютерлер әр тұтынушыға бұрынғыдан жақын және қол жетімді болды. Дайындықсыз тұтынушылардың жұмысына арналған көптеген программалар пайда болды.

Мекеменің дамуы электронды құжатайналым жүйесінің жедел жұмысына тәуелді. Соның бірі, қазіргі таңда кең көлемде етек жайған бағдарламаның түрі корреспонденцияларды жасау, келісу, қол қою және тіркеу процесі толық ақпараттық жүйеленген. Кез келген кезеңде электрондық құжатайналым жүйесі мекемедегі құжаттарды басқаруға, жіберуге және жинауға мүмкіндік береді. Осындай құжат айналыммен жұмысты атқаратын әрине іс жүргізуші.

Іс жүргізушісінің негізгі фунцкияларына мыналар жатады:

- департаменттің кіріс және шығыс хат - хабарларын қолмен тіркейді;

- департаментке келіп түскен хаттың орындаушысын қолмен жазады;

- департаменттің кіріс хат-хабарының уақытылы және жедел қаралуына бақылау жасайды;

- департамент басшылығы мен басқарма бастығының тапсырмаларын орындайды;

- телефонограмманы тіркейді және оны басшылыққа, орындаушыға жеткізеді;

- ішкі құжаттарды (қызметтік хаттар) тіркейді;

- жеке мәселелер бойынша азаматтарды қабылдау есебін жүргізеді;

- газеттер мен журналдарды қабылдайды және тіркейді;

- қоңырауларға жауап береді;

- комитетпен, аумақтық департаменттермен, ЕАҰ мереке күнімен электронды пошта арқылы құттықтауды жүзеге асырады;

- құжаттармен жұмыс істеуде мемлекеттік және қызметтік құпияны қатаң сақтайды, оның сақталуын қамтамасыз етеді.

Жоғарыда баяндалғанның негізінде іс жүргізушінің барлық іс – қағаздар жұмысы қарапайым түрде орындалатыны байқалады. Яғни, құжаттардың тіркелуі қарапайым кіріс – шығыс журналдарында қолмен жазылынады. Әрине бұның барлығына көп уақыт кетеді.

Сондықтан, бұл мәселенің шешу жолы – іс жүргізушінің жұмысын жеңілдетуге арналған құжат айналымның ақпараттық жүйесін құру.

Дайындалған бағдарламалық өнім стандартты компоненттер мен Borland Delphi 7 және Microsoft Access бағдарламалау жүйесінде құрылған, сондықтан да бұған қосымша бағдарламалар мен құрылғылар керек емес. Сәйкесінше, кем дегенде Windows 95 операциялық жүйесі болуы тиіс. Құрастырылған бағдарлама арқылы іс жүргізуші өз жұмысын жеңілдетеді және келесі негізгі міндеттерді атқара алады:

- кіріс және шығыс құжаттардың тіркелуін электрондық түрде жүргізеді (сурет 1);

Сурет 1- Кіріс және шығыс құжаттардың терезесі

- орындаушы мен жіберушінің мәліметтерін қолмен енгізбей ғана таңдайды;

- орындалмаған құжаттар туралы хабарламаны және толық көлемдегі ақпаратты байқайды;

- шығыс және кіріс құжаттарды тіркеу кезінде жіберілген немесе келіп түскен хаттарды қосып, бекітеді;

- белгілі бір кіріс немес шығыс құжат бойынша есепті баспаға шығарады (сурет 2);

-

Сурет 2 – Белгілі бір кіріс немесе шығыс құжат бойынша есеп

- шығыс және кіріс құжаттарға өзгерістер енгізеді;

- жіберуші, шығыс немесе кіріс нөмірі бойынша іздейді;

- толық көлемде кіріс және шығыс құжаттар туралы ақпаратты көреді.

Бағдарламаны қолданғанда жұмыстың қарқынды істеуін жоғарлатады. Бағдарламаны қолдану әзірлеушіге және тұтынушыға да экономикалық жағынан қолайлы. Аталған ақпараттық жүйелік бағдарлама өнімі мекемеде қолданысқа ие. Бағдарламада қарапайым және қолайлы интерфейс. Операцияларды орындаған кезде әжеп –тәуір жұмыс көлемін төмендетіп, құжаттарды өңдеген кезде уақыт шығынын үнемдейді.

Бағдарлама іс жүргізушінің барлық негізгі қызметтерін жеңілдетуге бағытталған.