Современные информационные технологии/3. Программное обеспечение

К.т.н. Усманова И.В., Баканова Н.Б.

Пензенский государственный университет, Россия

Оптимизация маршрутов прохождения документов на основе анализа ключевых слов их текстов

Деятельность любой организации сопровождается появлением значительного количества документов. Неправильная организация работы с документами, наличие недокументируемых участков деятельности или участков с избыточным количеством создаваемых документов, дублирующихся по содержанию, могут серьезно осложнить реализацию основных бизнес-процессов организации. Расширение и изменение сферы деятельности предприятий в условиях рыночной экономики приводит к появлению новых документов, а неизбежное при этом изменение организационной структуры и появление новых должностей делает необходимым и пересмотр маршрутов документов.

Кроме того, при внедрении систем электронного документооборота (СЭД), как правило, оказывается, что внедрение СЭД само по себе не решает проблему эффективности работы предприятия, а лишь способствует снижению времени выполнения работ с документами.

Поэтому необходимым этапом совершенствования деятельности организации, пришедшей на рынок всерьез и надолго, должен быть этап анализа и реорганизации документопотоков или, если это допустимо, оптимизации бизнес-процессов.

Оптимизация документооборота организации может и должна основываться на моделировании внутренних маршрутов движения документов. Поэтому первым этапом оптимизации является детальное обследование организации, результатом которой является детальное описание деятельности организации в части документирования бизнес-процессов. Итоги данного этапа представляются в виде:

· отчетов по каждому документу: наименование вида документа, тип документа (исходящий, входящий, внутренний); заголовок к тексту; причина создания документа; количество документов в месяц; сведения о сотрудниках, которые готовят проект документа, визируют и утверждают документ, проставляют печать, регистрируют документ; адресат документа; количество экземпляров документа; место хранения документа; наличие унифицированной формы документа; нормативные документы, необходимые при подготовке документа и др.;

· общего отчета, описывающего документооборот организации: состав документов каждого подразделения; объем документов каждого вида по подразделениям и организации в целом; количество и состав документов, создаваемых, подписываемых, согласуемых, утверждаемых каждым должностным лицом; место хранения входящих и созданных документов; место и объем регистрации входящих и создаваемых документов; состав адресатов создаваемых документов; наличие и состав используемых унифицированных форм документов для каждого подразделения; маршрут прохождения каждого документа и др. [1];

· графических моделей маршрутов движения документов организации в целом и для каждого подразделения в различных нотациях в зависимости от цели оптимизации. Описания должны быть четкими и однозначными, отражающими конкретную работу сотрудников с документом: подготовка проекта, согласование, утверждение, подписание и др.

В настоящее время неизвестны формальные способы оптимизации маршрутов прохождения документов. Авторы данной статьи считают целесообразным использование для этой цели сопоставление наборов ключевых слов, относящихся к документам и/или фактически исполняемым должностным обязанностям конкретного сотрудника. Дальнейшее сравнение наборов выделенных ключевых слов, используемых на каждом рабочем месте, и ключевых слов документов, «проходящих» через эти рабочие места, является мощным средством оптимизации маршрутов движения документов.

Для выявления ключевых слов необходимо детальное обследование организации. Как подчеркивалось выше, это очень трудоёмкий этап работы. Однако его результаты могут быть использованы не только для совершенствования документооборота, но и в качестве основы для создания системы управления знаниями организации в дальнейшем.

Следующий этап оптимизации документооборота состоит в анализе состава, времени и содержания операций по работе с документами, выполняемых конкретными сотрудниками. Для каждого должностного лица, являющегося автором проекта документа или участвующего в подготовке документа, следует выделить:

- множество ключевых слов, определяющих его обязанности в соответствии с должностной инструкцией S_i;

- множество ключевых слов D_ij документов, в оформлении или создании которых он участвует и которые его интересуют в документе D_j.

Успешность оптимизации документопотоков во многом зависит от степени подробности их описания, поэтому на этапе формализации в качестве ключевых необходимо использовать такие слова, которые как можно более точно и глубоко описывают вопросы, решаемые участниками. Поэтому предпочтение следует отдавать терминам, закрепленным в нормативных документах, регламентирующих деятельность в данной предметной области, а также часто используемым в этой области.

Полученные результаты являются исходными данными для разработки предложений по совершенствованию маршрутов прохождения документов: пересматриваются маршруты движения документов, состав участников и их действий, а также принципы работы и техническое оснащение, используемое при выполнении конкретных процедур.

На завершающем этапе оцениваются возможные последующие за внесением изменений ухудшения в других частях маршрутов движения документов, в том числе и несогласие сотрудников, чьи действия, возможно, будут скорректированы.

Для разработки мероприятий по совершенствованию маршрутов документов может быть использован анализ результатов выполнения операции над множествами выявленных ключевых слов.

1. Операция пересечения

PS_ij =_,

где S_i и S_j – множества ключевых слов для сотрудников i и j, сформированные по их должностным инструкциям. Анализ состава элементов множества P_ij позволяет определить возможность замещения одного участника маршрута другим в случае отсутствия первого из них, а также возможность дублирования друг друга этими сотрудниками в рамках исполнения одних и тех же обязанностей (рисунок 1). Однако в качестве одного из критериев принятия решения следует рассматривать общую загруженность каждого из работников.

Рисунок 1 – Оптимизация документопотоков на основе дублирования выполняемых работ
с помощью анализа ключевых слов сотрудников

Метод параллельного выполнения работ позволяет сократить общее время, за которое документы проходят свой полный жизненный цикл, что весьма существенно, т.к. именно время во многих случаях играет решающую роль для организации, определяя её конкурентоспособность и выживаемость на современном рынке.

Кроме того, достаточно часто проектирование бизнес-процессов, а соответственно и сопровождающих их документопотоков, проводится формально или не проводится вообще. Поэтому последовательность действий, выполняемых в рамках бизнес-процессов, а также маршруты документов складываются в практической деятельности организации в соответствии с представлениями сотрудников, осуществляющих их. Обычно действия процессов реализуются последовательно. Поэтому анализ и оптимизация документооборота позволяют также повысить эффективность производственных процессов организации.

Традиционно «узким местом» работы с документами в организациях является этап согласования. Зачастую в организациях различные документы имеют единый набор виз согласования из-за исторически сложившихся информационных связей. Однако фактически оказывается, что не все должностные лица, участвующие в согласовании, действительно могут оценить содержание проекта документа и проставляют визы формально. В этом случае целесообразно исключить эти этапы согласования из маршрута прохождения документа.

«Лишние» этапы согласования могут быть выявлены с помощью вычисления пересечения множеств ключевых слов документа D_i с множествами ключевых слов всех n сотрудников S_j, визирующих документ:

PD_ij = .

Если

,

то можно сделать вывод о необходимости исключения сотрудника из цепочки согласований проекта документа (рисунок 2).

2. Объединение множеств ключевых слов

O_i =

показывает все ключевые слова, которые относятся к согласуемым вопросам.

Рисунок 2 - Оптимизация документопотоков на основе метода разработки нескольких вариантов маршрута с помощью анализа ключевых слов документов и сотрудников

Может существовать и обратная ситуация, когда множество описывает не все вопросы, которые следует согласовать. В этом случае в число виз необходимо внести визы тех сотрудников, в компетентность
которых входит решение вопросов, подлежащих согласованию так,
чтобы

.

Ещё одним способом оптимизации документопотоков является анализ последовательности движения документов. В деятельности организации часто возникают ситуации, когда документ должен одну часть этапов согласования пройти строго последовательно, однако другую можно исполнить параллельно.

Для определения приоритета каждого из этапов согласований предлагается ключевым словам присваивать весовой коэффициент. Проранжировав веса ключевых слов документа , можно выстроить оптимальную цепочку этапов прохождения документа (рисунок 3).

Предложенные способы оптимизации документопотоков являются универсальными и не зависят от специфики деятельности предприятия. Применение метода анализа ключевых слов позволяет выявить «узкие» места маршрутов движения документов.

Рисунок 3 - Оптимизация документопотоков на основе метода параллельного выполнения работ с помощью анализа ключевых слов документов и сотрудников

Кроме того, полученные в результате такого анализа данные можно использовать в качестве критериев оценки состояния документооборота и, применяя различные методы и способы, оптимизировать маршруты прохождения документов.

Литература:

1. Усманова И.В., Баканова Н.Б. Автоматизация процедуры оценки состояния документооборота организации // Materiały VII Międzynarodowej naukowi-praktycznej konferencji «Perspektywiczne opracowania są nauką i technikami - 2011» Volume 57. Techniczne nauki.: Przemyśl. Nauka i studia - 104 str. – str. 73-78.