Економічні науки/10. Економіка підприємства

Шафранська Т.Ю., Горбань М. Л.

Черкаський національний університет імені Богдана Хмельницького, Україна

Система моніторингу проектів

У сучасних високодинамічних, конкурентних та малопрогнозованих умовах функціонування перед суб’єктами господарювання постає необхідність постійного відстеження умов внутрішнього та зовнішнього середовища на засадах моніторингу з метою прийняття вчасних, якісних та адекватних управлінських рішень спрямувального та регулювального характеру. Моніторинг є основою попереднього і поточного контролю проектів, що вимагає комплексного розгляду питань створення систем моніторингу в проектах. Моніторинг проектів – постійне спостереження за процесом управління проектом, інформаційне обслуговування управління проектом з метою виявлення його відповідності бажаному результатові або первісним припущенням – спостереження, оцінка і прогноз стану проекту. Основна сфера практичного застосування моніторингу - інформаційне обслуговування управління в різних областях діяльності.

Організація моніторингу проекту необхідна для становлення безперервного процесу контролю організаційних змін, своєчасного виявлення та діагностики проблем, розробки та реалізації організаційних перетворень проекту.

Виділяють такі основні принципи розробки системи моніторингу проектів:

- цільова спрямованість;

- об'єктивність та періодичність зняття інформації про об’єкт моніторингу;

- безперервність спостереження за об'єктами;

- можливість оптимізації витрат на його проведення;

- керованість системи моніторингу;

- мінімізація ризику помилковості;

- максимальне задоволення інформаційних запитів керівництва підприємства, забезпечення конфіденційності інформації моніторингу;

- наявність необхідних засобів та алгоритму обробки інформації;

- прогностичність (націленість на прогноз).

Першим етапом моніторингу є визначення мети. Загальною метою моніторингу є періодичне відстеження параметрів діяльності підприємства. Моніторинг є складовим елементом процесу поточного контролювання, тому його необхідно здійснювати періодично та систематично для забезпечення менеджерів проекту інформацією про стан об’єкта.

Наступним етапом є вибір методів моніторингу. До вибору методів та показників моніторингу слід підходити індивідуально, враховуючи галузеві особливості в яких реалізується проект, його стратегію. Пріоритетним методом моніторингу в системі поточного контролю проекту є стеження за контрольними точками. Суть методу полягає в тому, що контрольні процедури здійснюють через певні проміжки часу в ході виконання операцій, робіт, залежно від їх складності. Контрольні точки визначають експертним методом, при цьому експертами є менеджери проекту інституційного, управлінського та технічного рівнів. Система показників формується так, щоб служити необхідною і достатньою інформаційною основою для здійснення регулюючої і координуючої дії управління проектом з метою формування конкурентних переваг і забезпечення стабільного розвитку і функціонування проекту.

Наступним важливим етапом є конкретизація об’єктів моніторингу. Для отримання повнішої інформації про об’єкт доцільно деталізувати інформацію за сферами, отже, й об’єкти також доцільно виділяти відповідно до сфер реалізації проекту. Об’єктами моніторингу проекту можуть бути: матеріально-технічне забезпечення, виробництво, фінанси, маркетинг та продукція проекту. Можна виділити дві основні риси об'єктів моніторингу:

1) динамічність: всі об'єкти, вивчення або обстеження яких здійснюється з застосуванням моніторингу знаходяться в постійній зміні, розвитку.

2) наявність або можливість небезпеки, що виникає в процесі функціонування об'єкту моніторингу.

Наступним етапом є визначення критеріїв, за якими здійснюється моніторинг. Критерій – це підстава для оцінювання. Формуються критерії на основі стандартів, норм та нормативів. Критерії доцільно визначати відповідно до об’єктів моніторингу, тобто до сфер здійснення проекту.

Оброблення інформації за об’єктами моніторингу – наступний етап. Після того, як інформацію зібрано і сформовано бази фактичних даних за об’єктами моніторингу, її треба опрацювати, вилучивши дані, які є неважливими для поточного контролювання і залишивши тільки необхідну інформацію. Оброблення інформації охоплює також її сортування, запис, перетворення, зберігання тощо.

Останнім етапом моніторингу є систематизація та структурування інформації для прийняття управлінських рішень. Інформація, яка акумулюється завдяки моніторингу, необхідна для прийняття управлінських рішень відповідно до змін стану об’єктів поточного контролювання.

Проведення моніторингу є важливим завданням покращення якості стратегічного управління і планування системи управління проектом і дозволяє своєчасно реагувати та формувати адекватну стратегічну реакцію на зміни у середовищі реалізації проекту та не допускати суттєвого погіршення результатів проекту. Моніторинг формує передумови для забезпечення якісних управлінських процесів на усіх рівнях, а також сприяє інформаційному забезпеченню системи підтримки прийняття управлінських проектів.