УДК 658.562(100)

Якупов Георг Генович

42-МНУ группа IV курс Института экономики и управления РВУЗ «Крымский гуманитарный университет» (г. Ялта)

Научный руководитель: Лукьянова Е.Ю., старший преподаватель кафедры экономической теории Института экономики и управления РВУЗ «Крымский гуманитарный университет» (г. Ялта)

IT-технологии как фактор преодоления риска неэффективной внутренней коммуникации при формировании организационной структуры предприятия

В современных условиях при формировании организационной структуры необходимо использовать IT-технологии. Их отсутствие приводит к неэффективной внутренней коммуникации и к возникновению риска неконкурентоспособности.

Проблему управления информационными технологиями исследовали В. Баронов, П. Друкер, Г. Калянов, О. Пономарев, Ю. Попов, А. Семёнов, И. Титовский. Инициации IT-технологий на предприятиях рассматривали М. Бастриков, М. Бичук, Е. Волынкина, однако в практическом аспекте этот вопрос требует дополнительного изучения.

Цель публикации – исследовать IT-технологии как фактор создания внутренней коммуникации при формировании организационной структуры предприятия.

Организационная структура как система управления не может реализовывать свои функции без связей между уровнями иерархической структуры и подразделениями. Построение эффективных внутренних коммуникаций – одна из основных задач организации. Показателями их результативности являются: информативность, доступность понимания, своевременность, актуальность, правдивость, лаконичность. Для этого менеджмент предприятия использует различные подходы [2]. К основным из которых можно отнести: нацеленный подход, круговой подход, подход активного действия.

Фактически суть внутренних коммуникаций состоит в поддержании в рабочем состоянии определенного количества каналов коммуникации. IT-технологии здесь выступают как фактор преодоления риска неэффективной внутренней коммуникации при формировании организационной структуры предприятия. Особое место здесь занимают: интернет, интранет, виртуальные собрания (с использованием онлайн-платформ Second Life и др.), электронная корпоративная пресса, внутренняя email-рассылка, электронные доски объявлений, дистанционное обучение сотрудников, использование в подразделениях мониторов, которые транслируют информацию о состоянии предприятия, нововведениях и т.п. Сюда же можно отнести использование оборудования синхронной связи, которое незаменимо для проведения качественной организации международных семинаров, симпозиумов, конференций и других мероприятий с иностранными представителями. Система синхронного перевода позволяет наиболее просто и эффективно переводить выступление докладчиков сразу на несколько языков. Например, аппаратура INTEL RG является мобильной и позволяет установить ее технические средства в кратчайшие сроки в любом месте [1].

В случае игнорирования важности внедрения в работу организации современных IT-технологий в информационную инфраструктуру, предприятие рискует потерять конкурентное преимущество.

Можно сформулировать ряд ключевых рисков, с которыми сталкивается руководство предприятия при работе с внутренними коммуникациями: отсутствие единого внутреннего информационного пространства и системы коммуникаций между сотрудниками структурных подразделений и руководителями предприятия; невозможность централизованного и своевременного оповещения сотрудников компании о новостях, распоряжениях руководства, событиях, происходящих в компании; значительное время адаптации новых сотрудников компании к рабочим процессам, связанное с отсутствием доступа ко всей необходимой служебной информации; слабые возможности внесения сотрудниками предложений по развитию бизнес-процессов компании. Для преодоления выделенных рисков следует создать многофункциональную информационную инфраструктуру, которая позволит публиковать текстовые, графические, аудио и видео новости, извещения, поздравления, обращения руководства; размещать комментарии, мнения сотрудников для решения проблемы обратной связи с руководством компании; создавать библиотеки документов, системы дистанционного обучения, ленты праздников, дней рождений, единого справочника сотрудников, системы бронирования переговорных комнат.

При создании единого информационного пространства, с возможностью доступа к нему всех сотрудников, имеющих подключение к корпоративной сети, руководство компании получит возможность централизованного оповещения сотрудников о новостях, распоряжениях руководства, событиях, происходящих в компании. Эффективность проводимых опросов и анкетирования значительно возрастет. Автоматическая обработка полученных данных позволит сократить временные издержки персонала на эти процедуры. Появится возможность публикации результатов опросов и анкетирования в режиме реального времени. Централизованная база знаний сократит время адаптации сотрудников к работе в компании, и позволит им войти в курс дел и особенностей компании. Опубликованные инструкции и мануалы к программному обеспечению, установленному в компании, позволят сотрудникам приступать к выполнению своих обязанностей в кратчайшие сроки. Интеграция с программой дистанционного обучения позволит назначать сотрудникам курсы обучения, и видеть результаты прохождения обучения на портале в удобной форме. Объединенный справочник сотрудников существенно сократит трудозатраты сотрудников на ведение подобных локальных справочников.

Форумы, блоги, доски объявлений, комментарии к новостям, возможность обратиться к руководству напрямую позволят создать каналы обратной связи для сотрудников. Таким образом, применение IT-технологий позволит оптимизировать процесс коммуникации, снизить издержки связанные с ним, ускорить все процессы, связанные с принятием управленческих решений.

Литература:

1. Бастриков М. Информационные технологии управления: учебное пособие / М. Бастриков, О. Пономарев. – Калининград: КВШУ, 2005. – 140 с.

2. Баронов В. Информационные технологии управления персоналом / В. Баронов, Г. Калянов, Ю. Попов, И. Титовский. – М.: АйТи-Пресс, 2006. – 328 с.

3. Семёнов А.К. Основы менеджмента: Учебник / А.К. Семёнов, В.И. Набоков. – М.: Дашков и К, 2008. – 556 с.

4. Drucker P. Management Challenges for 21st Century / P. Drucker. – NY: Harper Business, 1999.