Ткаченко Сергій Анатолійович

к.е.н., проректор з науково-педагогічної роботи

ВНЗ «Миколаївський політехнічний інститут», Україна

ВІДНОСНО ПРОЕКТУВАННЯ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ПІДСИСТЕМИ БУХГАЛТЕРСЬКОГО ОБЛІКУ

В умовах, коли на великих промислових підприємствах і в об'єднаннях створюються системи, що управляють блоками цехів і навіть окремими цехами, що базуються на своїх обчислювальних комплексах, при проектуванні бази даних підсистеми бухгалтерського обліку повинне бути вивчене і вирішене питання про можливу її децентралізацію. Це обумовлюється тим, що в підсистемі є ряд блоків обліку, орієнтованих винятково на рішення обліково-економічних завдань для цехів основного і допоміжного виробництва.

Факторами, які визначають місце розташування окремих частин бази даних підсистеми, є структура комплексу технічних засобів і місце найбільш інтенсивного їх використання. При цьому повинні братися до уваги наявні ресурси пам'яті центрального процесора і периферійних засобів, їх швидкодія, швидкісні можливості каналів зв'язку між цеховими і центральною ЕОМ.

Наступний етап проектування інформаційного забезпечення підсистеми бухгалтерського обліку (після визначення структури вихідної інформації і бази даних) – оцінка способів отримання і введення початкової інформації. Для підсистеми бухгалтерського обліку характерні великий обсяг оброблюваної інформації, значна частота оновлення бази даних, підвищені вимоги до швидкості обробки інформації та її достовірності. Тому розробку раціональних способів отримання початкової інформації слід віднести до однієї з актуальних проблем інформаційного забезпечення підсистеми. Мета даного етапу проектування зводиться до того, щоб мінімізувати кількість операцій введення початкових даних. Особлива увага повинна бути звернена на вишукування способів і засобів одержання початкової інформації з машинних носіїв.

Початкові дані для вирішення облікових задач підсистеми можуть бути отримані одним з трьох способів: 1) дані з документів, записані традиційним методом (від руки, на друкарській машинці і інше), переносяться на машинні носії з метою подальшого їх оброблення на ЕОМ; 2) одночасно готуються «ручний» документ і машинний носій інформації; 3) початкові дані отримують з машинного носія.

Таким чином, в якості вхідної інформації, яка складає позамашинну частину інформаційного забезпечення підсистеми бухгалтерського обліку, спочатку у багатьох випадках приймаються функціонуючі на підприємствах форми документів. Іноді виникає необхідність розробки нових форм документів, що обумовлено прагненням забезпечити повноту і достовірність облікової інформації. Але в будь-якому випадку формується початковий масив на машинному носії, який за своєю структурою відповідає початковому документу і використовується для перетворення інформації їх звичайного зовнішнього уявлення в машинне.

Конкретно по кожному із завдань підсистеми характеристика вхідної інформації включає: масиви інформації з інших функціональних підсистем функціонально розвинутої системи управління спеціального призначення (шифр масиву, носій інформації, обсяг масиву в знаках); масиви інформації з банку даних функціонально розвинутої системи управління спеціального призначення (шифр масиву, носій інформації, обсяг масиву в знаках); найменування початкового первинного документа (шифр форми); підрозділ, що формує початковий документ; підрозділ (посадова особа), відповідальна за подання початкового документа до ІОЦ; кількість початкових документів (шт.); кількість примірників одного початкового документа (шт.); кількість рядків в одному документі; обсяг інформації, яка утримується в одному документі (кількість знаків в одному рядку – окремо алфавітних і цифрових); спосіб формування документа (ручний, на дисплеї та інше); носій інформації; періодичність формування документа (раз в рік, квартал, місяць, декаду, добу, зміну і інше); термін подання початкового первинного документа в ІОЦ (місяць, число, година).

На основі базових масивів формуються функціональні масиви підсистеми бухгалтерського обліку. Створення функціональних масивів обумовлено вимогами вирішення конкретних облікових завдань. Функціональні масиви поділяються на робочі і внутрішні. Робочим вважається масив, організований на час вирішення завдання з одного або декількох вихідних і базових масивів. Саме робочий масив слід розглядати як основний для вирішення тієї чи іншої задачі. Наявність робочих масивів забезпечує одноразовий запис даних про об'єкти обліку, що має особливо важливе значення при внесенні змін про стан об'єктів (зміні значень окремих величин в записі, включенні нового запису в масив або виключення запису з масиву). Внутрішній масив – це функціональний масив, дані якого є результатом рахунку певного етапу завдання і використовуються на наступних етапах вирішення цієї ж задачі.

Інформаційне забезпечення підсистеми обліку функціонально розвинутої системи управління спеціального призначення базується на системі класифікації та кодування інформації. Прикладне значення теорії інформації в бухгалтерському обліку з найбільшою ясністю проявляється у зв`язку з одним із її великих розділів – теорією оптимального кодування. Кодування полягає в тому, щоб повідомленню, яке передається поставити у відповідність його еквівалент, виражений в алфавіті передачі. Прийнята система кодування багато в чому визначає швидкість передачі повідомлень в системі управління.

Систему класифікації та кодування, використовувану для бухгалтерського обліку інформації, не слід розглядати як локальну. Вона повинна створюватися в тісному зв'язку з вживаними на підприємствах кодифікаторами: технічної документації, виробів, збірних з`єднань і деталей, видів робіт, покупних комплектуючих виробів і напівфабрикатів, матеріалів, цехів, відділів, складів, категорій працівників, професій робітників, розділів робіт, технологічних операцій, устаткування, оснащення, інструменту, видів норм, видів оплат та утримань, причин зміни норм та інше. Безпосередньо в процесі функціонування інформаційного забезпечення підсистеми бухгалтерського обліку використовуються кодифікатори: масивів, документів, програмних модулів, задач, показників і реквізитів.