Современные информационные технологии/3.Программное обеспечение

к.т.н. Шевчук Е.В., магистр техники и технологий Отинова И.В., Жакенова Г.М.

Северо-Казахстанский государственный университет им.М.Козыбаева, Казахстан

Автоматизированная информационная система управления кадрами.

В настоящее время всё большую популярность получают компьютерные информационные системы, облегчающие работу сотрудников различных сфер деятельности, а также позволяющие быстро и качественно предоставить необходимую информацию и выполнить ряд других функций, без помощи сотрудника учреждения.

Правильная организации работы отдела кадров является важным моментом в деятельности всего предприятия, так как зависимость всех работников от вовремя выполненного перевода, полученного приказа об увольнении или принятии на работу, правильного посчитанного стажа очень велика.

Отдел кадров, являясь точкой, с которой всё начинается, вынужден работать с большим количеством людей. Это, в свою очередь, приводит к тому, что происходит документооборот, являющийся источником большого количества бумаги. У специалистов хранится огромное число приказов, личных дел, анкет и других разного рода документов, которые являются необходимыми при такой работе.

Поэтому возможность выполнения и хранения этих документов в электронном виде является важной и актуальной. Все документы являются результатом выполнения каких-либо кадровых операций (или же исходными данными для них). Таким образом, у специалиста должна быть возможность выполнения всех кадровых операций на компьютере, что гораздо эффективнее, быстрее и удобнее.

С помощью информационной системы экономится время сотрудников отдела кадров за счёт автоматизации документооборота. Внедрение программы существенно снизит время, необходимое на обработку информации и оформление кадровых приказов и документов.

В работе отдела кадров можно выделить следующие важные составляющие:

- заключение трудового договора с сотрудниками;

- ведение личной карточки;

- составление штатного расписания;

- составление графика отпусков;

- создание различных приказов.

Кадровое делопроизводство предусматривает составление и оформление документов по определенным кадровым задачам: прием на работу, увольнение, перевод, перемещение, совместительство, временный перевод для замещения отсутствующего работника, поощрение, взыскание, предоставление отпуска, командирование, аттестация и т.п. Сотрудник кадрового отдела должен своевременно знакомиться со всеми изменениями в кадровом делопроизводстве [1].

Для работы информационной системы предполагается создание базы данных, содержащей всю информацию о сотрудниках поликлиники. Внесением информации будут заниматься специалисты отдела кадров.

Информационная система отдела кадров позволит значительно повысить скорость и эффективность работы отдела кадров.

Функциональные требования пользователя

Автоматизированная информационная система управления кадрами «Городской поликлиники №1» должна удовлетворять следующему перечню функциональных требований:

- разделение доступа пользователей к информации;

- возможность просмотра доступной информации;

- облегчение контроля работы для начальника отдела кадров;

- возможность формирования отчетов;

- автоматизация работы специалистов отдела кадров.

Входные данные

Входными данными при работе с программным продуктом должны быть данные о сотрудниках, вводимые пользователем вручную.

Основные документы - это приказы, распоряжения, договоры.

На сотрудников оформляются следующие типы документов: 

- Личная карточка работника;

- Приказ (распоряжение) о приёме на работу.

Выходные данные

Выходными данными при работе программы являются данные, выводимые на экран пользователя, и текстовые документы, составленные по запросам пользователя, в форматах doc.

Требования к интерфейсу

Программный продукт должен содержать форму авторизации пользователей, которая будет открываться после запуска приложения.

Данная форма должна содержать поля для ввода пользователем своего пароля и выбора логина.

Главное меню программного продукта должно позволять пользователю выбрать категорию, к которой он относится, а также иметь ссылку на автора приложения.

Остальные окна программного продукта должны быть оснащены подсказками, а их функции быть интуитивно понятны пользователю. Сообщения, выдаваемые программой при прохождении каких либо действий, должны содержать краткое описание произведенных действий и содержать комментарии для облегчения дальнейшей работы пользователя [2].

Требования к надежности

При работе с программным продуктом необходимо предусмотреть:

- контроль вводимой информации, т.е. возможность отслеживания ошибок, допускаемых пользователем, и последующей реакции программы на них;

- предусмотреть блокировку некорректных действий пользователя при работе с системой.

Автоматизированная информационная система управления кадрами избавит от рутинных работ, связанных с заполнением данных работника (личные данные, сведения об образовании, паспортные данные, сведения трудовой книжки) в различные книги регистраций.

Система проста в эксплуатации, удобна и эргономична, не требует особых знаний от пользователя в области программирования и теории баз данных. Созданный для использования в отделе кадров, программный комплекс, позволит:

‒ повысить производительность труда;

‒ экономить время;

‒ автоматизировать процесс учета кадров;

‒ формирование и ведение базы работников;

‒ сократить время на формирование (составление) отчетов;

‒ хранить информацию в безбумажном виде.

Система предусматривает дальнейшее совершенствование. Пути совершенствования и развития системы - создание новых модулей для учета кадров.

Использование ЭВМ для учета кадров оправдывает себя. Поэтому разработанная система предоставляет большие возможности в этом направлении. Автоматизированный процесс учета кадров используется во многих коммерческих и государственных структурах.

Список используемой литературы:

1. Экономика, организация, планирование, управление./ Под ред. Г.А.Егиазаряна, А.Д.Шеремета. М: - 2009.

2. Петров В. Н. «Информационные системы» - Спб: Питер, 2003 – 688с.