Економічні науки/10. Економіка підприємства

Шафранська Т.Ю., Жигліна Т.О.

Черкаський національний університет імені Богдана Хмельницького, Україна

Структуризація як інструмент управління проектами

Проектна діяльність охоплює сьогодні всі сфери функціонування економіки. Найважливішими складовими тлумачення проекту є чітка орієнтація на результативність заходів, необхідність їх досягнення у визначений проміжок часу в умовах обмеженості ресурсного забезпечення. В зв’язку з цим набувають особливої актуальності питання удосконалення форм і методів проектного менеджменту. Управління проектами передбачає виконання проекту в найефективніший спосіб з огляду на обсяг, якість, часову та фінансову обмеженість. При цьому досягнення бажаного ефекту неможливе без структуризації як проекту, так і організації, що його виконує.

Структуризація проекту представляє собою сукупність взаємопов’язаних елементів і процесів проекту, які представлені з різним ступенем деталізації. В термінах управління проектами структура проекту являє собою “дерево” орієнтованих на продукт компонентів, представлених обладнанням, роботами, послугами й інформацією, отриманими в результаті реалізації проекту. 

Структуризація проекту в проектному менеджменті дозволяє реалізувати ряд функцій. По-перше, це один із інструментів організації проекту, який передбачає визначення кола виконуваних робіт, основних кроків для створення організації проекту, розподіл завдань між виконавцями, встановлення комунікаційних зв’язків тощо. По-друге, структуризація проекту є основою створення системи управління проектом, що дозволяє інтегрувати виконувані роботи й організацію проекту. І, нарешті, структуризація проекту є інструментом для управління персоналом проекту. Відтак, структуризація дає змогу навіть дуже великим і складним проектам бути добре керованими, спланованими і контрольованими та має використовуватися на ранніх стадіях їх життєвого циклу. На даний час метод структуризації проектів застосовується в багатьох галузях.

Розглядаються такі підходи при застосуванні даного методу:

- односпрямована структуризація, що проводиться тільки в одному розрізі і передбачає створення тільки робочої структури;

- двоспрямована структуризація, що передбачає створення робочої та організаційної структур і здійснюється у двох розрізах - проект і організаційні підрозділи.

- трьоспрямована структуризація, що передбачає створення разом з робочою і організаційною структурами структури витрат або структури обладнання;

- багаторівнева структуризація, що застосовується для мульти- та мегапроектів.

Загалом структуризацію проекту можна представити як послідовність наступних дій:

1) Визначення проекту: його характеру, цілей і змісту, а також кінцевого продукту проекту та його характеристик.

2) Визначення рівнів деталізації планів та кількості елементів в структурі проекту.

3) Підготовка структури процесів - визначення схеми життєвого циклу проекту.

4) Визначення організаційної структури, яка повинна охоплювати всі підрозділи та окремих осіб, які працюватиме над проектом.

5) Визначення структури продукту - схеми розподілу по підсистемах і компонентх, включаючи машини та обладнання, програмне та інформаційне забезпечення, послуги тощо.

6) Підготовка генерального зведеного плану проекту, який є основою для подальшої деталізації в процесі пошуку критичного шляху.

7) Підготовка матриці розподілу відповідальності.

8) Підготовка робочого плану бухгалтерських рахунків та субрахунків.

9) Підготовка робочого сітьового графіку, який по кожній роботі відображає оцінку часу та ресурсів.

10)Розробка системи завдань та нарядів із зазначенням конкретного часу та ресурсів.

11)Розробка системи звітності та контролю.

Для структуризації проекту використовують наступні моделі:

- дерево цілей, за допомогою якого генеральна ціль проекту розбивається на підцілі наступного рівня;

- дерево рішень, що відображає структуру оптимізації процесів;

- дерево робіт, що представляє собою розподіл проектних робіт на окремі пакети;

- структурна схема організації, яка відображає розподіл відповідальності учасників проекту за відповідні етапи проектних робіт;

- матриця відповідальності, в якій відображаються основні виконавці пакетів робіт;

- сітьові моделі - графіки основних подій за окремими пакетами робіт;

- структура використовуваних ресурсів.

- структура витрат.

Структуризація проекту проводиться за такими критеріями: за життєвим циклом проекту; за компонентами продукту; за функціональним; за географічним; за відповідальністю. Проте в практиці управління проектами часто використовується тільки один критерій, який грунтується на стадіях і етапах життєвого циклу. Інші фактори враховуються інтуїтивно і не мають чіткого алгоритму формалізації, що в кінцевому підсумку негативно впливає на результативність реалізації проекту. Слід зауважити, що проведена за всіма напрямами структуризація проекту формує необхідну інформацію для подальшого планування і контролю його строків, ресурсів і затрат.