К.т.н., доцент Биба В.В.

Студентка групи 5-ЕОм Коваль А.В.

Полтавський національний технічний університет

імені Юрія Кондратюка, Україна

ВПРОВАДЖЕННЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ: ПЕРЕВАГИ ТА НЕДОЛІКИ

З січня 2004 року набув чинності прийнятий Верховною Радою Закон України «Про електронні документи і електронний документообіг», в якому чітко визначене поняття, сфера використання і юридична сила електронних документів і електронного документообігу.

Актуальність висвітлення даної теми пов`язана зі стрімким розвитком електронного документообігу на підприємствах та удосконаленням інформаційних технологій в цілому

Проблеми автоматизації діловодства та впровадження електронного документообігу досліджували Г. Асєєв, Ю. Мешков, С. Кулєшов, А. Філіпова, О. Матвієнко, М. Цивін. Питання щодо переходу до електронного документообігу в органах місцевого самоврядуванння з'ясовували І. М. Олійченко, М. Кучеров, А. Вишневський, Е. Клепець.

Як свідчать наукові дослідження та багаторічна практика, при правильній організації документообігу проходження документів виконується з мінімальними затратами часу та праці.

Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, що включають обов'язкові реквізити документа [1].

Електронний документообіг (обіг електронних документів) - сукупність процесів створення, обробки, відправки, передачі, отримання, збереження, використання і знищення електронних документів, які відбуваються із застосуванням перевірки цілісності і, у разі необхідності, з підтвердженням факту отримання таких документів.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і переведений електронними засобами у візуальну форму (тобто може бути переведений у звичайний вигляд та роздрукований).

Обов’язковим реквізитом електронного документа є електронний цифровий підпис, який використовується для ідентифікації автора і/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу. Накладенням електронного підпису завершується створення електронного документа [1].

Використання електронного документообігу має свої переваги та недоліки.

Переваги використання електронного документообігу:

-перехід до зручнішого, швидшого і економнішого безпаперового документообігу, де кожний електронний документ має юридичну силу;

-вдосконалення процедури підготовки, подачі/доставки, обліку та збереження документів;

-криптографічний захист інформації (електронних документів) під час їх передачі відкритими каналами;

-мінімізація фінансових ризиків за рахунок підвищення конфіденційності інформаційного обміну документами;

-можливість швидкого пошуку та перегляду електронних документів;

-значне скорочення процедури підписання договорів, оформлення і подачі податкової і фінансової звітності;

- швидкий і надійний обмін електронними документами з партнерами, контрагентами незалежно від віддаленості адресата;

- можливість вміщення в документ, крім тексту, мультимедійних даних;

- використання заздалегідь підготовлених форм [3].

Однак, кардинальні підходи до автоматизації документообігу небезпечні, оскільки можуть призвести до серйозних проблем в управлінні і навіть дезорганізації діяльності [2].

Можна виділити труднощі трьох рівнів при переході на безпаперову технологію роботи з документами:

1) технічна неготовність організацій для роботи з електронними документами, тобто незабезпеченість персональними комп’ютерами;

2) технологічна недопустимість переходу окремих категорій конфіденційних документів в електронний вид (служби безпеки вимагають, щоб такого роду документи передавалися під розпис через довірену особу або кур’єра).

3) законодавча неврегульованість електронного документообігу. Навіть, якщо в межах окремо взятого підприємства або організації вирішили перейти до безпаперової роботи з документами, компанія все одно не зможе існувати ізольовано - між нею і зовнішнім світом постійно циркулюють різноманітного роду документи.

Для того щоб подолати низку вищеперерахованих недоліків, перш за все потрібне врегулювання нормативно-правової бази електронного документообігу, яка б сприяла ефективнішому впровадженню новітніх інформаційно-комп’ютерних технологій, мотивувала цей процес та зобов’язувала підприємства до її виконання.

Отже, електронний документообіг має низку особливостей, що на противагу паперовому, дає можливість більш якісно реалізувати принцип економічності у господарському житті підприємства. Але перед розгортанням системи електронного документообігу, потрібно виважено оцінити готовність всіх суб’єктів прийняття рішень (організацій) до якісно нових технологій.

Література:

1. Закон України «Про електронні документи й електронний документообіг» №851-IV від 24.06.2005р. зі змінами та доповненнями // [Електронний ресурс] – Режим доступу: http:// zakon1.rada.gov.ua.

2 Матвієнко О., Цивін М. «Основи організації електронного документо-обігу»: Навчальний посібник. - К.: Центр учбової літератури, 2008. - 112с.

3. Акредитований центр сертифікації ключів «Український сертифіка-ційний центр» // [Електронний ресурс] – Режим доступу: http://www.ukrcc.com.ua