Енбахтов Н.А., научн. руководитель Шпак А.В.

Северо-Казахстанский государственный университет им. М. Козыбаева

Технология предоставления электронных услуг в вузах Республики Казахстан

В этой статье рассматривается технология, использованная при разработке системы электронных услуг в Северо-Казахстанском государственном университете имени М. Козыбаева, которая может быть внедрена в любом вузе Республики Казахстан.

Главное направление деятельности университета — организация учебного процесса, что невозможно без полноценной системы управления вузом [1]. К классу таких систем можно отнести проект «Электронный ректорат». В проекте предусмотрены средства для учета преподавательского состава, студентов и магистрантов, планирования учебного процесса (составление рабочих и индивидуальных планов для студентов и преподавателей, распределение аудиторий и т. д.), сбора сведений об успеваемости и их отображения в виде рейтингов. Данная информационная система базируется на основе языка программирования - ASP, с СУБД - SQL Server 2008 R2. Так же запущен новый портал, работающий на Yii framework на основе PHP языка программирования с СУБД MySQL. Все пользователи информационной системы зарегистрированы в Active Directory, благодаря чему пользователи имеют доступ к системе на каждом терминале, установленном в университете.

Учитывая технологии, использующиеся в университете и необходимость интеграции с уже имеющимися университетскими информационными системами (ИС), система по предоставлению электронных услуг для профессорско-преподавательского состава разрабатывается на Yii framework и СУБД MySQL, внедрение которой не предусматривает дополнительных вложений, необходимых для автоматизации данного бизнес-процесса.

Для организации защиты и доступа к данным ИС по предоставлению электронных услуг, используется решение, реализованное на языке программирования PHP, позволяющее аутентифицировать и авторизовать пользователя, на основе регистрации в Active Directory.

ИС по предоставлению электронных услуг работает с электронными документами и на всех этапах по работе с документами возникает необходимость в применении какой-то «подписи» и «печати». Применение стандартного подхода подписания документов с использование электронных цифровых подписей (ЭЦП) порождает громоздкость механизмов интеграции с действующими в университете ИС и возрождает необходимость двойного ввода данных. Различия в механизмах генерации, распределения и хранения ключевой информации требуют разных механизмов организации ее защиты. К тому же, для организации выдачи ЭЦП всем пользователям ИС, в университете должны быть созданы собственные удостоверяющие центры (УЦ). Это требует дополнительных вложений, причем нет никаких гарантий, что ЭЦП выданные УЦ университета будут иметь юридическую силу в сторонних УЦ.

Другой вариант подписания электронных документов: проставление признака подписания в сочетании с авторизованным доступом учетных записей из Active Directory. Данный вариант удобен тем, что нет необходимости осуществлять перевод пользователей корпоративной сети вуза на использование дополнительных технологических средств, таких как ЭЦП, поэтому данный вариант подписания электронных документов используется в ИС университета по предоставлению электронных услуг.

В качестве графического обозначения факта подписания на бумажной копии электронного документа выводится штрих-код.

Штрихово́й код (штрих-ко́д) — графическая информация, наносимая на поверхность, маркировку или упаковку изделий, представляющая возможность считывания её техническими средствами — последовательность чёрных и белых полос либо других геометрических фигур. Существуют линейные и двухмерные штрих-коды. Линейными (обычными) называются штрих-коды, читаемые в одном направлении (по горизонтали). Линейные символики позволяют кодировать небольшой объём информации (до 20—30 символов, обычно цифр). Двухмерные символики были разработаны для кодирования большого объёма информации. Расшифровка такого кода проводится в двух измерениях (по горизонтали и по вертикали). Двухмерные коды подразделяются на многоуровневые (stacked) и матричные (matrix). Многоуровневые штрих-коды появились исторически ранее, и представляют собой поставленные друг на друга несколько обычных линейных кодов. Матричные же коды более плотно упаковывают информационные элементы по вертикали. В настоящее время разработано множество двумерных штрих-кодов, применяемых с той или иной широтой распространения [2]. Наиболее часто используемые из них:QR код и Data Matrix. С помощью DataMatrix и QR код можно закодировать как текст, так и другие типы данных — веб-ссылки, адреса электронной почты, телефонные номера и SMS.

Оба эти формата выполняют одну и ту же функцию, но между этими форматами имеется ряд очень важных отличий. Одним из таких критериев является возможность как можно больше нести информации и при этом занимать меньше места. Независимая группа (R9 Automatic Data Capture group) из Consumer Electronics Association опубликовала сравнение Data Matrix и QR Code для нужд разработки спецификации IEC 62090 («Маркировка упаковки товаров с использованием штрих-кодов и двумерных символов»). Основной вывод — Data Matrix наиболее эффективно использует пространство среди всех двухмерных символов и использует на 30%—60% меньше места, чем QR Code [3].

Исходя из того, что Data matrix увеличивает полезную площадь документа, разумно использовать данный штрих-код на документах, при предоставлении электронных услуг в вузе.

Штрих-код, применяемый в ИС по предоставлению электронных услуг в вузе несет следующую информацию [4]:

· имя отправителя или лица, который этот документ подписал;

· дату и время подписания;

· ясно сформулированные намерения подписавшего, т.е. текст типа: «одобряю», «отправитель берет на себя ответственность за транзакцию», «отправитель уполномочен подписать за кого-то еще» и т.п.

Эта информация нацелены на то, чтобы обеспечить удобство работы с документами в течение длительного времени.

Технология предоставления электронных услуг подразумевает технологию единого окна, которая позволяет получать полное обслуживание по всем вопросам у своего оператора через одну систему, путем организации обмена данными между серверами операторов. Эта технология, несомненно, более эффективна и удобна, нежели та, что требует передавать отчетность через разные системы и разных операторов в зависимости от того, с каким услугами приходится иметь дело.

Каждый оператор имеет информацию обо всех абонентах, с которыми он вступает в непосредственное взаимодействие. Поэтому, получая определенный пакет документов, он может определить, является ли адресатом этого пакета один из его клиентов. Если да, то оператор доставляет пакет по адресу. Если нет, то передает оператору, обслуживающему данного абонента. Этот простой принцип называется роумингом.

Для конечного пользователя системы появление роуминговых отношений между операторами не влечет за собой необходимости приложения каких-либо дополнительных усилий. Абонент направляет все данные в единое окно, которым является для него обслуживающий данного абонента сервер документооборота [5].

Для осуществления контроля над процессом исполнения услуги и результатом ее реализации установлены следующие статусы: «подано», «в работе», «готово». Данные статусы служат как бы «индикатором» исполнения услуги для заказчика услуги.

Таким образом, технология предоставления электронных услуг в Северо-Казахстанском государственном университете имени М. Козыбаева выглядит следующим образом:

1. Заявитель лично, по средствам ИС университета по предоставлению электронных услуг, выбирает услугу.

2. Система определяет предмет обращения и информирует заявителя о порядке и условиях получения услуги.

3. Заявитель скачивает бланк заявления, распечатывает его и заполняет.

4. Заявитель прикрепляет к форме подачи заявления документ, удостоверяющий личность, и пакет документов на получение услуги, которые не могут быть собраны без участия заявителя и отправляет данные на сервер.

5. Система выдает заявителю информацию о приеме документов с указанием регламентных сроков исполнения услуги и контактных сведений о месте получения заявителем результата исполнения услуги и информирует заявителя о статусе поданной услуги, предварительно инициализируя статус услуги в «подано».

6. Ответственный исполнитель формирует документы, представленные заявителем, распечатывает и начинает работу с документами, изменяя статус услуги «в работе».

7. Ответственный исполнитель за данный тип электронного документа, далее исполнитель, осуществляет взаимодействие с должностными лицами и осуществляет учет прохождения основных этапов услуги.

8. Исполнитель направляет результат выполнения услуги оператору, формирует документ в электронном виде и информирует заявителя о результате выполнения услуги, изменяя статус услуги на «готово».

9. Заявитель лично (или через доверенное лицо) обращается к оператору, представляя документ, удостоверяющий личность, расписку о приеме документов и получает результат предоставления услуги либо авторизуется в ИС университета и скачивает копию электронного документа.

На основе всех этих обращений формируется архив, который позволит проводить качественный анализ, критериальный анализ и определять проблемные моменты в системе предоставления электронных услуг.

В целом внедрение этой системы позволит повысить качество обслуживания, существенно сократить временные и трудовые затраты на реализацию услуг, повысить взаимодействие структуры подразделений.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Гореткина Е. «АйТи-Университет»: системный подход к автоматизации вуза. // М.: PCWeek/RE. — 2009;

2. Штриховой код - http://ru.wikipedia.org/wiki/Штриховой_код (актуальна на 18.03.2013);

3. Эффективность использования пространства двухмерными штрихкодами Data Matrix и QR Code - http://habrahabr.ru/post/101604/ (актуальна на 18.03.2013);

4. Храмцовская Н.А. Проблемы долговременного хранения документов, подписанных электронно-цифровой подписью или ее аналогами // Делопроизводство и документооборот на предприятии. —2005, №6;

5. Волков Л.М. Принцип единого окна: как построить систему электронного документооборота между государственными органами и хозяйствующими субъектами. // М.: PCWeek/RE. — 2005, №46. — С. 52-54.