Экономические науки/7.Учет и аудит

К.е.н., доцент Гаркуша С.А.

Сумський національний аграрний університет, Україна

Автоматизовані інформаційні системи і технології обліку: переваги роботи

Все більше підприємств після періоду активного росту та розвитку ставлять перед собою цілі щодо підвищення ефективності свого бізнесу, зокрема, в галузі ведення регламентованого обліку. Для господарських формувань на перше місце виходять завдання щодо підвищення оперативності отримання звітів, розробці власної унікальної методології ведення обліку, скороченню витрат на ведення, а також підготовку і формування всіх видів звітності.

Бенько М.М. визначає, що для найбільш ефективної підтримки прийняття управлінських рішень, автоматизована система підприємства повинна будуватися як система взаємопов’язаних і взаємодіючих ЦІТ бухгалтерів, фахівців, що здійснюють функції контролю та аналізу, в тому числі керівника та виконавця. Взаємодія ЦІТ таких фахівців може реалізуватися тільки в електронних мережах (локальних і глобальних) [1, с.239].

Павелчак-Данилюк О. вказує, що кожна програма має свої переваги та недоліки, свої особливості автоматизації та ведення бухгалтерського обліку. Однак у всіх них єдина мета – спростити роботу бухгалтера шляхом її автоматизації. Саме тому підприємствам необхідно визначитися з вибором програмного забезпечення, яке було здатне забезпечити всі потреби обліку підприємства і разом з тим було досить економним і не вимагало великих витрат на його придбання, а також не вимагало від бухгалтера специфічних навичок програмування [2, с.217].

Оснащення будь-якого робочого місця життєво необхідним програмним забезпеченням потребує деяких коштів, а якщо мова йде про тиражування на кілька робочих місць, на кілька офісів, то суми виглядають ще більше. Цим затратам є легальна альтернатива – використання безкоштовного програмного забезпечення. У більшості популярних платних програм є безкоштовні альтернативи, які будь-хто може використовувати на будь-якій кількості комп’ютерів. Але в цьому є і свої мінуси: набагато менше фахівців, здатних встановити і налаштувати такі системи, їхні послуги коштують дорожче; програми виглядають по-іншому. Впроваджувати системне програмне забезпечення є сенс в тому, випадку, коли потенційна вигода від його використання перевищує витрати на ліцензійне програмне забезпечення.

Автоматизувати регламентований бухгалтерський та податковий облік в першу чергу потрібно для того, щоб скоротити власні витрати на ведення бізнесу. Автоматизація суттєво полегшує працю бухгалтера. Крім того, автоматизація обліку істотно скорочує ризики, пов’язані з помилками у звітності або несвоєчасної здачею звітності в контролюючі органи. В автоматизовану інформаційну систему дані вводяться одноразово при реєстрації господарської операції, і надалі всі операції з ними здійснюються автоматично, що мінімізує людські помилки. І, зрозуміло, комп’ютер обробляє дані набагато швидше людини, що скорочує час на підготовку різних відомостей і звітів. З інформаційною базою одночасно працює кілька співробітників, що істотно полегшує і прискорює процеси та дає можливість проводити: комплексний аналіз бізнес-процесів у всіх структурних одиницях; глибоке вивчення існуючих методів оцінки активів; розробку та впровадження єдиного робочого плану рахунків; розробку правил конвертації даних для консолідованої звітності; адаптацію єдиної облікової політики до існуючих систем автоматизації обліку та ін.

Якщо є потреба у розширенні функціоналу типового рішення, потрібно провести роботи з адаптації програмного продукту з його подальшим впровадженням, які включають:

· детальне обстеження з метою визначення ступеня потреби в налаштуванні;

· формування опису задачі та переліку робіт (технічного завдання) згідно з отриманими даними детального обстеження, оцінка термінів і вартості цих робіт;

· кодування і тестування – конфігурування програми і обов’язкове тестування функціональності і продуктивності нової системи;

· впровадження – введення системи в експлуатацію (визначення порядку переходу користувачів на нову систему, перенесення початкових даних, тестування системи на реальних даних).

Автоматизація бухгалтерського обліку – важлива складова частини системи інформаційного забезпечення діяльності всього підприємства. Постійна зміна вимог до операцій і документів збільшує потребу в швидкому адаптуванні і настроюванні у нових умовах програмної системи підприємства. Запровадження автоматизації обліку відповідно до вимог підприємства дасть можливість: підвищити прозорість та керованість обліку; скоротити час на аналіз ключових показників роботи підрозділів; істотно знизити трудові витрати фінансово-облікових служб за рахунок автоматизації рутинних операцій при веденні обліку та звітності; оперативно забезпечувати керівництво підприємства повною і достовірною інформацією для своєчасного прийняття достовірних управлінських рішень.

Література:

1. Бенько М.М. Актуальні питання технології облікового, контрольного та аналітичного процесу в умовах автоматизації [Текст] / М.М. Бенько // Економічний форум. - 2014. - № 2. - С.235-239.

2. Павелчак-Данилюк О. Обґрунтування програмного забезпечення для автоматизації бухгалтерського обліку на підприємствах [Текст] / О. Павелчак-Данилюк // Вісник Тернопільського національного технічного університету. - 2014. - № 1. - С. 209-218.