А. Шпак, И. Бикмаматов
СКГУ им.
М.Козыбаева, Казахстан
Информационная система «Учебные пособия вуза»
Сегодня – время масштабной компьютеризация сферы образования. На базе этого процесса появляется возможность создавать и внедрять различные информационные проекты, автоматизирующие процессы, протекающие в рамках учебного заведения, а также за его пределами. Это становится необходимым, так как рост и объем данных с каждым годом увеличивается экспоненциально [1,2].
Одной из задач, которую СКГУ им М. Козыбаева пытается решить, это разработать систему, позволяющую вести статистику по печатным изданиям, издаваемым в ВУЗе. Такая система стала необходимой, т.к. с каждым годом увеличивается количество данных, которые нужно обрабатывать. Не было единой структуры хранения информации об изданиях. Разные факультеты хранили ее по своему, и поэтому каждый год появлялась необходимость сводить информацию в единый формат. Такая система необходима для ВУЗов, чтобы стандартизировать формат хранимых данных. Единый банк данных по изданиям позволит формировать отчеты за любой промежуток времени. На сегодняшний день разработка такой системы является актуальной задачей.
Понятно, что реализация системы, ведущую статистику по издаваемым пособиям в СКГУ, это уникальная задача, специфичная для ВУЗа. Следует провести исследование в области продуктов, которые решают задачу управления и учета фондом литературы. Это могут быть библиотечные системы, отслеживающие книги в наличии, справочно-информационные системы, электронные библиотеки, электронные интернет магазины. Т.е. все системы, которые работают со списками изданной литературы, изданные авторами в соответствующем издательстве. Системы, ведущие анализ, учет, некую статистику по этой литературе. Ниже приведен обзор данных продуктов.
Электронные библиотеки. Примером одной из таких библиотек является Куб [3]. Основной функциональностью является каталогизация и размещение электронных версий книг или ссылок на них в своем информационном пространстве, которым обладает электронная библиотека. Электронные библиотеки предоставляют гибкий поиск по своей внутренней базе данных, и предоставление пользователю интересующей его информацию в удобном ему виде.
Возможности электронной библиотеки Куб [3]:
1) хранит все сведения об издании в своей БД (название книги, автор, количество страниц, издательство, фотографию лицевой стороны);
2) предоставляет пользователю поиск по названию книги, автору, ключевым словам;
3) все книги разделены по категориям, первой букве автора, что облегчает их поиск;
4) можно получить новые поступившие книги за несколько дней;
5) существует возможности вручную добавлять пользователями литературу.
Другим примером является книжная поисковая система edbd [4]. Она содержит в базе данных информацию свыше двух миллионов книг. Все книги проиндексированы и разбиты по категориям. Существует возможность искать книги по названию, автору, как в пределах категории, так и по всей базе. Основная функциональность: поиск книг. Система умеет отслеживать новые поступления проиндексированных книг.
Справочно-информационный фонд (СИФ) архив Президента РК [5]. СИФ архива Президента РК наряду с библиотекой входит в Информационную службу Архива и функционирует в составе Управления информационно-методической работы. СИФ представляет собой совокупность опубликованных и неопубликованных научно-методических и других документов по проблемам архивоведения, документоведения, археографии, других смежных с ними дисциплин, справочно-поискового аппарата к ним, а также справочной литературы и материалов, необходимых для деятельности Архива. Фонд включает в себя научную литературу по вопросам управления, научной организации труда, планирования, нормирования, организации научно-информационной деятельности, библиотечного и издательского дела; официальные и ведомственные издания, нормативные и научно-методические документы, справочную литературу, дополняющую документы Архива и необходимые для его научно-исследовательской и информационно-справочной работы; нормативные, научно-методические разработки и периодические издания по документоведению, архивоведению, археографии и смежным научным дисциплинам; а также неопубликованные разработки Архива. В него также входит справочно-поисковый аппарат, использующий электронную базу. СИФ АП РК насчитывает 1 490 методических материалов [5].
Описанные системы решают следующие задачи:
1) хранение информации об изданиях;
2) поиск информации по базе данных;
3) создание тематического перечня литературы, и классификация изданий по ней.
Исследование показывает, что аналогичные системы не решают следующие задачи:
1) отображения статистики по литературе;
2) формирования отчетов по изданиям;
3) интеграции с приложениями Microsoft Office;
4) хранения авторов изданий, а именно преподавателей и студентов;
5) мониторинга книгообеспеченности по специальностям.
Исследование показало, что необходимо разработать ИС
«Учебные пособия», учитывающее специфику вузов РК, а не пытаться использовать
аналогичные продукты, т.к. они не решают всех задач, необходимых для
функционирования ИС.
На сегодняшний день в вузе существует ИС «Учебные пособия», которая хранит всю информацию по всем печатным изданиям, публикуемым в СКГУ. Каждое печатное издание может находиться в одном из следующих состояний: запланировано, рекомендовано, принято в печать, издано. В зависимости от состояния к печатному изданию привязывается дата, когда данная публикация должна быть издана или сдан ее печатный вариант в издательство. Издания с просроченной датой выделяются цветом. Таким образом, организуется мониторинг всех пособий в университете.
Помимо мониторинга, в систему введены функции фильтра и созданий отчетов. Фильтр позволяет свести выбор по преподавателю, кафедре, языку, статусу, датам (контрольным точкам), состояниям в котором печатное издание находится. Вся информация подается пользователю в табличной форме. На рисунке 1 представлен снимок экрана ИС «Учебные пособия», изображен фильтр и таблица учебных изданий.
Рисунок 1. – Фрагмент экрана ИС «Учебные пособия»
Вся информация системы содержится в базе данных. БД хранит следующую
информацию:
1) название работы, язык, место издания, тираж, объем;
2) состояние (запланировано, рекомендовано, принято в печать, издано);
3) даты планируемые, рекомендованные и дата издания публикаций;
4) списки авторов, как студентов, так и преподавателей;
5) списки групп, для которых публикация издается;
6) кафедра, за которой закрепляется публикация;
7) вид издания, его статус (региональный, международный, вузовский), наличие ISBN и грифа.
Помимо учебных пособий информационная система позволяет хранить статьи, издаваемые студентами и преподавателями. Для хранения информации используется та же структура БД. Игнорируются некоторые поля, которые не значимы для статей, такие как списки групп, ISBN, гриф …
Во время работы системы, в любое время можно составить отчет по печатным изданиям и отправить его на печать. Система позволяет строить отчеты как по заранее установленным формам, так и по текущей таблице, с которой работает пользователь.
Пользователю доступны следующие виды отчетов:
1) отчет «по специальностям» показывает общее количество печатных изданий, привязанных к специальностям;
2) отчет «сводная по преподавателю» показывает список преподавателей и их изданные работы;
3) отчет «сводная по видам изданий» показывает в каких количествах и по какому виду было издано пособий за выбранный промежуток времени;
4) отчет «сводная по кафедре», позволяет оценить процент изданных от планируемых за указанный промежуток времени.
Разработка системы «Учебные пособия» в значительной мере автоматизирует документооборот, позволяет облегчить и повысить качество составления плана изданий на будущие годы.
Список использованной литературы:
1. Джим Г., Лью Д., Шейли А. Управление научными данными в следующем десятилетии // SIGMOD Record Volume 4, 2005.
2.
Якобс А. Патологии больших данных / Перевод с англ. Кузнецов С. // ACM Queue Volume 7, Issue 6 (July 2009).
3. Куб — электронная библиотека. http://www.koob.ru/ (Актуальна на 19.12.10г.).
4. Книжная поисковая система. http://www.ebdb.ru/ (Актуальна на 19.12.10г.).
5. Справочно-информационный фонд Архива Президента РК. http://www.aprk.kz/general/library/sif (Актуальна на 19.12.10г.).