Красніцька Г. М., Митковська О. С.

Вінницький торгівельно-економічного інституту

Київського торгівельно-економічного університету

Роль ділового листування в управлінні трудовими ресурсами

Всім відома приказка „Зустрічають по одягу, а проводжають по розуму”. Саме таким символічним одягом є звичайний службовий лист. Здавалося б – аркуш паперу із загальновстановленими реквізитами та вміщеними даними в діловому стилі, який має на меті проінформувати іншу сторону. Насправді якби все було так просто, то в діловому світі спостерігалися б зовсім інші, далеко не позитивні тенденції.

Сьогодні темі листування приділяється достатньо уваги саме теоретичній частині. Всім відомі модернізуючі новітні погляди на ділову кореспонденцію американського публіциста і маркетолога Рона Теппера. З українців проблемою займаються Т. Б. Грищенко, А. Коленченко, Л. Житеньова, І. І. Дахно та б. ін.

Листування – один із основних найпоширеніших засобів зв’язку між людьми, хоча в останні десятиліття з розвитком новітніх технологій спостерігається своєрідне зменшення уваги до такого виду комунікації. Більше віддають перевагу комп’ютерним системам, телефону, телефаксу і т. п.. Можливо, причиною є не поява нових видів зв’язку, а те, що при написанні справді хорошого, можна сказати, „якісного” ділового листа потрібно виділити більше сил і часу, чим те потребує інший вид обміну інформації? Люди не тренують, не розвивають свої вміння в цьому виді мистецтва (а це таки воно і є) і через невміння бояться писати листи. Особливо це стосуються саме нашої країни, яка тільки починає вливатися в світове господарство.

Сьогодні кореспонденція - це обличчя людини, робітника, бізнесмена, всієї фірми чи компанії. Обмін нею, як зазначає А. Коленченко, одна із форм складових комерційної діяльності фірми. Спробуємо визначити основні функції, що виконує простий діловий лист в системі бізнесових комунікацій.

Зрозуміло, що найголовніша функція – це функція засобу зв’язку, або комунікативна. Лист створений для того, щоб служити способом спілкування. Він застосовується для розв’язання численних операційних питань, що виникають в управлінській діяльності: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, з’ясування, нагадування, підтвердження, рекомендації, зауваження, прохання, вимоги і т. ін. [3, с. 48]. Але це ще не все. Головна мета службового листа – спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. В управлінській діяльності це є просто обов’язково.

Лист – носій важливої інформації. Він містить певні дані про процеси. Найголовніше у будь-якому посланні – зміст. Звідси випливає ще одна важлива функція листа – інформаційна. Будь-який лист спонукає адресата до певних дій. Це відноситься не тільки до такого виду кореспонденції, як ініціативні листи. Це відноситься майже до всіх типів. Одні потребують певних дій, інші - відповіді, прийняття певних рішень і т. і. Відповідно ще одна функція – спонукальна. Скажімо, у далекому зарубіжжі шанобливо ставляться до рекомендаційних листів. Вони наче зобов’язують іноземних партнерів гостинно зустрічати пред’явників таких листів і оточувати їх увагою [2, с. 233]

Гриценко Т. Б. вірно зазначив, що правильно написаний лист часто схожий на хороше рекламне оголошення. Службові листи набувають особливого значення сьогодні, коли вони пишуться з метою щось реалізувати чи щось запропонувати [2, с. 233] Вони рекламують організацію, її продукцію, товар, послуги. Тому ще однією функцією є рекламна. Але тут присутній один цікавий момент. Рекламний лист – не реклама. Вона вигідна однаково обом сторонам. Адресату вигідна тим, що це – перш за все документ, що має юридичну силу. Це – доказ. А це ще одна нова функція ділового листування, яку можна назвати правовою.

Як вже було сказано вище, лист містить важливу інформацію. Проходить час і дана інформація стає розповіддю про минулу діяльність. У широкому розумінні листи відіграють історичну функцію. Скажімо листування між правлячими верхівками держав розповідає наступним поколінням, тобто нам, про всі події, що відбувалися в той час.

І, звичайно, одна із найголовніших функцій є представницька. Як зазначалося вище, лист – обличчя людини, її зовнішній вигляд. Наприклад, від того, як складено листа з описом вашої продукції чи послуги, зазначенням умов її постачання та оплати, залежить бізнес вашої компанії в цілому. Крім того, сьогодні набуває поширення дещо незначний відступ від загальноприйнятих „штампів” написання службового листа. Хіба ж не прикро буває, коли після річного листування ви не маєте жодного уявлення про свого партнера, крім того, яку фірму він представляє, яку роботу для вас виконує чи скільки ще грошей йому залишилося сплатити за виконане вами замовлення. Та й він, мабуть, знає про вас не більше [3, с. 467]. Застосовується спрощення спілкування, можна сказати, сама мова ріднішає і стає більш зрозумілою для обох сторін. Із тексту листа повинен вимальовуватись образ автора — надійного партнера, чесного конкурента, постійного клієнта і т. ін. Відповідно згода досягається набагато швидше і робота стає в декілька разів результативніша.

Отже, ділове листування відіграє важливу роль у економічному світі. Відповідно воно виконує ряд таких функцій: комунікативну, інформаційну, правову, історичну, рекламну, спонукальну та представницьку. Листування – справжнє мистецтво, яке відкриває перед оволодівшим ним величезні можливості.

Література:

1. Коленченко А. Комерційне листування / А. Коленченко // Секретар-референт.- 2006. - №1. – ст.. 42-45.

2. Грищенко Т. Б. Українська мова та культура мовлення. Навч. посібник./ Т. Б. Грищенко. – К: Центр навчальної літератури, 2005.

3. Житеньова Л. Мистецтво службового листування / Л. Житеньова //Секретар- референт. – 2006. - №2. – ст.. 38-40.