К. е. н. Акєнтьєва О. Б., Халіулліна З. Р., Рябошапка Г. Ю.

Донецький державний університет управління

КОНТРОЛЬ ЯК ФУНКЦІЯ УПРАВЛІННЯ

Людині притаманно помилятись, але типовіше –

перекладати свої помилки на інших.

Закон Мерфі

Реалізація стратегічного курсу України на побудову соціально орієнтованої економіки європейського типу і забезпечення її сталого розвитку потребує суттєвого підвищення ефективності механізму управління підприємствами і одного з його важливих елементів – системи контролю. Це зумовлено тим, що підприємства, як правило, не мають достатнього досвіду розробки і реалізації систем контролю, які забезпечують впевненість керівництва підприємств в тому, що всі керуючі впливи досягли своєї мети і всі вказівки виконуються. Система контролю сприяє зменшенню схильності до ризику. Сучасний стан розвитку суб’єктів господарювання характеризується зростанням ролі управління у цілому та такої її функції, як контроль. Це зумовлено негативним впливом економічної кризи на суб’єкти господарювання та необхідністю посилення ролі контролю та перевірок виконання прийнятих рішень.

Дослідженням контролю як функції управління займались такі видні зарубіжні вчені як: М. Альберт, В. Зігерт, Л. Ланг, М. Мескон, Ф. Хедоурі, Г. Шредер та ін. Для українських учених корисними є також результати досліджень учених та практиків Росії: В. Бурцева, Ю. Данилевського,
Л. Крамаровського, В. Подольського, Л. Сотникової, В. Суйца, О.Терехова,
О. Шеремета. Значний внесок у дослідження теоретичних і прикладних аспектів проблеми контролю зробили такі вітчизняні спеціалісти, як М. Білуха, Бутинець, Г. Давидов, Н. Дорош, Л. Кулаковська, Ю. Піча, Б. Усач. О. Шпіг та ін. Проте вивчення особливостей реалізації контролю як функції управління в умовах економічної кризи в Україні недостатньо досліджено.

Слід зазначити, що підходи до визначення поняття “контроль” завжди були різними. Поняття контроль передбачає неоднозначне трактування: контроль як один із головних принципів управління, контроль як стадія процесу (циклу) управління і, нарешті, контроль як функція управління [1, с.7]. Наприклад, під контролем (від франц. controle- перевірка) розуміють складову чистину управління економічними об’єктами і процесами, яка полягає у спостереженні за об’єктом з метою перевірки відповідності спостерігає мого стану об’єкта бажаному і необхідному стану, яке передбачено законами, положеннями, інструкціями, іншими нормативними актами, а також програмами, планами, договорами, проектами, угодами. Існує підхід, що контроль – це система спостереження і перевірки відповідності процесу функціонування об’єкта управління прийнятим управлінським рішенням, встановлення результатів управлінського впливу на керований об’єкт виявлення відхилень, допущених у ході виконання цих рішень.

Відомо, що контроль – це систематичне спостереження та перевірка процесу функціонування певного об’єкта з метою встановлення його відхилень від заданих параметрів. Отож, контроль – це процес, який забезпечує досягнення цілей та місії організації. Він уявляє собою систему нагляду та перевірки відповідності процесу функціонування підсистеми, яка керується прийнятим рішенням, а також розробка певних дій.

Під контролем як функцією управління розуміємо спостереження і перевірку процесу функціонування та фактичного стану об’єкту, яким керують, з метою визначення обґрунтованості й ефективності прийнятих управлінських рішень та результатів їх виконання, виявлення відхилень від вимог цих рішень, усунення негативних ситуацій та інформування про це органів управління.

Аналіз зарубіжних та вітчизняних спеціальних джерел дозволяє систематизувати існуючі підходи щодо визначення поняття “контроль” як: (1) системи нагляду та перевірки (підхід М. Білухи); (2) систематичного спостереження та перевірки (підхід Ф. Бутинець); (3) елементу управління (підхід В. Павлюк); (4) складової частини управління економічними об’єктами (підхід
Б. Райхбергу, Л. Лозовського) тощо.

На думку, наприклад, Ф. Бутинець, В. Бондар, Н. Виговської,
Н. Петренко під контролем слід розуміти систематичне спостереження і перевірку процесу функціонування відповідного об’єкту з метою визначення його відхилень від заданих параметрів[1, с.6]. На нашу думку, контроль – це особлива управлінська функція суб’єктів господарювання, реалізація якої передбачає дотримання правових норм, які визначають порядок використання різноманітних ресурсів, проведення моніторингу чи інших контрольних дій за дотриманням цих норм, виявлення правопорушень у частині використання цих ресурсів, їх усунення, блокування незаконних господарських операцій і здійснення заходів щодо компенсації збитків. Отож, контроль є видом управлінської діяльності, завданням якого є кількісна та якісна оцінка результатів роботи. Можна виділити два напрямку перевірки: (1) контроль для оцінки одержаного результату; (2) контроль для прийняття заходів щодо коригування існуючих відхилень від планів.

На думку, наприклад, авторів роботи [1], передумовами виникнення контролю як функції управління є: (1) невизначеність; (2) попередження виникнення кризових явищ; (3) підтримання успіху [1, с.8].

Функція контролю – це така характеристика управління, яка дозволяє виявити проблеми та скоригувати відповідно діяльність суб’єкту господарювання до того, як ці проблеми перетворяться в кризу. Процес контролю складається з розробки стандартів, виміру фактично досягнутих результатів та проведення коригувань у тому випадку, якщо результати досягнень суттєво відрізняються від встановлених стандартів. Етапи в процедурі контролю: (1) розробка стандартів і критеріїв; (2) зіставлення реальних результатів зі стандартними з визначенням масштабу відхилень, виміру результатів і оцінка реального стану системи інформації; (3) проведення необхідних коригувань підприємства (можливі дії: нічого не робити; ліквідувати відхилення; змінити стандарт).

Під стандартами розуміємо деякі зразки еталону чи моделі, які приймаються за початкові для зіставлення з ними результатів діяльності суб’єкту господарювання. Цілі, які використовуються в якості стандарту для контролю, мають певні особливості: (1) стандарт часу; (2) наявність конкретних критеріїв по відношенню до яких будуть вимірятися відхилення та проводитися коригування; (3) показник результативності.

Слід зазначити, що характерною особливістю контролю як функції управління є його тривалість. В управлінні в цілому як і у кожній його функції щодо просторово-часового їх аналізу виділяють три стадії: (1) прийняття управлінського рішення; (2) реалізація управлінського рішення; (3) оформлення одержаного результату відповідним документом та перевірка результату на предмет відповідності вказаному. Отож, на кожній з цих стадій потрібен контроль. Доречним у цьому плані підкреслити, що контроль є об’єктивно необхідною складовою господарського механізму управління при будь-якому способі виробництва. Відомо, що контроль сприяє зменшенню схильності до ризику і виступає в системі управління елементом не лише зворотного, а й прямого зв’язку між структурними підрозділами підприємства, між керованою і керуючою системами, між лінійними і функціональними підрозділами.

Безумовно, що контроль і організація контролю належать до різних функцій управління. А саме: контроль − до контрольної, а організація контролю − до організаційної функції управління. Призначення технології контролю полягає у безперервному спостереженні за процесами і об’єктами, якими управляють, їх дослідженні, вимірюванні і порівнянні. На основі його даних здійснюється коригування прийнятих рішень, планів, норм і нормативів. Завдяки контролю, можливе оперативне усунення негативного впливу так званих ситуативних негараздів. Маються на увазі певні порогові ситуації, коли відбуваються зміни у структурі або технології діяльності підприємства, її реорганізації, трансформації діяльності як у цілому, так і в окремих її складових.

Контроль можна розглядати як систему. До основних складових системи контролю слід віднести такі як: (1) мета; (2) контролюючий суб’єкт; (3) підконтрольний об’єкт; (4) контрольні дії; (5) об’єкт контролю; (6) предмет контролю.

Визначальним елементом системи контролю є його мета, бо в основному від цього залежить, що саме, як і якими засобами потрібно контролювати. Під контролюючим суб’єктом розуміють юридичну чи фізичну особу, яка спрямовує контрольні дії на власну діяльність або діяльність іншої фізичної чи юридичної особи (осіб), які перебувають в оточуючому господарському середовищі. Підконтрольний об’єкт – це суб’єкт господарювання, на діяльність якого спрямовані контрольні дії. Контрольні дії – це операції порівняння (зіставлення) контролюючим суб’єктом даних діяльності підконтрольного об’єкта з певними стандартами (нормами, правилами), що здійснюються з метою знаходження та блокування відхилень від цих стандартів і пошуку резервів підвищення ефективності господарювання.

Об’єкт контролю – це діяльність і господарські операції підконтрольного об’єкта, на які згідно з чинним законодавством спрямовуються контрольні дії органів контролю. Об’єкти контролю на макрорівні: (1) діяльність, яка провокує платіжну кризу; (2) діяльність, спрямована на організацію забороненого виробництва товарів і надання послуг; (3) діяльність, яка містить значні соціальні загрози; (4) діяльність, яка дестабілізує економічну кризу; (5) діяльність, що порушує права власників та споживачів; (6) діяльність, спрямована на приховування податків та обов’язкових платежів тощо. Об’єкти контролю на мікрорівні: (1) дотримання правил ведення бухгалтерського обліку і фінансової звітності; (2) дотримання соціальних гарантій працівників; (3) дотримання платіжної дисципліни; (4) дотримання стандартів ціноутворення та встановлення тарифів; (5) недопущення нецільового і неефективного використання бюджетних коштів; (6) недопущення фіктивних фінансових операцій і відмивання “брудних грошей” тощо. Предмет контролю – це відносини між органами контролю і підконтрольним об’єктом з приводу дотримання (недотримання) ним стандартів (норм, правил) у здійсненні конкретних господарських операцій, на які спрямовуються контрольні дії.

З огляду на вище викладене, розуміння і правильне використання всієї сукупності елементів цієї системи має надзвичайно важливе значення для ефективного функціонування контролю в цілому, особливо з огляду на необхідність запобігання втраті контролю за діяльністю певних секторів економіки суб’єкта господарювання і утворення неконтрольованих сегментів у фінансовій сфері, попередження паралелізму та дублювання у здійсненні контролю.

Проведене дослідження дозволяє виділити наступні види контролю такі як:

(1) попередній контроль, який здійснюється до фактичного початку робіт;

(2) поточний контроль, який здійснюється безпосередньо в ході проведення робіт; (3) заключний контроль – це одна із функцій, яка полягає в тому, що контроль надає власнику, керівництву суб’єкту господарювання інформацію, яка необхідна для планування, якщо аналогічні роботи планується проводити в майбутньому.

Слід зазначити, що загальна технологія контролю здійснюється по такій схемі: (1) вибір концепції контролю (система, процес, локальна перевірка); (2) визначення цілей контролю (цілеспрямованість, правильність, регулярність та ефективність контролю); (3) визначення норм контролю (етичних, виробничих, правових); (4) визначення обсягу та області контролю (суцільний, епізодичний, фінансовий, якості продукції тощо). Якісний бік контролю виражається через реалізацію ним трьох основних функцій: інформаційної, профілактичної і мобілізуючої.

На думку, наприклад, О. Шпіга однією із задач контролю є ведення боротьби з марнотратством і безгосподарністю, малоефективним використанням матеріальних, фінансових і трудових ресурсів [2, с.10]. Цікавим з наукової точки зору є підхід Л. Крамаровського, який стверджує, що ревізія і контроль досліджують реальну дійсність: виробничу, господарську та фінансову діяльність об’єднань, підприємств і установ, які перевіряються [3, с.4].

Проведене дослідження дозволяє узагальнити негативні проявлення контролю на практиці, зокрема: (1) втрата робітниками суб’єкту господарювання впевненості із-за спостереження контролера за їхніми діями; (2) різниця в статусі; (3) нерозуміння та хвилювання робітників із-за самостійного вибору контролером об’єкту контролю; (4) неможливість заборони робітниками фактичного проведення контролю; (5) суб’єктивність усвідомлення робітниками контролю як недовіри та “причіпок” до них керівництва.

З метою зменшення негативного проявлення контролю, рекомендується при його організації звертати увагу на наступне: (1) робітник повинен бачити, що контроль спрямований на його особистість, а не на робочий процес; (2) робітник повинен знати, що саме контролюється; (3) контролювати слід відкрито; (4) здійснювати контроль за результатом, а не за діями; (5) при організації контролю слід обмежуватися суттєвими моментами; (6) здійснюючи контроль, потрібно дотримуватися товариського тону щодо спілкування; (7) при доведенні робочих вказівок особливу увагу слід приділяти викладенню ознак контролю; (8) постійно потрібно мати на увазі цільову установку контролю, не дозволяти йому перетворитися в самостійну функцію; (9) контроль повинен відповідати характеру процесу, який підлягає контролю; (10) необхідно обґрунтовувати контроль; робити зрозумілою його мету; (11) потрібно делегувати відповідальність [4, с.145].

Висновки:

1. Підходи до визначення поняття “контроль” завжди були різні. В спеціальній літературі його розглядали і як принцип, і як метод та форму, і як вид діяльності. До цього часу серед вчених немає єдиної думки щодо трактування поняття “контроль”. Безумовно, що контроль – це наука і мистецтво.

2. Для того, щоб місія та цілі створення суб’єкта господарювання були реалізовані в строк та якість відповідала певним вимогам, потрібний постійний процес спостереження – контроль. У реальній дійсності контролю немає взагалі, а є контроль конкретного змісту і форми, в тому числі адміністративний, технічний, господарський, фінансовий, економічний, екологічний та інші спеціалізовані види контролю.

3. Контроль стає можливим насамперед завдяки суб’єкту, який його здійснює. Іншою його обов’язковою умовою є наявність об’єкту, на який спрямовується контроль. У разі відсутності суб’єкта контроль стає неможливим, а об’єкта – недоцільним. Нарешті, можливість контролю обумовлюється певним зв’язком між суб’єктом та об’єктом. Відсутність цього зв’язку призводить до неможливості здійснення контролю. Взаємопов’язана сукупність суб’єкта, контрольних дій та об’єкту визначається як система контролю. Наявність зазначених складників є необхідною і достатньою умовою існування контролю.

4. Контроль як функція управління є самим тривалим, так як здійснюється на протязі усього часу, поки управлінське рішення реалізується на практиці. Теорія управління відносить контроль, з однієї сторони, до основних (загальних) функцій управління, носієм яких є вся управлінська система. У цій класифікації контроль розглядається в глобальному плані, тобто безпосередньо контроль і ті засоби, які він використовує, наприклад, облік та економічний аналіз для рішення покладених на нього завдань. А з іншої сторони, – до конкретних (специфічних) функцій управління носієм яких є частини керуючої системи, тобто спеціальні органи та підрозділи апарату управління повністю або в значній ступені спеціалізовані на здійсненні контролю.

5. В умовах економічної кризи в Україні основним змістом контролю як функції управління є : (1) попередження ще на стадії прийняття управлінського рішення незаконних та неекономічних (з точки зору інтересів суспільства) господарських операцій; (2) виявлення порушень нормального ходу господарської діяльності та причин, їх зумовивши; (3) виявлення передового досвіду господарської діяльності та шляхів досягнення найкращих результатів у роботі тощо.

Література

1. Бутинець Ф. Ф., Бондар В. П., Виговська Н. Г., Петренко Н. І. Контроль і ревізія: Підручник. – Житомир.: ПП “Рута”, 2006. – 560 с.

2. Шпиг А. А. Ревизия и контроль в торговле: Учебник. – М.: Экономика, 1982. – 232 с.

3. Крамаровский Л. М. Ревизия и контроль: Учебник. – М.: Финансы, 1970. – 311 с.

4. Шредер Г. А. Руководить сообразно ситуации: Пер. с немец. – М.: СП “Интерэксперт”, 1994. – 160 с.