Экономические науки/7. Учет и аудит.

К.е.н., доцент Людвенко Д.В.

Магістр Дем’янів Н.А.

Білоцерківський національний аграрний університет, Україна

Облік дебіторської заборгованості в комп’ютерному середовищі: переваги та недоліки

Актуальність. Своєчасний оперативний та безперервний контроль за суворим виконанням договірних зобов’язань з постачальниками та покупцями вирішується за умови використання автоматизованих комп’ютерних систем, які на якісно більш високому рівні формують результатну інформацію. Автоматизовані системи забезпечують встановлення більш тісних планомірних взаємозв’язків з постачальниками сировини і матеріалів та покупцями. Тому, виникає необхідність у поліпшення роботи в обліку дебіторської заборгованості за допомогою автоматизованих систем обліку.

Метою даної роботи є дослідження теоретичних і методологічних положень, а також розробка практичних рекомендацій щодо поліпшення роботи в обліку дебіторської заборгованості на аграрних підприємствах в сучасних умовах господарювання.

Протягом останніх років у різних галузях народного господарства в обліку все ширше використовуються різні типи обчислювальної техніки. Електронно-обчислювальні машини надали якісно нового характеру роботі облікових працівників, з’явилася можливість підвищити оперативність і точність обробки облікової інформації, отримувати її у зручному вигляді для контролю за рухом матеріалів, грошових коштів, готової продукції тощо.

Дослідивши сучасні літературні джерела ми дійшли висновку про те, що більшість авторів (Ф.Ф. Бутинець, С.В. Івахненков, А.М. Кузьмінський, В.С. Лень, А.А. Пилипенко, В.В. Сопко) пов’язують організацію обліку у її технологічному аспекті з трьома етапами облікового процесу: первинним, поточним та підсумковим обліком.

Навіть у дослідженнях з використання інформаційних технологій у організації обліку наповнення кожного етапу обліку визначається вченими у досить традиційний спосіб[1, с.89; 2, с.36].

Перший етап полягає у тому, що господарський факт (явище або процес) має бути зафіксованим на носії, який має доказову силу. На наш погляд, цей етап пов’язаний з формуванням бази даних інформаційної системи підприємства. Перенесення даних первинного етапу обліку у облікові реєстри регламентується положеннями та правилами, встановленими в обліковій політиці підприємства, які характеризуються способом ведення записів, характером кореспонденції бухгалтерських рахунків, ступенем деталізації.

Другий етап – це процес систематизації господарських фактів згідно прийнятої на першому етапі системи класифікації та закладених алгоритмів обробки. На цьому етапі формуються усі бухгалтерські регістри, таблиці розрахункового характеру та бухгалтерські довідки, що мають індивідуальний характер.

Третій етап – підсумковий, покликаний трансформувати облікові дані в інформацію, корисну для прийняття управлінських рішень внутрішніми та зовнішніми користувачами. На цьому етапі здійснюються процедури контролю, аналізу, планування, тобто виконання похідних від обліку функцій управління [10, с.41].

В умовах ручного ведення обліку третій етап був прив’язаний до певної дати, визначеної законодавством або системою управління. Інформатизація управління змінила самий підхід до періодичності формування звітності та визначення фінансових результатів.

Використання сучасних інформаційних технологій в управлінні змінило функції облікового апарату у виконанні процедур, притаманних другому та третьому етапам облікового процесу. За твердженням вчених при ручному веденні бухгалтерського обліку лише на відображення операцій в облікових регістрах витрачається від 50% до 70% часу облікового персоналу [7, с.40]. За умов нормального функціонування системи обліковому персоналу немає потреби втручатися у інформаційний процес на будь-якому його етапі шляхом відображення проміжних даних [9, с.48].

Таким чином, зіставивши стадії облікового процесу із складовими інформаційної системи управління підприємством ми дійшли висновку про те, що на стадії первинного обліку формується база даних підприємства. Саме в процесі заповнення бази даних створюються та кодуються масиви облікової інформації. Далі керуючись алгоритмами модифікації, закладеними у базу правил, здійснюється підготовка усіх видів звітів, у форматах, що задовольняють вимоги користувачів. Тобто, на наш погляд, у складі стадій облікового процесу доцільно виділяти вже не три, а два етапи: первинний та підсумковий.

Завдання поточного етапу вирішуються на технічному етапі організації бухгалтерського обліку в комп’ютерному середовищі. Функції з контирування документів та формування внутрішньої та фінансової звітності закладено у вигляді алгоритмів у програмну компоненту технологічного забезпечення інформаційної системи бухгалтерського обліку. Час, що витрачається бухгалтерами на обробку документів та формування звітів, значно скоротився і, відповідно, може бути використаний на удосконалення існуючої на підприємстві системи класифікації інформаційних ресурсів та на творче узагальнення та аналіз інформації, отриманої на різних етапах облікової обробки.

За такого підходу облікову систему можна визначити як засіб збирання даних, які дозволять підготувати інформацію, що володіє усіма ознаками корисності для управління. Тобто тільки той факт, що усі необхідні дані відносно події були зібрані у інформаційній системі підприємства дозволить зменшити невпевненість користувача при прийнятті конкретних управлінських рішень.

Висновки. Отже, комп’ютерні інформаційні технології дозволяють суттєво прискорити операції починаючи з підготовки документів і до їх архівного збереження. При автоматизації підприємство має змогу згрупувати дані бухгалтерського обліку, що дозволяє отримати інформацію про дебіторську заборгованість в обсязі і вигляді, достатньому для проведення аналізу розрахунків з дебіторами, тобто задовольняє вимоги отримання повної, оперативної інформації щодо стану дебіторської заборгованості.

Літератури:

1. Івахненков С. В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту: навч. посіб./ Івахненков С.В. – [3-є вид, випр. І доп.] – К.: Знання, 2006. – 350 с.

2. Клименко О.В. Інформаційні системи і технології в обліку: навч. посіб./ Клименко О.В. – К.: Центр учбової літератури, 2008. – 320 с.

3. Мних Є.В. Організація автоматизованих робочих місць облікового персоналу: навч. посіб./ Мних Є.В., Цікало Є.І., Бунь Р.М. – Львів: Видавничий центр ЛНУ імені Івана Франка, 2004. – 167 с.

4. Мних Є.В. Концепція побудови комп’ютерної інформаційної системи обліку діяльності корпорацій / Мних Є., Брадул О. // Бухгалтерський облік і аудит – 2008. - №4. – с.41 – 45.

5. Муравський В. Документування в умовах повної автоматизації обліку / Муравський В.// Бухгалтерський облік і аудит – 2008. - №5. – 48 – 52.

6. Сопко В.В. Організація бухгалтерського обліку, економічного контролю та аналізу: підруч. [для студ. вищ. навч. закл.] / Сопко В.В., Завгородній В.П. – К.: КНЕУ, 2004. – 412 с.