К.т.н. Инютин С.П., Аксанов А.М.

Университет Туран-Астана

Анализ и оптимизация электронного документооборота в корпоративных системах

В настоящее время корпорация, как организационная форма деятельности, приобретает все более важное значение. Преимущества корпоративных систем позволяют таким структурам выживать и динамично развиваться в сложных условиях современного бизнеса. Под корпоративной системой в рамках данного исследования понимается такая организационная форма деятельности хозяйствующего субъекта, при которой структура субъекта предполагает наличие множества территориально распределенных объектов, взаимодействующих между собой в процессе деятельности и обменивающихся большими объемами информации, которая оказывает существенное влияние на принятие эффективных и рациональных решений в области управления финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами.

Целью работы является поиск путей рационализации электронного документооборота в корпорации, его оптимизация по стоимостному критерию в рамках заданных технических ограничений и временных параметров.
В условиях рыночной экономики и роста конкурентной борьбы ошибки в деятельности любой экономической системы (предприятия, фирмы или корпорации) могут существенно сказаться на финансовых результатах ее деятельности и даже привести к банкротству. Это вызывает необходимость повышения эффективности управления за счет принятия оптимальных стратегических и оперативных управленческих решений и совершенствования технологии управления. Под управлением понимают процесс задания цели функционирования объекта и выработки воздействий на этот объект в направлении достижения поставленной цели. Цель функционирования предприятия реализуется с помощью ряда деловых процессов, состоящих из отдельных компонент, взаимодействие которых задается определенным регламентом их исполнения.

Чтобы сдерживать натиск конкурирующих предприятий и организаций, бизнес должен успешно адаптироваться в меняющемся окружении, поэтому отмечается стремление руководства компаний, с одной стороны, к реструктуризации систем управления и совершенствованию процедур управления и деловых процессов, и, с другой, к уменьшению объемов бумажной информации, снижению стоимости обработки информации и повышению эффективности управления ею на пути организации совместного доступа специалистов к информации, хранения и поиска документов.

Новые информационные технологии предлагают средства для достижения этих целей при помощи двух подходов:

реинжиниринга бизнес - процессов;

перехода к безбумажной технологии управления.

В данной статье рассматривается содержание второго подхода - выбора и применения методов и средств организации безбумажной технологии управления, которая основывается на использовании трех основных концепций: переходу к электронным документам, созданию систем управления документами и системы электронного документооборота.

Концепция Системы Электронного Документооборота (СЭД), призванная для интеграции всех информационных приложений в единую информационную среду, обеспечивает оперативное взаимодействие всех пользователей при выполнении ими деловых процедур и функций управления необходимой информацией. Система электронного документооборота должна позволять планировать и составлять маршруты передвижения документов, контролировать это передвижение, уметь управлять документооборотом и регулировать его.

Эта концепция имеет две стадии в своем развитии от воплощения идеи использования технологии "docflow", связанной с планированием и управлением документопотоками, до технологии "workflow", предназначенной для управления деловыми процессами и процедурами, при выполнении которых используются и создаются документы. Системы, основанные на применении технологии "workflow", получили название Систем Автоматизации Деловых Процессов (САДП) и предназначены для моделирования деловых процессов и процедур, выполняемых на предприятии, контроля их исполнения, оценки и анализа эффективности их выполнения, реструктуризации системы управления фирмы.

Однако в современном обществе не уделяется должного внимания решению задачи рационализации системы электронного документооборота в направлении поиска оптимального сочетания технических средств хранения и передачи информации. Во всех имеющихся разработках важную роль при проектировании каждой конкретной системы электронного документооборота отводится человеку, который внедряет данный продукт. При этом глубоко не исследуется, по каким критериям и моделям следует оптимизировать систему электронного документооборота для обеспечения ее работы в режиме реального времени при обмене информацией, в том числе электронными документами, имеющими юридическую силу.

В этих условиях сложно добиться эффективной передачи данных в режиме реального времени, так как при принятии решений относительно структуры и технических параметров системы документооборота не учитываются все имеющиеся ограничения объема, времени, пропускной способности используемых каналов связи и др.

Соответственно, возникает необходимость в разработке методик рационализации электронного документооборота корпорации на основе применения экономико-математических моделей, позволяющих оптимизировать структуру системы документооборота по экономическим критериям. Разработке такой методики посвящено настоящее исследование.

Таким образом, целью изучения данной темы и написания статьи является поиск путей рационализации электронного документооборота в корпорации, выявление общих тенденций и подходов к выбору и систематизации технических стандартов (таблица 1), используемых для организации межпрограммного взаимодействия в рамках электронного государства, а также упорядочения процессов проектирования и разработки СЭД в интересах государственного управления.

Особенность государственного документооборота	Казахстанский документооборот	Иностранный документооборот
Характер движения документов	Вертикальный, (руководитель - исполнитель – руководитель)	Горизонтальный, возможно попадание документа к исполнителю, минуя руководство
Режим регистрации документов	Ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов, машинописных картотек.	Производится непосредственными исполнителями, поручитель и исполнитель ведут собственные журналы
Централизованный контроль исполнения документов	Специальные службы (управление делами, секретариаты, канцелярии)	Нет

Таблица 1. Особенности документооборота.

В ходе проектирования единой модели документооборота в интересах государственного управления была исследована организационная структура государственного управления, выполнена декомпозиция по уровням управления и построены соответствующие модели организационных структур (одноуровневая, сложная). Сделана классификация документов (постановление, приказ, информационное сообщение, доклад, отчет, справка, письмо), построены IDEF0-модели типовых процессов обработки для каждого типа документа, выполнена декомпозиция данных моделей до уровня исполнителя. Экстраполируя полученные результаты была построена функциональная модель документооборота департамента, компании.

В ходе анализа были выявлены характеристики вербальной модели электронного документа и введены базовые понятия («документ», «электронный документ», «электронное сообщение», «носитель информации», «запись», «файл», «база данных» и др.).

По результатам анализа, была построена математическая модель СЭД, разработаны методики ее оценки по различным критериям, в том числе и по защите информации. При разработке методик были введены определения.

Определение 1: Электронным документом d_i называется пара: d_i = <С_i, М_i >, где С_i – структура документа в соответствии с выбранной схемой данных; М_i – содержание документа (информационное наполнение).

Определение 2: Коллекция – множество электронных документов с выделенной фиксированной структурой, содержание которых имеет одинаковую тематическую направленность.

Для унификации операций с ЭД рассмотрим СЭД как набор коллекций. Выделим два вида метаданных: описательные (смысловое содержание) и структурные (структура и свойства документов, по которым осуществляется их обработка). Определение структуры электронного документа даёт первые предпосылки для построения архитектуры СЭД. Для оптимизации архитектуры СЭД была поставлена и решена задача оптимизации документопотоков СЭД. При выборе композитного критерия рассматривались четыре варианта решения:

Максимизация общей скорости работы СЭД.

Минимизация затрат на передачу документов между структурными элементами системы по каналам связи.

Минимизация затрат на корректировку и обновление ЭД.

Минимизация объемов документов, хранящихся в СЭД.

При постановке задачи оптимизации документопотоков был проведён анализ возможных критериев оптимизации, который показал, что оптимизация документопотоков может быть достигнута только путем выбора комплексного критерия:

(1), где

P_хр - стоимость хранения информации;

P_пинф - стоимость получения данных из внешних систем;

P_ппол - стоимость получения данных из хранилищ СЭД.

Для постановки задачи оптимизации были определены следующие объекты оптимизации:

время получения требуемого электронного документа;

стоимость передачи ЭД между пользователями, хранилищами СЭД, другими информационными системами;

объемы электронных документов, хранящихся в СЭД;

затраты на обновление электронных документов.

Рассмотрение данных объектов позволило сформулировать задачу оптимизации следующим образом:

(3)

(4)

(5)

(6), где

- i-ое хранилище СЭД; - i-ая информационная система;

- стоимость хранения единицы информации в ; - стоимость ; - объём .

- стоимость передачи единицы информации из ;

- стоимость получения единицы информации от ; ; ;

n_i - количество электронных документов в ;

N – количество хранилищ СЭД;

; ; ; ;

O_i - объем доступной памяти для размещения Эд в ;

‑ -ое метаданное ; ‑ -ое содержимое ;

- объём электронного документа в ;

- объём электронного документа в;

- число метаданных в ;

- число компонентов коллекции, представляющих содержимое в ;

- частота обращения к в за единицу времени;

- пропускную способность канала связи;

mi - общее количество документов в ;

M - число информационных систем;

- максимально допустимое время ожидания ЭД из ;

- частота запросов к ;

- частота обращения к в за единицу времени;

- время, требуемое на передачу из ;

- средняя пропускная способность составного канала связи, по которому передаётся из .

Матрицы и вместе с определяемыми элементами этих матриц объемами ЭД , а также пропускная способность каналов передачи данных между пользователем и хранилищем данных СЭД или информационными системами, где содержатся выбранные документы, составляют набор переменных задачи.

Для решения задачи оптимизации необходимо найти такие коэффициенты уравнения (2), при которых значение становится минимальным для данного набора значений матриц X и Y, при ограничениях объема памяти и времени получения ЭД, задаваемых выражениями (3), (4), (5), (6). Одна из ключевых составляющих стоимости получения ЭД из хранилища СЭД ‑ стоимость самой информации и ее поиска.

При поиске ЭД происходит обращение ко всем хранилищам, что приводит к росту стоимости поиска за счёт передачи информации между всеми хранилищами, особенно в случае распределенности хранилища и низкой пропускной способности каналов связи. Анализируя целевую функцию можно заметить, что стоимость поиска информации и, как следствие, стоимость получения ЭД из хранилища снижается при уменьшении числа хранилищ. Это приводит к выводу о целесообразности использования единого централизованного хранилища данных для всех основных подсистем единой информационной системы.

Остальные информационные системы, обменивающиеся данными с СЭД, могут расцениваться как внешние хранилища и стоимость получения документов от них можно оценить по формуле (5). Другой путь снижения стоимости хранения ‑ отказ от дублирования информации, но в этом случае должны быть повышены требования к безопасности хранения.

Одним из важных требований к СЭД, разрабатываемой в интересах государственного управления является оценка эффективности защиты документооборота. С этой целью выполнен анализ методик оценки эффективности системы защиты информации (СЗИ) СЭД на основе вычисления коэффициента защищенности. При этом оптимизационная задача оценки эффективности защиты сводится к обеспечению необходимого уровня защищенности при минимальной стоимости системы защиты и минимальном влиянии ее на производительность СЭД и вычисляется по формуле:

(7), где

Z- эффективность организации защиты ЭД;

С_инф - удельная стоимость защищаемых ЭД;

р_взл - вероятность взлома; Ц_сзи - стоимость СЗИ;

П_сзи - производительность СЭД при внедрении СЗИ.

Взаимосвязь между критериями оценки эффективности защиты ЭД и показателями этой оценки показана на рис. 2. Как видно из (7) задача проектирования защиты ЭД является многокритериальной. Для упрощения расчетов целесообразно свести задачу к однокритериальной, путем изначального задания ряда параметров. Для этого установим ограничения по стоимости защиты: и по производительности СЭД: . Соответственно для мультипликативного критерия риска, зависящего от вероятности взлома, имеем: (8), где R_i(p) - коэффициент потерь от взлома i-oro вида и показывает, какие средние потери приходятся на один взлом i-oro вида.

Для незащищенной системы - , для защищенной системы - .

Рис. 1. Критерии оценки защищенности СЭД.

Алгоритм оценки эффективности защиты ЭД можно свести к четырем шагам:

Расчет параметров Ci, λi, pi для оценки защищенности по исходным данным.

Расчет критериев защищенности D, Ц_сзи, П_сзи, dП_сзи для каждого варианта защиты ЭД.

Выбор варианта защиты ЭД с максимальным коэффициентом защищенности D, удовлетворяющей ограничениям по стоимости Ц_сзи и производительности П_сзи.

Анализ изменения коэффициента защищенности dD при задании приращений для критериев Ц_сзи и dП_сзи методом последовательного выбора уступок с оценкой целесообразности выбора схемы защиты ЭД, удовлетворяющей новым ограничениям.

В заключении, данная работа посвящена разработке вопросов, связанных с оптимизацией электронного документооборота в корпоративных системах на основе методов экономико-математического моделирования с определением возможностей приложения к задачам движения документов существующих аппаратно-программных решений.

В ходе проведенных исследований построена экономико-математическая модель системы электронного документооборота, обеспечивающая оптимизацию документооборота корпорации; разработана методика оценки параметров, используемых в разработанной экономико-математической модели.

Основной вывод, качественное управление предприятием требует тщательной работы с документацией, что может быть обеспечено за счет внедрения системы управления электронным документооборотом. Такой подход позволяет обеспечить необходимой информацией всю вертикаль лиц, принимающих решения, и координировать выполнение этих решений.

Список использованной литературы:

Ле Кхак Нгок Ань. Математические и информационные проблемы обеспечения систем электронного документооборота. Сборник научных трудов по материалам XVI международного симпозиума «Новые технологии в образовании и науке». Фонд поддержки вузов. о. Тенерифе (Испания) М.: МИРЭА, 2-2007. - c. 93-100.

Ехлаков Ю.П. Методы и технологии документационного обеспечения управленческих решений / Ю.П.Ехлаков, В.Е.Кириенко, П.В.Сенченко.- Томск: Томский государственный университет систем управления и радиоэлектроники, 2005. – 176с.

Андреева В. И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). М., 1996.

Бессонов С.В. Проблемы стандартизации электронного документооборота. Качество информационных услуг: Сборник научных трудов по материалам научно практического семинара №3/ Под редакцией О.В. Голосова, A.JT. Денисовой. - Тамбов: ТГТУ, 2000г., -164 с.