Государственное управление/2. Современные технологии управления
Магистрант Сайфулина В.М.
Жетысуский государственный
университет им.И.Жансугурова, Казахстан
Проблемы управления деловыми коммуникациями
в современной организации
Деловые коммуникации представляют общение персонала между собой в результате выполнения функциональных обязанностей. Суть управленческой деятельности связана с необходимостью постоянной координации деятельности подразделений организации и ее отдельных сотрудников для достижения общих целей. Эта координация осуществляется в различных формах, но в первую очередь — посредством многообразных контактов членов организации, т.е. в процессе их коммуникации. Все, что происходит в организации, прямо или косвенно связано с коммуникативными процессами, которые являются основными средствами обеспечения ее целостности и функционирования.
Система коммуникативных обменов, подобно кровеносной системе организма, пронизывает все «клеточки» организации, обеспечивая ее жизнедеятельность. По отношению к деятельности руководителя она играет важнейшую, но достаточно специфическую роль. Эта специфика состоит в том, что, будучи важной сама по себе, коммуникативная функция встроена в реализацию всех иных управленческих функций; она выступает не только средством их реализации, а также взаимной координации. Поэтому коммуникативная функция наряду с функцией принятия решения рассматривается в качестве «связующего процесса» в организациях.
В общем плане коммуникация определяется как любой обмен информацией между людьми (или группами) независимо от того, приводит он к взаимопониманию или нет. В силу такого общего и широкого определения содержание явлений и процессов, включаемых в понятие «коммуникация», также очень обширно и многообразно. Отсюда возникает необходимость структурировать понятие коммуникации и выявить в нем те аспекты, которые наиболее важны для характеристики содержания деятельности руководителя. В теории управления выделяют три таких аспекта.
Во-первых — коммуникация как общее явление, процесс, развертывающийся в организационной системе на всех ее уровнях и во всех структурах, в том числе и не связанных непосредственно с руководителем. Во-вторых — коммуникация как непосредственная практика контактов руководителя с отдельными подчиненными, их группами, подразделениями организации. В-третьих — коммуникация как особая, специфическая функция управления, т.е. как объект целенаправленного регулирования со стороны руководителя, как компонент управленческой деятельности.
В свою очередь, каждый из этих аспектов включает два
основных плана — нормативно-организационный и субъектно-психологический. Первый
связан с объективными организационными формами коммуникации, требованиями к
эффективному ее осуществлению, структурой оптимального коммуникативного
процесса. Второй раскрывает очень сильное влияние на коммуникацию
психологических особенностей «коммуникантов» и позволяет объяснить ряд важных
ее черт, в том числе мешающих ее эффективной реализации. Однако даже взятое
лишь в его психологической части понятие коммуникативной функции также многозначно
и требует разностороннего раскрытия. Оно включает три собственно
психологических аспекта: коммуникативное поведение руководителя,
коммуникативные явления и коммуникативные процессы его деятельности.
Поэтому основное внимание будет уделено
нормативной характеристике коммуникации именно как функции управления.
Характеристика содержания коммуникативной функции включает следующие основные направления:
· определение сущности и выявление специфики коммуникативной функции;
· анализ основных видов и типов коммуникаций в организационных системах;
· определение структурных компонентов и основных этапов коммуникативного процесса;
· характеристика форм реализации коммуникативной функции;
· анализ характерных трудностей и ошибок («барьеров») коммуникативной функции;
·
описание общих требований, направленных на оптимизацию
коммуникативной функции (принципов оптимальной коммуникации) [1, 184].
Сущность коммуникативной функции руководителя и ее основная задача заключаются в обеспечении оптимального обмена информацией внутри организации между отдельными ее подразделениями и индивидами (а также — с внешним окружением). Критерием оптимальности при этом выступает то, насколько существующая коммуникативная сеть содействует достижению общих целей организации.
Создание эффективных коммуникаций достигается несколькими основными путями. Так, формулировка ясной, четкой и определенной цели организации, а также ее конкретизация на подцели для каждого подразделения сама по себе «снимает» многие вопросы, делает излишними дополнительные разъяснения и оптимизирует коммуникации. Адекватный и детализированный план, четко регламентирующий основные виды работ подразделений и их нормативы, также является действенным средством урегулирования деловых контактов. Далее, правильно выбранный тип организации (экономичность ее структуры, отсутствие дублирующих подразделений, множественного подчинения в ней) также содействует созданию оптимальной коммуникативной сети. Наконец, эффективная система контроля — его справедливость, понятность подчиненным, гласность, систематичность — все это устраняет «ненужные разговоры», выяснения и конфликты.
Таким образом, можно видеть, что средствами реализации коммуникативной функции являются все иные — основные управленческие функции (целеполагание, планирование, организация, мотивация, контроль). Данное обстоятельство отчетливо указывает на специфичность коммуникативной функции. С одной стороны, коммуникативная функция является предметом специального регулирования со стороны руководителя. Но, с другой стороны, она в еще большей степени обеспечивается не непосредственно, а через все иные управленческие функции в ходе их реализации. Существует и обратная зависимость: в основном именно через коммуникативную функцию руководитель реализует все иные свои функции. В этом и заключается главная специфическая особенность рассматриваемой функции: чем менее она представлена как самостоятельная и чем в большей степени она реализуется «за счет» других функций, тем выше ее собственная эффективность. И наоборот, она выходит на первый план, требует от руководителя особо пристального внимания в тех случаях, когда «организация дает сбои» — работает неэффективно. Как справедливо отмечают в этой связи Г. Кунц и С. О. Доннел, «…области наиболее высокой концентрации информационной плотности... сопряжены с теми, где активность незначительна или отсутствует вообще» [2,260].
Тот факт, что через коммуникативную функцию
реализуются все иные управленческие функции деятельности, делает понятными
данные, согласно которым от 50 до 90% всего рабочего времени руководителя
заполнено именно коммуникациями. Кроме того, 73% американских, 63% английских и
85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути
достижения высокой эффективности их организации [3,300]. Таким образом, проблемы менеджмента деловыми
коммуникациями в современных структурах структурах является актуальными и с
учётом научного, коммуникационного технического прогресса требует дальнейшего
совершенствования и исследования.
Литература:
1. Корпоративное управление: Учебное пособие/ Под ред. С.А.Абдильдина.- Алматы: Агроуниверситет, 2007.- 184с.
2.
Бельгимбаев,
А.К. Менеджмент: Учебное пособие / А.К. Бельгимбаев, А.Б. Рахимбаев.-
Алматы: Нұр-Пресс, 2009.- 1 электр. опт. диск.