Студентка Пономаренко Н.В., к.т.н. Гадецкая З. М.

Академія пожежної безпеки, Україна

АВТОМАТИЗАЦІЯ ДІЛОВОДСТВА В СЛУЖБАХ ТА ПІДРОЗДІЛАХ ДЕРЖАВНОЇ СЛУЖБИ З НАДЗВИЧАЙНИХ СИТУАЦІЙ ЗАСОБАМИ ВПРОВАДЖЕННЯ СИСТЕМИ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ АСКОД

Сьогодні завдання радикального реформування підрозділів служби цивільного захисту в значній мірі перетинаються з завданнями їх інформатизації. В залежності від того, як установа забезпечена сучасними технічними і програмними засобами, залежить процес успішної діяльності установи. Засоби оргтехніки є обов’язковою умовою раціональної організації роботи та підвищують продуктивність праці в установі.

Хоча підрозділи Державної служби України з надзвичайних ситуацій мають досить сучасну, укомплектовану базу програмних засобів, але зовсім мало застосовують спеціалізовані системи. Тому нами пропонується до впровадження у роботу установи автоматизована система контролю та організації діловодства АСКОД, яка б дозволила працівникам підрозділів Державної служби України з надзвичайних ситуацій автоматизувати роботу основних структурних підрозділів цієї установи.

АСКОД - розрахована на використовування фахівцями діловодства в міністерствах, відомствах, інших державних установах і на підприємствах. Цей програмний продукт, розроблений компанією "ІнфоПлюс", забезпечує роботу як окремого секретаря, так і цілих структурних підрозділів.

Система впроваджена і успішно функціонує в Адміністрації Президента України, Національному банку України і його регіональних управліннях і установах, Міністерстві України з питань надзвичайних ситуацій і справ захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи (МЧС України), Вінницької, Київської, Чернігівської обласних держадміністраціях, Київській обласній податковій адміністрації, комерційних банках і окремих міністерствах.

Система поставляється в двох конфігураціях [1]:

· АСКОД Корпоративний - використовує СУБД Oracle;

· АСКОД Стандартний - використовує СУБД Interbase/Firebird.

Автоматизована система АСКОД Стандартний орієнтована на вітчизняну модель діловодства. АСКОД Стандартний розроблено з використанням сучасних засобів проектування систем, виконаних у графічному інтерфейсі в технології клієнт-сервер. Контроль виконання документів здійснюється за допомогою постановки документів на контроль та створення контрольних карток. Із завершенням календарного року виконані картки переносяться до бази даних минулих років, де передбачено їх пошук за різними ключами та друкування. Автоматизована система контролю та організації діловодства АСКОД Стандартний створена з метою ефективного використання прогресивних комп'ютерних технологій у діловодстві, вдосконалення методів опрацювання документів i контролю за їх проходженням і виконанням у організаціях та їх структурних підрозділах.

Автоматизація процесів діловодства повинна здійснюватися на основі упорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм документів. Автоматизація впроваджується на всіх етапах процесу діловодства: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за проходженням і виконанням, тощо.

Створення, впровадження та експлуатація АСКОД Стандартний здійснюється на основі архітектури "клієнт-сервер" з використанням систем керування базами даних (СКБД) Interbase/Firebird та Windows-середовища, що дозволяє значно поліпшити якість та ефективність функціонування програмно-технічних комплексів, розширює коло задач з питань діловодства, які можна вирішувати за їх допомогою, а також значно зменшує вартість системи.

Система забезпечує можливість створення тимчасових і використовування встановлених схем розсилки документів у вигляді переліку адресатів з відповідними поштовими і іншими реквізитами. При цьому не виключається відправлення документа на одного адресата без встановлення схеми розсилки [2].

Система АСКОД сприяє підвищенню оперативності опрацювання службових документів, поліпшенню виконавської дисципліни, більш якісній взаємодії між співробітниками організації та її структурними підрозділами.

Впровадження в діяльність Державної служби України з надзвичайних ситуацій автоматизованої системи контролю та організації діловодства АСКОД Стандартний дозволить автоматизувати процес обробки кореспонденції шляхом використання сучасних комп'ютерних технологій у діловодстві, впровадження єдиної технології опрацювання вхідної, вихідної кореспонденції, розпорядчих (внутрішніх) документів та звернень громадян, контролю за їх проходженням і виконанням, а також дозволить підвищити оперативність опрацювання службових документів, поліпшити виконавську дисципліну, та більш якісну взаємодію між співробітниками структурних підрозділів Державної служби України з надзвичайних ситуацій.

Література:

1. http://www.infoplus.kiev.ua.

2. http://www.ascod.ru.