Мамбетова К.Б.

К.т.н. Нестерова Н.С.

Негосударственное частное образовательное учреждение высшего профессионального образования Академия маркетинга и социально-информационных технологий (ИМСИТ) г. Краснодар, Россия

Информационная система кафедры ВУЗа

В связи с необходимостью автоматизации документооборота кафедры ВУЗа была создана информационная система на базе 1С: Предприятие 8.2, состоящая из двух подсистем: справочники и документация.

Справочники содержат информацию по следующим категориям:

· список преподавателей кафедры;

· перечень дисциплин кафедры (бакалавриат);

· перечень дисциплин кафедры (магистратура);

· перечень дисциплин кафедры (специалитет);

· штатный формуляр;

· учебно-методические материалы по дисциплинам кафедры;

· приказы;

· результаты научно- исследовательской работы преподавателей кафедры.

Меню справочники приведено на рисунке 1.

Рисунок 1- Меню Справочники

Документы разбиты на разделы:

· поручения сотрудникам кафедры;

· выписки из учебного плана;

· планы распределения педагогической нагрузки преподавателей кафедры;

· индивидуальные планы преподавателей;

· контрольные карточки и сводки выполнения педагогической нагрузки преподавателями;

· экзаменационные билеты, вопросы к зачетам по дисциплинам кафедры;

· текущие приказы;

· реестры дел, сданных в архив;

· акты.

Меню Документы приведено на рисунке 2.

Рисунок 2 –Меню Документы

В справочники внесена информация, которая не изменяется в течение учебного года (дисциплины кафедры, списки преподавателей и т.д.).

Учебно-методические материалы включают: рабочие программы, календарно-тематические планы дисциплин, задания и методические указания по самостоятельной работе, тесты, задания и методические указания по выполнению контрольных и курсовых работ и т.д.

В подсистеме «Документы» структура каждого конкретного вида документа определяется при его создании в конфигураторе. У любого вида документа существуют реквизиты, которые создаются автоматически – это «Да» и «Номер». Другие реквизиты документа определяются в конфигураторе отдельно для каждого создаваемого вида.

Рассмотрим документ «Поручения сотрудникам кафедры» (рисунок 3). При вводе нового поручения выбирают "Действия - Добавить". На экране появляется форма для заполнения реквизитов. После заполнения форма закрывается и данные сохраняются.

Рисунок 3 –Поручения сотрудникам кафедры

В качестве примера приведен документ «Экзаменационные билеты, вопросы к зачетам» (рисунок 4)

Рисунок 4 – Экзаменационные билеты, вопросы к зачетам

Анализ документов подсистемы позволяет вести оперативное управление кафедрой. Например, по окончании семестра создают сводную ведомость выполненной педагогической нагрузки. На основании полученных результатов выполняют её корректировку на следующий семестр.

Информационная система в настоящее время проходит опытную эксплуатацию в Академии ИМСИТ, г. Краснодар.