Сунатиллаев А.Р., студент 4 курса спец. «ИС»,

Научный руководитель: Укубасова Г.С., Ph.D, к.э.н., профессор

Казахский экономический университет им.Т.Рыскулова

Республика Казахстан, г. Алматы

ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА ВЕДЕНИЯ ДОГОВОРОВ НА ПОСТАВКУ ПРОДУКЦИИ ФИРМЫ

На данный момент в большинстве фирм Казахстана договора на поставку продукции составляются и хранятся в письменном виде. Вся информация, касающаяся данных о клиентах и документация хранится в архиве в бумажном виде и у каждого исполнителя в различных форматах. Обработать информацию и отследить правильность заполнения документов сложно. Поэтому было принято решение разработать информационную систему — ведение договоров с клиентами на поставку продукции фирмы, чтобы сократить время обработки договоров с клиентами.

Предлагаемая система может использовать одну из следующих операционных систем: Windows Vista, Windows 7, Windows 8. На клиентских компьютерах должен быть установлен пакет программ Microsoft Office или OpenOffice. В качестве СУБД используется SQL-сервер Firebird 2.1. Firebird обеспечивает безопасность доступа пользователей к серверу с помощью идентификатора пользователя и зашифрованного пароля. Как и любой другой сервер баз данных, Firebird использует соответствующие средства защиты физического, сетевого доступа и файловой системы. Дополнительным средством защиты Firebird является его запуск как сервиса операционной системы, а не как приложения, что не позволяет осуществить его удалённую перезагрузку без административных прав доступа к системе. Для обмена данными между серверной и клиентскими частями автоматизированной системы используется протокол TCP/IP порт 3050 и 3051. Это позволяет, при необходимости, конфигурировать средства Firewall, для разрешения или запрета доступа компьютеров в локальной сети к серверу Firebird [1].

Доступ к базе данных Firebird клиентское приложение получает при помощи специального пользовательского идентификатора и зашифрованного пароля. Шифрование пароля осуществляется при помощи алгоритма хеширования DES (Data Encryption Standart, стандарт шифрования данных). Информация о данном идентификаторе пользователям системы полностью недоступна. Доступ клиентских приложений к базе данных с правами администратора не используется.

В качестве среды разработки выбрана интегрированная среда разработки приложений Borland Delphi 7 со встроенным языком программирования Object Pascal, руководство по разработке приложений в данной среде приведено в работе [2].

Для такого типа систем принято использовать совокупность двух приложений: сервер и клиент. Доступ к базе данных имеет только серверное приложение, а клиентские приложения — к основным функциям системы [3]. Таким образом, система имеет двух уровневую архитектуру с единым сервером и клиентскими приложениями, расположенными на узлах локальной сети — компьютерах всех отделов организации.

Разработана структура базы данных, которая состоит из следующих таблиц «Клиент», «Пользователь», «Дополнительная информация о клиенте», «Отчет», «Список логинов и паролей». Таблицы связаны между собой по ключевым полям: номер договора, ИНН\БИН.

В клиентском приложении реализованы функции по заполнению и редактированию базы данных. В процессе функционирования приложения формируются следующие формы документов: договор и дополнительные соглашения. Ведение журнала действий исполнителя и поиск по всем записям.

Для реализации описанных выше функций разработаны модули: модуль информации о клиентах; модуль дополнительной информации о клиентах; модуль информации об исполнителях; модуль формирования документов; модуль журнала действий. Каждый из модулей имеет функции хранения, просмотра, чтения и редактирования информации.

Пользовательский интерфейс системы имеет стандартную цветовую гамму, используемую для продуктов компанией Microsoft.

Приложение системы имеет русскоязычный интерфейс, обеспечивает удобный доступ к основным функциональным возможностям системы.

На главной форме располагается панель инструментов с кнопками управления, навигации и табличное представление данных. Манипулирование данными производится через диалоговые окна, все элементы которых подписаны.

В главном окне программы в нижней части выдаётся следующая информация:

- имя авторизовавшегося пользователя;

- системное время.

Минимально допустимое разрешение — 800х600. Допускается работа программы в режиме 640х480 (при этом рабочая область окна основного меню может несколько выходить за пределы экрана).

Главная форма программы содержит меню со следующими пунктами: «Справочники», «Печать документов», «Выход». Пункт «Справочник» имеет подпункты «Клиенты», «Исполнители», «Администрирование».

Подпункт «Клиенты», содержит информацию обо всех клиентах, их юридические и контактные данные, на форме отображены таблицы «Клиент» и «Дополнительная информация».

Подпункт «Справочник, исполнители», предназначен для просмотра персональной информации о пользователе. Для того чтобы вносить какие-то изменения в данных необходимы права администратора. Подпункт «Администрирование» доступна только пользователю с правами администратора, и служит она для того, чтобы вносить изменения в данные всех пользователей системы. Доступные данные для редактирования:

- номер договора;

- Ф. И. О;

- должность;

- контактный телефон;

- логин.

Перечисленные формы системы содержат элементы просмотра данных, элементы навигации по данным и элементы управления «Добавить запись», «Удалить запись», «Редактировать запись», «Закрыть форму». Пункт «Печать документов» имеет подпункты «Договор», «Дополнительное соглашение». Данные формы должны содержать элементы ввода данных для формирования печатных документов.

При выполнении операции сохранения документа или отчета в файл Microsoft Word, открывается стандартное диалоговое окно выбора файла для сохранения.

Создание и внедрение автоматизированной информационной системы ведения договоров на поставку продукции фирмы реализует следующие задачи: удобство хранения информации каждого исполнителя; автоматизация и централизация данных о клиентах; сокращение времени на формирования договоров и дополнительных соглашений; удобство отслеживания рабочих действия исполнителя за счет хранения информации и поиска по всем записям.

Данная система разрабатывается для автоматизации ведения договоров на поставку продукции фирмы и может быть использована в организациях с большой базой клиентов.

Литература:

1. Борри Х. Firebird: руководство разработчика баз данных: Пер. с анrл. СПб.: БХВ Петербург. - 2006. - 1104 с.

2. Архангельский А. Я. Программирование в Delphi 7, СПб.: БХВ Петербург. - 2003. - 1152 с.

3.Гвоздева И. А. Лаврентьева И. Ю. Основы проектирования автоматизированных информационных систем: учебник. — М.: ИД «ФОРУМ»: ИНФРА-М. - 2007. — 320с.