Інформаційна підтримка системи управління підприємствами харчування

Даніалі Фарзам,

аспірант кафедри економіки, обліку і аудиту,

Європейський університет, м. Київ

Створення єдиного інформаційного простору на підприємстві харчування або в сукупності підприємств з можливістю інтеграції техніко-економічних і фінансових даних, розподілених по різних каналах, досягається при комплексному підході до впровадження інформаційних технологій в систему управління підприємствами харчування. Алгоритм впровадження запропоновано на рис.1.

Рис. 1. Алгоритм впровадження інформаційних технологій у систему управління підприємств харчування

Створення єдиного інформаційного простору з можливістю інтеграції даних, розподілених по різних каналах, досягається при комплексному підході до впровадження інформаційних технологій в управління підприємствами харчування, що складається з 10 етапів.

1. На етапі експрес-аналізу фінансово-господарської діяльності підприємства харчування проводиться:

1.1. Уточнення мети і завдань автоматизації.

1.2. Опис концепції підприємства харчування.

1.3. Опис організаційної структури підприємства харчування.

1.4. Опис проблем і слабких місць у структурі управління, що діє.

1.5. Опис проектних рисок і аналіз здійсненності проекту.

1.6. Розробка пропозицій по методах і засобах вирішення проблем за допомогою інформаційних технологій.

1.7. Визначення передбачуваних інформаційних технологій, оцінка вартості впровадження і використання.

Метою даного етапу є ухвалення ключових рішень щодо ініціації проекту автоматизації. Впровадження інформаційних технологій у процес управління підприємством харчування повинне виходити з концепції його діяльності і основних положень, необхідних для управління цим підприємством, а також співвідноситися з його фінансовими можливостями.

Комплекс таких заходів необхідний для визначення мінімально необхідних умов, що забезпечують можливість впровадження і використання інформаційних технологій.

При організації впровадження – інформаційних технологій необхідне усунення принципу їх фрагментарності за рахунок вибору сумісних програмних продуктів або створення алгоритмів інтеграції спочатку несумісних продуктів, що дозволить оцінювати поточну ефективність їх використання як комплексної системи, а також можливе підвищення ефективності за рахунок глибшої інтеграції елементів інформаційних технологій.

2. На підготовчому етапі відбувається вироблення підходу до управління проектними роботами і взаємодії учасників процесу автоматизації, зокрема спільно із сторонніми організаціями, що забезпечують впровадження інформаційних технологій.

Даний етап передбачає проведення наступних робіт:

2.1. Формування робочої групи.

2.2. Розробка технологічної схеми проекту.

2.3. Розробка системи управління проектом.

2.4. Визначення складу робіт і формальних регламентів прийому-здачі результатів робіт.

2.5. Розробка плану-графіка підготовки ключових користувачів.

2.6. Навчання ключових користувачів.

Навчання ключових користувачів можливе на території організації, що впроваджує інформаційні технології, або на базі підприємства харчування, що проводить автоматизацію. У першу чергу навчання повинні проходити системні адміністратори, члени робочої групи, а також менеджери верхнього і середнього рівнів.

3. На етапі передпроектного обстеження описуються існуючі бізнес-процеси підприємства харчування, розробляється й узгоджується структура і принципи роботи інформаційної системи.

Даний етап включає наступні роботи:

3.1. Опис бізнес-процесів і структур даних:

• збір загальних відомостей по підприємству харчування;

• опис діяльності підприємства харчування;

• формулювання цілей проекту і передпроектного обстеження;

• опис функціональних і організаційних рамок проекту;

• опис організаційної структури підприємства харчування;

• опис функціональних структур обстежуваних підрозділів;

• опис класифікаторів управлінського і бухгалтерського обліку, включаючи план рахунків;

• аналіз і опис існуючих бізнес-процесів;

• аналіз і опис існуючої системи автоматизації, рівня комп'ютерної письменності кінцевих користувачів і опис інфраструктури ІТ - служб;

• збір зразків первинних документів і звітів.

Даний комплекс робіт дозволить забезпечити відповідність інформаційної системи організаційній системі підприємства харчування і процесам, що відбуваються в ньому. Крім того, це дозволить отримувати на основі системи автоматизації інформацію, необхідну для здійснення управління.

3.2. Аналіз інформаційних потреб керівників з метою визначення форм звітності, необхідних для використання в управлінні:

• аналіз інформаційних потреб керівників;

• збір і аналіз існуючої управлінської звітності по керівниках;

• збір вимог і побажань керівників до майбутньої системи управлінської звітності і форм інформації для ухвалення рішень;

• визначення типових управлінських форм організації, що займається впровадженням.

3.3. Розробка пропозицій щодо автоматизації і рекомендацій щодо задоволення інформаційних потреб керівників:

• розробка пропозицій щодо автоматизації;

• розробка рекомендацій щодо задоволення інформаційних потреб керівників.

На даному етапі визначається орієнтовна кількість робочих місць, що підлягають автоматизації. На підставі цього розраховується попередня вартість робіт щодо впровадження інформаційних технологій.

4. На етапі розробки технічного завдання розробляється і затверджується документ, що є підставою для виконання робіт по установці і настройці системи автоматизації. На даному етапі виконуються наступні роботи:

4.1. Уточнення бізнес-процесів, що підлягають автоматизації.

4.2. Постановка завдань автоматизації.

4.3. Побудова моделей бізнес-процесів.

4.4. Формування словників, для стандартизації бази даних.

4.5. Опис вимог до програмних продуктів і технічних засобів з метою визначення можливості вибору з існуючих рішень або розробки персональної системи автоматизації на основі коректування типових програмних продуктів.

4.6. Опис вихідних форм.

4.7. Розробка конфігурації робочого місця.

4.8. Визначення остаточного складу й кількості робочих місць.

4.9. Формулювання вимог до побудови системи автоматизації й опис алгоритмів їх виконання.

4.10. Уточнення вартості.

4.11.Розробка програми приймально-здавальних випробувань. У разі залучення сторонньої організації щодо впровадження інформаційних технологій, на даному етапі необхідне залучення фахівців з інформаційних технологій підприємства харчування, на якому проводиться впровадження з метою раціоналізації процесу впровадження інформаційних технологій.

5. Реалізація етапу розробки контрольного прикладу передбачає розробку даних, на основі яких можливо перевірити відповідність створеної системи автоматизації вимогам технічного завдання.

6. Етап настройки інформаційної системи передбачає побудову розробленої відповідно до технічного завдання системи автоматизації. Роботи, що виконуються на даному етапі, наступні:

6.1. Установка програмних і технічних засобів, забезпечення зв'язку робочих місць між собою і з єдиною базою даних.

6.2. Організація бізнес-процедур, розроблених в технічному завданні, настройка словників і системних параметрів:

• настройка структур процесів і даних;

• модифікація баз даних і словників;

• настройка прав доступу користувачів до системи.

6.3. Розробка інструкцій по використанню системи і окремих призначених для користувача робочих місць.

6.4. Тестування і відладка системи на підставі контрольного прикладу.

Реалізація даних заходів можлива як на підприємстві харчування, що впроваджує систему автоматизації, так і на підприємстві-постачальнику інформаційних технологій.

7. На етапі тестування системи здійснюється введення комплексу інформаційних технологій в дослідну експлуатацію, контрольне тестування системи.

8. Етап навчання користувачів передбачає підготовку кінцевих користувачів до робочого використання системи автоматизації. Для реалізації цього етапу необхідне проведення наступних робіт:

8.1. Визначення співробітників, для навчання яких необхідне залучення фахівців.

8.2. Визначення місця проходження навчання (на робочих місцях підприємства харчування, на базі організації-постачальника інформаційних технологій).

8.3. Узгодження термінів і програми навчання.

8.4. Підтвердження освоєння матеріалу і придбання навиків роботи з системою автоматизації співробітниками.

9. На етапі введення в експлуатацію визначається графік підключення баз даних, робочих місць і початку їх експлуатації в робочому режимі:

9.1. Забезпечення готовності ІТ - служб підприємства харчування до експлуатації системи автоматизації.

9.2. Розробка графіка введення в експлуатацію робочих місць і баз даних.

9.3. Настройка прав доступу.

9.4. Проведення тестових випробувань стабільності роботи системи.

9.5. Повне або часткове імпортування даних з попередніх баз або введення початкових даних.

9.6. Консультування кінцевих користувачів на робочих місцях.

9.7. Остаточне формування словників.

9.8. Виявлення і усунення помилок програмного забезпечення.

9.9. Доопрацювання і розробка додаткових призначених для користувача процедур і вихідних форм.

9.10. Остаточна конфігурація робочих місць.

9. 11. Розробка остаточних призначених для користувача інструкцій щодо роботи з системою. Після реалізації даного етапу, інформаційні технології управління підприємством харчування готові до ефективної роботи.

Проте в процесі роботи можуть виникати додаткові завдання, при вирішенні яких необхідно адаптувати встановлені на підприємстві інформаційні технології, а також різного роду збої, викликані неправильними діями співробітників або умовами експлуатації. У зв'язку з цим необхідний технічний і/або консультативний супровід системи. З цією метою можливе укладення договору на надання таких послуг з організацією-постачальником інформаційних технологій або створення відповідної служби на підприємстві харчування.