Экономические науки/7.Учет и аудит

К.е.н., доцент Гаркуша С.А.

Сумський національний аграрний університет, Україна

Созонова Н.О.

Сумський будівельний коледж, Україна

Електронний документообіг: значення та вимоги

Десятки років опрацьовувалися схеми паперового документообігу, але сьогодні на зміну паперовим документам приходять електронні. Вже досить давно підприємства різних форм власності спілкуються шляхом обміну електронними документами. Насамперед це стосується взаємодії з фіскальними та іншими державними органами. І все більше підприємств переходить на внутрішній електронний документообіг, оскільки він не тільки економить час, але й полегшує роботу співробітників, знижує витрати паперових документів і т.д.

А.М. Новицький стверджує про важливість систем електронного документообігу, що формують нове покоління систем автоматизації різних процесів у країні. Запровадження електронного документообігу в органах державної влади та місцевого самоврядування повинне здійснюватися на основі однакового підходу та застосування єдиного програмного інструментарію [1, с. 19].

М. Плешакова-Боровинська [2] зазначає на те, що завдяки використанню електронних документів можна підвищити виконавську дисципліну працівників, зменшити час створення та роботи з документами (використовуючи нетрадиційні комунікаційні канали зв’язку), відстежувати поточні технологічні показники та в цілому покращити роботу підприємства.

К.В. Безверхий [3] також підтримує думку попереднього автора: використання систем електронного документообігу дасть можливість підприємству оптимізувати його документообіг та скоротити як витрати часу, так і матеріальні витрати на забезпечення процесу документообігу підприємства в цілому.

Електронні документи створюються, обробляються і зберігаються в системі електронного документообігу. Частина документів, на яких потрібна наявність «живих» підписів, роздруковуються і зберігаються ще й на паперових носіях. У цьому випадку слід встановити не тільки перелік документів, створення, зберігання і використання яких можуть здійснюватися виключно у формі електронних документів, а й перелік документів, які дублюються на папері.

Система електронного документообігу в першу чергу орієнтована на роботу з неструктурованою інформацією, тому спроби вирішення в ній деяких завдань будуть малоефективні. Розглянемо основні вимоги підприємств, які не доцільно реалізовувати в системі електронного документообігу:

Кадрове діловодство. Незважаючи на те, що кадрове діловодство прямо пов’язане з документами, завдання даного напрямку – не в управлінні самими документами, а в обліку і управлінні кадрами. Для автоматизації кадрового діловодства доцільніше використовувати спеціалізовані системи управління персоналом, які можуть бути інтегровані з системою електронного документообігу для зберігання та погодження неструктурованої інформації.

Облік фінансових документів. Аналогічна й ситуація зі структурованими фінансовими документами: рахунками-фактурами, накладними, актами виконаних робіт тощо. Для ведення податкового та бухгалтерського обліку, що ґрунтуються на первинних документах, призначені спеціалізовані бухгалтерські системи, а також спеціалізовані модулі ERP-системи.

Питання про економічну ефективність комп’ютерної техніки, впровадження інформаційних технологій і систем доцільно розглядати з позицій єдиної методології, вживаної для визначення ефективності суспільного виробництва і капіталовкладень. Як критерій економічної ефективності слід прийняти максимум продуктивності суспільної праці або мінімум суспільно необхідних витрат сукупної праці на одиницю виробленої продукції (робіт, послуг). Також менша кількість матеріалізованої в технічних засобах праці замінює більшу кількість живої праці, в цьому полягає економічний ефект впровадження комп’ютерної техніки, і на її основі інформаційних технологій і систем.

Оцінка ефекту від впровадження системи електронного документообігу по своїй суті нічим не відрізняється від оцінки ефективності ІТ-проекту, а оцінка ІТ-проекту – від оцінки будь-якого проекту підприємства. Іноді підприємства можуть впроваджувати інформаційні технології, практично не замислюючись про економічний ефект. В деяких випадках ефект порахувати практично неможливо, хоча необхідність впровадження сумнівів не викликає. А іноді підрахунок ефекту обходиться дорожче самої технології.

Система електронного документообігу – ефективне рішення для автоматизації управління документами та інформацією, впровадивши яку, можна отримати зручний інструмент для підвищення ефективності роботи підприємства за рахунок скорочення часу на обробку і пошук документів, обговорення та узгодження, контроль виконання доручень, підвищення виконавської дисципліни співробітників.

Список використаної літератури:

1. Новицький А.М. Електронний документообіг як елемент забезпечення правового регулювання становлення інститутів інформаційного суспільства [Текст] / А.М. Новицький // Науковий вісник Національного університету ДПС України (економіка, право). – 2013. – 4(63). – с.11-20.

2. Плешакова-Боровинська Марина. Системи електронного документообігу в діяльності промислових підприємств [Електронний ресурс] / Марина. Плешакова-Боровинська // Вісник Книжкової палати . - 2012. - № 7. - С. 35-38. - Режим доступу: http://nbuv.gov.ua/j-pdf/vkp_2012_7_10.pdf

3. Безверхий, К. В. Організація та методика електронного документообігу на підприємстві: стан та перспективи розвитку [Текст] / К. В. Безверхий. - С .16-25