Костунець Т. А., Чорноконь С. М.

Вінницький торговельно-економічний інститут

Київського національного торговельно-економічного університету, Україна

СУБД ACCESS: ЇЇ РОЛЬ ПРИ ОБРОБЦІ ІНФОРМАЦІЇ СУЧАСНОГО ПІДПРИЄМСТВА

Сучасні інформаційні технології використовуються практично в усіх сферах виробництва, в усіх сферах життя людини. В магазині, школі, університеті, на виробництві, всюди, де потрібні підрахунки, структуризація даних, пошук та збереження. Хотілось би звернути увагу, що роботу на сучасних фірмах і підприємствах важко уявити без технологій. Коли на підприємстві працює велика кількість працівників, виникає проблема систематизації і впорядкування даних. Величезні списки, які навіть при найменшій зміні потрібно переробляти, дуже обтяжують і уповільнюють роботу. Встановлення дорогих програмних продуктів допоможуть вирішити дану проблему, але не кожне підприємство може дозволити собі такі витрати. Рішення в даній ситуації може бути дуже простим, а саме використання програмного комплексу MS Office. Він є найпоширенішим пакетом автоматизації роботи в офісі. MS Access, що входить у комплект професійної версії комплексу, став стандартною програмою створення баз даних, яку використовують в сучасному бізнесі. MS Access є дуже корисним у бізнесі для організації документообігу, тому що дозволяє виключити дублювання і прискорити обробку документів клієнтів.

Access володіє великим набором інструментів для виконання різних маніпуляцій з базами даних. Для початківців користувачів велику допомогу надають майстри, які пропонують послідовність кроків з докладними підказками, для створення таблиць, форм, звітів і виконання інших дій. Конструктори надають досвідченим користувачам повні можливості по створенню об'єктів бази даних. Все це дозволяє швидко освоїти роботу з базами даних, використовуючи тільки візуальні засоби. Розроблена БД передбачає наявність зручних засобів уведення і відображення даних. Для введення текстової і цифрової інформації можуть використовуватися форми або імпортуватися дані з медичної апаратури, оскільки більшість сучасних апаратів формує результат безпосередньо в електронному вигляді [1].

СУБД Access може надати користувачеві такі можливості:

· створювати бази даних;

· додавати нову інформацію у вже існуючі БД;

· оновлювати або яким-небудь чином змінювати дані в БД;

· видаляти інформацію з БД;

· здійснювати перегляд даних у вигляді форм, звітів, різних вибірок та запитів;

· сортувати та класифікувати інформацію;

· надає доступ до таблиць і даних при використанні звітів чи електронних листів, Інтернету.

· здійснення зв'язків різних видів між таблицями;

· створення кнопкових форм і користувальницьких інтерфейсів управління базою даних всередині СУБД.

MS Access надає користувачеві такі три основні можливості: визначення даних, обробка даних і управління даними.

1. Визначення даних означає те, що користувач може визначити, які дані будуть зберігатися в базі даних, тип даних і зв'язки між ними.

2. Під обробкою даних розуміється будь-яке маніпулювання даними.

3. Управління даними дає можливість визначати, кому дозволено перегляд, оновлення і додавання інформації [2].

При роботі з даними з декількох таблиць встановлюються зв'язки між таблицями. Для того, щоб утворити зв’язки між таблицями передбачено спеціальне діалогове вікно, яке має назву Схема даних.

Для пошуку і відбору даних, які відповідають певним умовам, створюються запити. Вони дозволяють відновити або видалити кілька записів, виконати вбудовані або спеціальні обчислення і багато іншого. У результаті їх роботи із загальної бази формується результативна таблиця, яка містить частину загальної інформації. Задля того, щоб переглянути, ввести або змінити дані прямо в таблиці застосовуються форми. Форма являє собою електронний бланк, у якому є поля для введення даних. Ця функція дозволяє користувачеві відібрати дані з однієї або декількох таблиць і вивести їх на екран, використовуючи стандартний або створений користувачем макет для аналізу даних або роздруківки їх певним чином використовується звіт. Наприклад, можна створити і надрукувати звіт, який групує дані і обчислює підсумки.

Таблиці, що складають базу даних не є самостійними документами. Сама база – це документ. Їй відповідає певний файл на диску, і є можливійсть зробити його копію. Структура таблиць – це також документ. В деяких системах вона має окремий файл, а в деяких такого файла не має, але структура таблиць входить у склад загального файла бази даних наряду з запросами, формами та іншими об’єктами.

На сучасних фірмах, підприємствах робота без цієї програми може значно уповільнюватись. MS Access спростить складання, зміну і обробку списків працівників, постачальників, сировини, вже виготовленої продукцію, точок збуту і інші.

Перевагами програми MS Access при роботі на підприємствах є: дуже простий графічний інтерфейс, що надає можливість навіть не досвідним працівникам розібратись у програмі; програма дає можливість зберігати велику кількість даних в одному документі, що зменшує вірогідність заплутатись в інформації, або загубити її; автоматизації певних підрахунків; легкий спосіб введення та видалення товару чи клієнта; наявність поля OLE, що дає змогу вставляти фото продукції.

Ще важливим аргументом на користь MS Access є те, що в цій програмі всі таблиці пов’язані між собою. І коли потрібно змінити однакові поля в різних таблицях, змінити можна тільки в одній з них, а каскадне видалення і каскадна зміна, автоматично змінять інформацію в інших. MS Access на сьогоднішній день є одною з найбільш популярних програм для роботи з базами даних.

Отже, MS Access – програма, без якої більшість сучасних підприємств, фірм, товариств не уявляють свого існування. Вона забезпечує їх нормальне функціонування. Використання СУБД Access допоможе вирішити існуючі проблеми інформаційного забезпечення та значно підвищити ефективність роботи.

Література:

1. Дворнік М. В. Розроблення бази даних в середовищі MS Access / М.В. Вдовіченко// Електроніка та системи управління. - 2010. - №2(24). – C. 123-126

2. Вдовіченко А. С. Використання MS ACCESS при обліку праці та розрахунках заробітної плати / А.С. Вдовіченко//Управління розвитком. -2013. - №14(154). – C. 88-90.