Доц. кафедри менеджменту та маркетингу Борисевич Є.Г.,

студент Кушнир О.О.

Одеська національна академія зв‘язку ім. О.С. Попова, м. Одеса, Україна

Методи обстеження системи електронного документообігу при реалізації сучасних бізнес-процесів

У сучасних умовах оцінка ефективності проектів впровадження інформаційних систем стає звичайною практикою, і впровадження систем електронного документообігу - не виключення. Організація й впровадження систем електронного документообігу (СЕД) - один із самих популярних проектів в області інформаційних технологій. Впровадження цих систем повинне привести до прискорення документообігу, зниженню витрат на роботу з паперовими документами , скороченню часу пошуку документів, підвищенню виконавської дисципліни. Доцільно визначити основні показники, які можуть використатися для оцінки якості впровадження.

1. Відношення кількості електронних документів, створених у системі, до кількості карток реєстрації паперових документів. При комплексному впровадженні всі вхідні документи повинні переводитися в електронний вид, а вихідні - відразу створюватися в системі, і, якщо відношення кількості електронних документів до кількості карток реєстрації паперових документів менше 100%, те це говорить про те, що частина документів обробляється тільки в паперовому виді.

2. Охоплення співробітників. При комплексному впровадженні в системі працюють майже всі співробітники, пов'язані з документами, і відношення кількості фактичних користувачів системи до загальної кількості керівників або інженерно-технічних працівників, чия діяльність пов'язана з документами, повинне наближатися до 100%.

3. Відношення числа документів, що мають електронно-цифровий підпис, до числа вихідних карток реєстрації. Значення показника більше 100% означає, що вдалося скоротити число паперових документів, що підписуються, а значить що друкуються і скануються. Адже досягти такого значення можливо лише в тому випадку, коли частина документів залишається тільки в електронному виді й у паперовий не переводиться.

4. Інтеграція з існуючими системами. При комплексному впровадженні всі існуючі на підприємстві системи рано або пізно інтегруються в певному обсязі, наприклад, єдині довідники, спільна робота з договірними документами, заявками. Це показник впровадження й показник класу системи, тому що не всі системи легко можуть бути інтегровані.

Перераховані показники наочно демонструють ефект від впровадження системи електронного документообігу. Якщо система більшості заданих критеріїв не відповідає, то швидше за все ефект від її отриманий не буде. У кожному разі ефект підвищується з ростом масштабів проекту.

Оцінювати можна прямий економічний ефект (збільшення прибутку або скорочення витрат за винятком витрат на систему й впровадження) і непрямий (показники, у грошовому вираженні не виміряються, але, що впливають на одержання прямого ефекту), що може відбивати ступінь досягнення запланованих результатів. Показники для оцінки можуть бути якісними й кількісними.

Кількісні характеристики при впровадженні систем електронного документообігу в основному пов'язані зі зменшенням витрат робочого часу у зв'язку зі скороченням часу на пошук документів і їхнє узгодження, на ознайомлення з документами; зменшенням обсягу рутинних операцій. Скорочення витрат робочого часу дає економію в зарплаті, але не за рахунок звільнення співробітників, а за рахунок відсутності необхідності приймати додаткових співробітників для виконання нових завдань. Крім того, вивільняється час для виконання інших, більш інтелектуальних завдань, що дають більший прибуток підприємству

Кількісні показники можуть бути й іншими. Наприклад: зменшення числа паперів на столах співробітників і керівників, що свідчить про скорочення видаткових матеріалів; прискоренні документообігу й, як наслідок, всіх процесів.

Більшість перерахованих критеріїв оцінки якості впровадження й кількісних показників для оцінки ефекту від впровадження можуть бути розраховані по досить простих формулах, наприклад:

T = (t₀ — t₁) · k,

де T - економія часу співробітників на узгодження документів після впровадження системи електронного документообігу;

t₀ і t₁ — час, затрачуваний співробітником на збір підписів і узгодження документа відповідно до й після впровадження системи електронного документообігу;

k - кількість документів, узгоджуваних на місяць.

Однак зібрати вихідні дані - завдання нетривіальна, адже така статистика, швидше за все, не велася, тому можна запропонувати використати прямі виміри й експертні оцінки. Для проведення прямих вимірів можна, наприклад, використати аналіз даних впровадженої системи (звіти по завантаженню персоналу, кількості створених документів, прострочених завдань; підрахунок видаткових матеріалів за бухгалтерським даними. У ході проведення обстеження не всі показники піддаються прямим вимірам.

Таким чином, найбільш достовірні результати в нашому випадку дасть метод експертної оцінки. На основі світової практики можна запропонувати кілька видів оцінок експертів: безпосередня чисельна оцінка (суб'єктивна), система ранжирування (пріоритети цілей), оцінка за принципом «можливо/неможливо», система балів (відповідність очікуванням).

Література:

1. Евтизиев В.В. Совершенствование систем управления электронным документооборотом/ В.В.Евтизиев, – М.: Стандарты и качество, 2011. – 108 с.