Павлюк Т.І.

Науковий керівник: Косминко М. В.

Буковинська державна фінансова академія, Україна

ПЕРЕВАГИ ТА ПРОБЛЕМИ ОРГАНІЗАЦІЇ

АВТОМАТИЗОВАНОГО ОБЛІКУ.

Постановка проблеми. Економічна ситуація на підприємствах України вимагає від суб’єктів господарської діяльності своєчасних ефективних управлінських рішень. Інструментом для одержання такої інформації виступає система бухгалтерського обліку, яка надає керівництву підприємства оперативну, достовірну та об’єктивну інформацію. Ефективне досягнення цієї мети можливе лише при автоматизації бухгалтерського обліку на підприємстві, яка забезпечить вирішення багатьох завдань.

Актуальність теми полягає в тому, що обчислювальна техніка суттєво підвищує якість обробки облікової інформації, зменшується кількість ручних операцій з обробки первинних документів, систематизації облікових показників, заповнення регістрів та звітних форм. Облікова праця стає більш творчою, спрямована на організацію й удосконалення обліку.

Аналіз останніх публікацій та досліджень. Питання автоматизації обліку знайшло відображення в міжнародних стандартах обліку та звітності, в англомовній економічній літературі, в практичній діяльності зарубіжних та вітчизняних підприємств, а також в працях вчених І.П.Бабенка, В.М. Давидова, Д. Танскотта, В.Д. Завгороднього, В.Ф. Палія, Е.Н Воєвудського, тощо [3,73].

Метою даної роботи є висвітлення передумов організації автоматизованого управлінського обліку, його переваги та проблеми.

Підготовка підприємства до комп’ютеризації починається з видання

наказу про зміни в його структурі, документообігу, у розподілі обов’язків між працівниками при переході на нову технологію обробки облікової інформації. Такий наказ видають у довільній формі, але в ньому мають бути обов’язково зазначені строки переходу до нової технології та прізвища осіб, відповідальних за впровадження й експлуатацію інформаційної системи.

При комп’ютеризації обліку постають питання: що автоматизувати, навіщо, як і в якому обсязі. Впроваджуючи ту чи іншу автоматизовану систему обліку, підприємство впроваджує не просто програмні продукти, а нові методики управління підприємством.

Важливе значення у автоматизації бухгалтерського обліку відіграють функції:

1. Інформаційна – забезпечення керівників всіх рівнів управління інформацією для поточного планування, контролю і прийняття рішень;

2. Комунікаційна – формування інформації, яка є засобами внутрішнього комунікаційного зв’язку між рівнями управління і різними структурними підрозділами одного рівня;

3. Контрольна – оперативний контроль та оцінка результатів діяльності внутрішніх підрозділів і підприємства в цілому, в досягненні мети;

4. Прогнозна – перспективне планування і координування розвитку підприємства в майбутньому [3,74].

Проектуючи комп’ютерні системи бухгалтерського обліку, фірмі – розробнику доцільно використовувати власний досвід на аналогічних підприємствах разом з досвідом економічних служб підприємств-клієнтів.

На стадії проектування формують вимоги до створеної комп’ютерної системи. Для цього необхідно забезпечити співпрацю широкого кола фахівців – юристів, програмістів, інженерів, керівників підрозділів, а також майбутніх користувачів системи, які безпосередньо будуть працювати у сфері автоматизованого обліку. Під час проектування уточнюють процедури взаємодії облікового персоналу і напрями руху документів у системі, узгоджують і затверджують форми необхідних звітів, складають проектну документацію (як документацію користувача, так і технічну ). При цьому фірма-розробник програмного забезпечення, аналізуючи технологію роботи бухгалтерії замовника та структуру системи бухгалтерського обліку, пропонує заходи з перерозподілу виконавців між ділянками роботи й організації роботи їхньої взаємодії. Слід мати на увазі, що комп’ютеризація - це безперервний процес. Тому слід погодитися з пропозицією щодо складання конкретного технічного завдання, яке в майбутньому не доведеться модифікувати в договорі право на певні зміни технічного завдання в процесі проектування [4, 48].

Однак існує проблема пов’язана з вибором програмного забезпечення, яке б найбільш повно розкривало інформацію, сформовану за даними бухгалтерського обліку. Більшість існуючих бухгалтерських програм самостійно виконують тільки рознесення проводок в регістрі обліку. Крім того як правило бухгалтерська програма розробляться програмістом, знайомим з обліком з чужих слів, або бухгалтером, не знайомим з усіма тонкощами системного програмування.

За умови автоматизації управлінського обліку інформація, що генерується програмою, повинна бути зрозумілою користувачу. На рівні комп’ютерної програми повинен зникнути поділ бухгалтерського обліку на фінансовий, управлінський та інші види. Якщо цей технічний крок буде зроблено і буде досягнута компактність, зручність, простота і надійність програмного забезпечення, то, облік на підприємстві стане єдиним.

Іншою важливою проблемою, на яку слід звернути увагу при проектуванні комп’ютерної системи бухгалтерського обліку, є можливість пристосування програм до змін у законодавстві. Незважаючи на те, що бухгалтерський облік – найбільш регламентована управлінська підфункція, його не можна розглядати як побудований жорстокий механізм, суть якого зводиться до незмінних алгоритмів і програм. Натомість, він є динамічною системою, що постійно вдосконалюється і змінюється. Якщо під час проектування системи не врахувати цього аспекту обліку, то експлуатація комп’ютерної системи може значно ускладнитись, а іноді стати зовсім неможливою [2, 60].

На етапі впровадження й удосконалення системи відбуваються укладання угод та поставка технічних інструментальних програмних засобів для служби підтримки нової системи. Після того як проект з автоматизації обліку створено, необхідною умовою його успішного впровадження є вдалий вибір працівників та їх підготовка до роботи з інформаційною системою: силами робітників системи, спеціальні курси, підвищення кваліфікації. Під час такого навчання кожен працівник має не лише зрозуміти зміни у своїх посадових обов’язках, а й навчитися працювати з обчислювальною технікою

У межах цього етапу відбувається:

-укладання угоди та розробка прикладного програмного забезпечення;

-організація робіт із створення телекомунікаційної системи підприємства;

-проведення навчання та семінарів спеціалістів, керівників середньої ланки, а також вищого керівництва;

-укладання угод і придбання устаткування інформаційної системи підприємства, встановлення та монтаж, пусконалагоджувальні роботи;

пробно-промислова експлуатація додаткового програмного забезпечення, що реалізує функції підсистем [3, 73].

Комп’ютеризація обліку на підприємстві надає ряд переваг для управлінського обліку, серед яких:

- оперативне ведення, обробка і формування вихідної інформації;

- безпосереднє забезпечення контролю інформації;

- збільшення швидкості обліку інформацією між управлінськими органами і керованими об’єктами;

- заповненням форм внутрішньої бухгалтерської звітності;

- зменшення витрат часу на підготовку інформації;

- значне вдосконалення самого процесу організації обліку [2, 62].

Таким чином, автоматизація обліку підвищує ефективність і прискорює процес обробки даних, надає оперативну інформацію для прийняття рішень, значно підвищує рівень роботи підприємства. Тому доцільно впроваджувати автоматизовану систему обліку не з метою отримання глобального результату, а для вирішення локальних проблем.

Література:

1. Івахненков С.В. Сучасні інформаційні технології управління підприємством та бухгалтерія: проблеми та виклики. ⁄⁄ Бухгалтерський облік та аудит. – 2006. – №4. – С. 52 – 58.

2. Івахненков С.В. Упровадження програмного забезпечення обліку і контролю: потенційні переваги і реальні проблеми. ⁄⁄ Бухгалтерський облік і аудит. – 2007. – №2. – С. 56 – 62.

3. Інформаційні системи і технології в економіці / Під. ред. В.С. Пономаренко. – Київ: Академія, – 2002. – С. 72 – 81.

4. Муравський В. Документування в умовах повної автоматизації обліку. ⁄⁄ Бухгалтерський облік і аудит. – 2008. – №5. – С. 49 – 51.

.