Недоступ К.К.

Національний юридичний університет імені Ярослава Мудрого

Гресь Н.Л., Долина М.А.
Державний ВНЗ «Національний гірничий університет»

ЩОДО НАЯВНОСТІ ПЕЧАТКИ НА ПЕРВИННИХ ДОКУМЕНТАХ

Підставою для бухгалтерського обліку є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій [1, п. 1 ст. 9]. Керівник підприємства, установи забезпечує фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій, що були проведені, у первинних документах та виконання всіма підрозділами, службами і працівниками правомірних вимог головного бухгалтера щодо порядку оформлення та подання для обліку відомостей і документів [2, п. 2.13].

Порядок створення, прийняття та відображення у бухгалтерському обліку первинних документів регламентують Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність» [1] (далі Закон № 996-XIV) та Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку № 88 [2] (далі Положення № 88).

Оформлений з урахуванням всіх законодавчо встановлених вимог первинний документ набуває юридичної сили та доказовості. Реквізити первинних документів визначено законодавцем (табл.).

Таблиця

Реквізити первинних документів

Закон № 996-XIV [1, п. 2 ст. 9]	Положення № 88 [2, п. 2.4]
реквізити
обов´язкові		додаткові
назва документа (форми)	назва документа (форми)	ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру
дата і місце складання	дата і місце складання	номер документа, підстава для здійснення операцій
назва підприємства, від імені якого складено документ	найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ	дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо
зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції	зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі)
посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;	посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення
особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції	особистий чи електронний підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції

Як видно з табл. Закон № 996-XIV і Положення № 88 вимагають заповнення в первинних документах одних й тих самих обов’язкових реквізитів, серед яких печатка відсутня. Так, відповідно до чинного законодавства [2, п. 2.5] «документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою». Отже, печатка наразі не визнається обов’язковим реквізитом первинного документа.

Відомо, що первинні документи складаються на бланках типових і 

спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм [2, п. 2.7].

Таким чином, якщо бланк документа має реквізит «М.П.» – то його заповнення (проставляння печатки) є обов’язковим, такий документ без печатки не має юридичної сили. Вважається, що у випадку відсутності одного або кількох обов’язкових реквізитів первинного документа, він не може бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку.

З'ясуємо, як правильно проставляти на документах відбитки печатки та штампу.

Для зручності роботи, окрім основної посвідчувальної печатки, підприємства мають додаткові (спеціалізовані) посвідчувальні печатки: для різних видів документів (для фінансових документів, для податкових накладних, для рахунків, для довідок і т.п.), із зазначенням структурного підрозділу підприємства.

Звертаємо увагу на те, що «печаткою … засвідчують підпис відповідальної особи», її відбиток «повинен добре читатися», його «слід проставляти таким чином, щоб він охоплював частину (3–4 літери) назви посади особи, яка підписала документ» [3, пп. 3.26]. Відбиток штампу необхідно проставляти на вільному від тексту місці документу. Відбитки печатки і штампу не повинні накривати текст документу. Нанесення відбитків печатки та штампу на текст документу, ускладнює прочитання їх змісту та проведення (за певних умов) технічної експертизи документу.

Отже, кожному підприємству (організації, установі) необхідно визначити перелік документів, на які ставиться відбиток печатки, у внутрішньому нормативному документі – інструкції з діловодства.

Література:
1.Про бухгалтерський облік та фінансову звітність: Закон України 16.07.1999 р. № 996-XIV [Електронний ресурс] – Режим доступу: http://zakon4.rada.gov.ua/laws/show/996-14
2.Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку: Наказ Міністерства фінансів України від 24.05.1995 р. № 88 [Електронний ресурс] – Режим доступу: http://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/z0168-95

3.Кулешов С. Г. Методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163–2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» / С. Г. Кулешов, Л. В. Кузєцова, О. М. Загорецька, С. Ф. Лозова, Т. О. Ситник. – К.: УНДІАСД, 2004. – 61 с. [Електронний ресурс] – Режим доступу: http://document.ua/metodichni-rekomendaciyi-shodo-zastosuvannja-dstu-41632003-E-nor7340.html