Экономические науки/7.Учет и аудит

К.е.н., доцент Гаркуша С.А.

Сумський національний аграрний університет, Україна

Автоматизація обліку підприємств: значення та вимоги

Автоматизація обліку є продовженням еволюції бухгалтерського обліку на підприємстві. Коли бухгалтерський облік перестав задовольняти потреби користувачів в оперативній інформації, виникла необхідність ведення його із застосуванням комп’ютерних систем і технологій.

Лобов С.Т. зазначає, що підприємства отримують економічний ефект від використання сучасних автоматизованих інформаційних систем управління закупівлями, головним чином, за рахунок можливості контролю за господарськими процесами в режимі реального часу [1, с. 181].

В свою чергу, Букало Н.А. вказує, що враховуючи широкомасштабний розвиток засобів інформаційних технологій, законодавчо-нормативні зміни, на підприємствах України постають проблеми підготовки спеціалістів з обліку й аудиту, додаткових витрат внаслідок придбання нового програмного забезпечення, витрат на навчання персоналу [2, с. 58].

Ускладнення впровадження автоматизації обліку, у першу чергу пояснюється тим, тому що підприємства не завжди чітко собі уявляють навіщо їм потрібна система. Як наслідок, цілі впровадження, по-перше, не взаємопов’язані зі стратегічними цілями, по-друге, недостатньо формалізовані.

Як правило, підприємство починає вести облік і формувати різні звіти в Excel. Цей вибір обумовлений широким поширенням даної програми, достатньо великим набором інструментів і функцій для побудови звітів. Excel на першому етапі діяльності підприємства зручний за багатьма параметрами. З розвитком підприємства з’являється необхідність у більш складній системі обліку, в якій бере участь велика кількість людей. Напівавтоматизована система, побудована із застосуванням електронних таблиць Excel вже не задовольняє вимогам підприємства, так як вона стає неповороткою у зв’язку з різко збільшеною кількістю фінансових операцій, і не дозволяє оперативно отримувати необхідні звіти.

Після зростання кількості операцій багато підприємств намагаються поєднати дані бухгалтерського обліку з управлінським. Це зазвичай пов’язане з появою додаткових проблем з обслуговування та підтримки системи в робочому стані. В першу чергу, трудність полягає в суміщенні даних різних видів обліку. Постає питання про альтернативні способи автоматизації управлінського обліку.

При створенні програмного продукту автоматизації обліку власними силами успіх, в першу чергу, залежить від кваліфікації фахівців. Якщо підприємство являє собою середній бізнес, то цього виявляється цілком достатньо, щоб повністю задовольнити потреби керівництва. Більш того, фахівці при необхідності цілком можуть змінити структуру системи, у зв’язку зі змінами в самому підприємстві або в напрямках його діяльності. Альтернативою цього етапу є придбання спеціалізованого програмного продукту.

Впровадження можна робити своїми силами, можна замовити стороннє підприємство. Якщо прийнято рішення замовляти автоматизацію у спеціалізованої організації, то необхідно приготуватися до додаткових грошових витрат, оскільки якісна автоматизація не може обійтися дешево, так як вона займає досить багато часу і вимагає кваліфікованих і досвідчених фахівців.

Спеціалізовані програми, створювані під конкретне підприємство для ведення обліку найбільш підходять для підприємства, а саме: на базі однієї платформи розробляється унікальна модель під конкретне підприємство (аналогічно відбувається впровадження ERP-систем).

Впровадження ERP-системи досить тривала і дорога операція, яка при вдалому впровадження дозволяє автоматизувати не тільки ведення обліку, а й автоматизацію процесу управління закупівлями, запасами і т.д. Однак керівництво підприємств зупиняє занадто висока ціна програмного продукту, послуг з впровадження та занадто висока ймовірність невдалого впровадження.

Для того, щоб ефективно провести автоматизацію, слід, в першу чергу, добре уявляти собі що ж таке автоматизований бухгалтерський облік. На перший погляд все просто і навіть така постановка питання здається трохи надуманою, тому що автоматизований бухгалтерський облік – це просто коли бухгалтерський облік ведеться на комп’ютері. Слід усвідомити, що впровадження бухгалтерської програми ефективно тільки тоді, коли наслідком упровадження є підвищення ефективності і поліпшення якості ведення обліку на підприємстві.

Сьогодні ведеться багато суперечок про актуальність певного підходу для автоматизації підприємств. Але найбільш грамотним і правильним підходом буде вважатися так званий «західний». За основу такого підходу можна взяти наступне твердження: «Автоматизація процесів підприємства повинна бути ефективною і випливати зі стратегії процвітання підприємства». Іншими словами, необхідно автоматизувати ті завдання, які можуть сприяти досягненню мети підприємства. При цьому будь-яка задача автоматизації буде оцінена з позиції «Ефективність/Ціна». Даний підхід дійсно називають правильним, навіть майже ідеальним. Суть підходу полягає в наступному: виходячи зі стратегії і цілей підприємства, виділяються ділянки обліку, що потребують якісного поліпшення; для будь-якої ділянки обліку ставиться певне завдання автоматизації, що дозволяє підвищити ефективність; можливий ефект від задачі автоматизації обліку оцінюється заздалегідь і зазвичай порівнюється з витратами на впровадження; автоматизація та реорганізація обліку підприємства.

Однак для підходу до автоматизації бізнес-процесів підприємств необхідно враховувати наступні факти: досить низька кваліфікація у сфері управління, менеджменту. Можлива відсутність грамотності в управлінні з застосуванням інформаційних технологій; відсутність чітких та ефективних методик планування ресурсів і діяльності; нерозвиненість інформаційно-технічної інфраструктури; завдання автоматизації управління (облік і планування) вирішені окремими локальними завданнями, які розвивати і підтримувати часто нікому.

Таким чином, для автоматизації підприємств можна запропонувати свій підхід і сформулювати у наступних тезах: спочатку автоматизація спрямована на більш зрозумілі співробітникам підприємства процеси – контроль та облік; поступова автоматизація бізнес-процесів підприємства; залучення керівництва підприємства в автоматизацію бізнес-процесів; еволюційний ріст і розвиток інформаційної системи.

Усі розглянуті варіанти автоматизації обліку, звичайно ж, мають право на існування, однак основна причина проблем, що виникають, при веденні обліку, це те, що будь-яке підприємство в період свого існування схильне до різних змін в організаційній та фінансовій структурі, у напрямках діяльності, збуту і т.д., відповідно, змінюється і структура системи обліку. Однак не можна однозначно визначити в якій програмі легше буде зробити поточні зміни, не порушивши при цьому логіки розрахунків. З іншого боку, в більшості випадків набагато простіше, і найголовніше дешевше, вносити зміни в програми створені власними силами. Так як в програмах створених своїми силами для користувачів зрозуміла логіка розрахунків, а що стосується спеціалізованих програм, то в них, як правило, закладена можливість внесення серйозних змін структури системи.

Література:

1. Лобов С.П. Методи оцінки економічного ефекту від використання автоматизованих інформаційних систем при плануванні закупівель [Текст] / С.П. Лобов // Науковий вісник Ужгородського університету. Серія Економіка. – 2013. - Випуск 4 (41). - С.176-181.

2. Букало Н.А. Автоматизація обліку в сучасних умовах [Текст] / Н.А. Букало // Збірник наукових праць ЧДТУ. Серія Економіка. – 2013. - Випуск 33. Частина ІІ. - С.56-59.