Муканова Ж.А.

Карагандинский экономический университет Казпотребсоюза, Казахстан

Автоматизация бизнес-процессов фирмы

За последние несколько лет во всех аспектах вычислительной техники достигнут прогресс, который привел к значительному расширению области применения компьютеров и росту числа их пользователей. Этому способствовало много веских причин и целей. Основные из них - это более быстрая обработка данных, централизация их хранения с использованием клиент/серверных технологий, время для получения необходимой информации, а также упрощение доступа к данным.

Информационные системы предназначены поддерживать эти цели. Информационные системы позволяют организации обеспечивать определенные преимущества перед конкурентами, путем автоматизации операций внутри системы и улучшения качества или поставки конечного продукта организации. Преимущества внутри самой фирмы проявляются в поддержке операционного контроля, организации управленческого контроля и в стратегическом планировании. Также ИС позволяют улучшить качество продукта, расширяя его документальную базу и сервис.

В настоящее время существует множество программных продуктов для автоматизации бизнес-процессов фирм, внедрение которых позволяет упростить деятельность фирм в определенных направлениях. В Республике Казахстан это в основном различные версии программы российских разработчиков «1С-Бухгалтерия» и «1С-Предприятие», а также их казахстанские аналоги – программы «Алтын» и «Лука». Указанные программы имеют множество преимуществ и уже неоднократно доказали свою эффективность. Единственно, можно отметить в качестве недостатка то, что документация, сгенерированная с помощью данных программ, представляется только на русском языке. Многие организации Республики Казахстан постепенно переходят к ведению документации на двух языках – русском и казахском. Попытка исправить данный недостаток была предпринята при разработке информационной системы ведения договоров на поставку товаров дистрибьюторской фирмы.

Дистрибьютор или дистрибутор (англ. distributor — распространитель) — фирма, осуществляющая оптовую закупку, или индивидуальный предприниматель, осуществляющий мелкооптовую или крупнооптовую закупку определённых товаров у крупных промышленных фирм-производителей с целью последующего сбыта этих товаров реселлерам или дилерам на региональных рынках. Может осуществлять свою деятельность как от своего, так и не от своего имени, но за свой счет.

Договор поставки - один из наиболее распространенных в сфере предпринимательской деятельности договоров. Он опосредует возмездное перемещение материальных благ в народном хозяйстве, без которого немыслимо нормальное функционирование экономики. Поставка является разновидностью купли-продажи и иногда называется предпринимательской, или торговой, куплей-продажей.

Технологический процесс заключения договора на поставку товара представлен на рисунке 1.

Рисунок 1. Технологический процесс заключения договора на поставку товара

В начале года торговый представитель (торговый агент) от фирмы предоставляет типовой договор поставки клиенту. После рассмотрения договора, если клиента устраивают его условия, договор подписывается двумя сторонами в двух экземплярах. Один экземпляр остается у клиента, второй экземпляр договора отправляется в юридический отдел головного офиса.

Разработанный программный продукт (рисунок 2) предназначен для автоматизации деятельности дистрибьюторских компаний, позволяет накапливать в базе данных предприятия информацию о договорах, организациях-клиентов, номенклатуры и использовать в практической работе, а также позволяет автоматизировать процесс анализа по выполнению условий договоров.

Рисунок 2. Главная загрузочная форма

Основные возможности программы:

- Подстановка реквизитов контрагентов в договорные документы.

- Подготовка и согласование договоров.

- Формирование бланков документов.

- Ведение журнала договоров предприятия.

- Планирование и контроль исполнения договоров.

- Формирование отчетов.

- Хранение договоров.

- Возможность сетевой работы.

Меню программы представлено в виде иерархического дерева, где все команды разделены на три группы: Справочники; Документы; Выход. Все команды меню выбираются щелчком мыши.

Меню Справочник предоставляет работу с основными справочниками системы: Номенклатура; Группа номенклатуры; Контрагент; Организация. Справочник Группа номенклатуры содержит список групп, на которые разбиты товары. Список товаров, которые предлагает фирма, содержится в справочнике Номенклатура. Справочник Контрагенты (рисунок 14) содержит список организаций, с которыми работает фирма. Во всех окнах справочников имеются кнопки для работы с записями: добавление, редактирование и удаление записей. При наведении курсора мыши на кнопку выводится подсказка. Добавление и редактирование записей производится через дополнительное окно.

Практически вся необходимая информация о клиенте будет вводиться в договор (рисунок 3). На данный момент многие казахстанские организации переходят к ведению документации на двух языках (русском и казахском), поэтому информацию требуется вводить данные на двух языках.

Помимо стандартных кнопок навигации по записям справочник контрагентов имеет кнопку , нажатие на которую позволяет просмотреть список договоров, которые когда-либо заключались с организацией. При необходимости есть возможность просмотра договора в текстовом редакторе MS Word (рисунок 4).

Рисунок 3. Окно Редактирование контрагента

Рисунок 4. Договор