Ткач М.Ю.

Національний авіаційний університет, Україна

Організація та контроль закупівельної діяльності на торговельному підприємстві

Правильна організація закупівельної діяльності сприяє збільшенню прибутків і підвищенню добробуту усіх працюючих. Помилки в плануванні закупівель призводять до великих збитків, а іноді до банкрутства фірми. Враховуючи велике різноманіття постачальників товарів їх можна класифікувати на різні групи за різними ознаками: функціональним, територіальним, формам власності.

Постачальники товарів підрозділяються на дві категорії: постачальники- виробники і постачальники-посередники. Останні закуповують продукцію у її виробників і реалізують її оптовим покупцям. З постачальниками товарів мають бути налагоджені раціональні господарські зв'язки, переважно прямі і довгострокові договірні взаємовідносини, що дозволяють закуповувати товари безпосередньо у постачальників-виробників на стабільній довготривалій основі. Постачальники також розрізняються по їх приналежності до тієї або іншої господарської системи. Постачальники, що відносяться до тієї ж системи, в яку входять оптові покупці, називаються внутрішньосистемними, інші - позасистемними. Глибоке вивчення попиту оптових покупців має велике значення для правильного і обґрунтованого формування замовлень на постачання продукції. Достовірні відомості про споживчий попит дозволяють торговим агентам оптової фірми точніше визначити асортимент закуповуваних товарів, своєчасно передбачити зміни в торгівлі окремими товарами.

Для кожного найменування товару встановлюється мінімальний і максимальний об'єм закупівель. При закупівлі мінімальних партій товару дистриб'ютор керується міркуваннями економічної доцільності. Закупівля товару нижче мінімально встановленої партії означає підвищення ціни одиниці виробу. На рішення про максимальний об'єм закупівлі впливають ті ж самі чинники, а також перебої в постачаннях товарів, обмеження в площах зберігання, в трудових і матеріальних ресурсах. Одним із завдань відділу закупівель є вивчення попиту на товар. Закон попиту характеризує зворотний зв'язок між величиною попиту і ціною товару. Він говорить, що за інших рівних умов величина попиту знаходиться в зворотній залежності від зміни ціни одиниці товару. Зворотня залежність динаміки попиту від рівня цін визначається трьома причинами: по-перше, зниження цін збільшує число покупців; по-друге, зниження цін розширює купівельну спроможність споживачів і, по-третє, насичення ринку призводить до зниження корисності додаткової одиниці продукту.

Важливим елементом закупівель є підтримання асортиментної політики підприємства. Асортиментна політика підприємства полягає в розробці ефективної програми збуту товарів певної різноманітності. Різноманітність товарного асортименту характеризується широтою, тобто різноманітністю функцій і повнотою, кількістю варіантів їх втілення в товарі. Збалансованість товарного асортименту підприємства визначається співвідношенням двох основних груп товарів у поєднанні з їх ринковими позиціями: групи стратегічно перспективних товарів на стадії виходу на ринок і зростання, здатних забезпечити довготривалий конкурентний розвиток підприємства, і групи економічно ефективних товарів на стадії зрілості, здатних бути джерелом власних засобів розвитку підприємства. З метою підвищення ефективності управління товарним забезпеченням торговельного підприємства особливо актуальним є вибір оптимальної системи закупівель, що сприяє покращенню основних фінансово-господарських показників.

Для організації роботи при централізованій системі замовлень вагомими є такі критерії, за наявності яких на підприємстві можна прийняти рішення про створення централізованої служби замовлення без наявності центрального складу:

- наявність високоякісної інформаційної системи, яка своєчасно б забезпечувала інформацією центральний офіс про залишки та продаж по всіх магазинах.

- специфіка товару, що замовляється. Сюди необхідно віднести наявність спеціальних знань, якими має володіти співробітник центрального офісу, або рівень відповідальності, яку можна покласти на визначених спеціалістів в офісі.

- товар, що замовляється, потребує спеціального супроводження (документального, контроль термінів тощо).

Менш поширеною, але прийнятною до застосування на підприємстві сьогодні є децентралізована система закупівель. Така закупівля товарів найбільш ефективна, коли вона характеризується обмеженою номенклатурою, великими партіями постачання та відносною стабільністю. Постачання товарів у торговельну мережу здійснюється силами та засобами роздрібного торговельного підприємства. Суть цієї системи закупівель полягає в тому, що менеджер повною мірою контролює процес поповнення наявних товарних запасів. Запаси можуть поповнюватись співробітниками торгового підприємства тоді, коли наявність товару буде мінімально допустимою. Використання децентралізованої системи замовлення дає змогу скоротити витрати на утримання персоналу та швидше реагувати на нестачу товару.

Планування закупок мають на меті зниження рівня зверх нормуючого запасу продукції, підтримка обслуговування споживачів, координація графіка доставки. При розробці плану закупівель менеджерам слід враховувати мінімальну партію замовлення, що відпускає постачальник, знижки при зміні об’єму замовлення, обмеження за часом і обсягом зберігання, упаковки і товарів на складах, місцезнаходження постачальника. Планування закупівель повинно здійснюватися за певним алгоритмом та сприяти вирішенню поставлених завдань відповідно. Схема дотримання алгоритму планування закупівель, при наявності постачальника, приведена на рисунку 1.3.

Рисунок 1.3. Алгоритм планування закупівель

З рисунку 1.3. видно, що закупівельна логістика, будучи першою логістичною підсистемою, здійснює рух товарів з ринку закупівель до складів підприємства. Дотримання алгоритму плану закупівель передбачає узгодженість дій усіх відділів і відповідальних осіб підприємства у вирішенні поставлених завдань.

Отже, організовуючи процес закупівлі товарів, підприємство планує їх закупівлю за допомогою спеціальних методів та дотримуючись певної послідовності дій. Такі дії повинні бути узгоджені відділом закупівель з іншими службами підприємства. Так, маркетингова служба має досліджувати ринок постачальників для здійснення вигідних закупівель. Після процесу планування слід обрати надійного постачальника за визначеними критеріями. Контроль закупівельної діяльності визначається кількісною та якісною оцінкою поставлених товарів.

Література:

1. Семененко А.И. Предпринимательская логистика. Санкт-Петербург, 1997. - 349с.

2. Лаврова, О.В. Стратегия закупочной и распределительной логистики. Учебное пособие. - Саратов, 2008. - 34с.

3. Джонсон , Джеймс С. Современная логистика / Дж. С. Джонсон, Дональд Ф. Вуд, Поль Р. .мэрфи – мл. – 7-е изд. – М.: Издательский дом «Вильямс», 2009. – 654 с.

4. Сергеев В.И. Логистика в бизнесе: Учебник.-М.: ИНФРА-М, 2001.-608с. – (Серия «Вісшее образование»).