Блащук Т.І.

Буковинський державний фінансово-економічний університет, Україна

«Проблеми впровадження та ведення автоматизованого бухгалтерського обліку на сучасному етапі»

Анотація. В статті систематизовано переваги, проблеми і певні недоліки впровадження та удосконалення електронного обліку, контролю та звітності в господарській діяльності.

Ключові слова: електронна система, електронний документообіг, електронна звітність, електронний цифровий підпис.

Постановка проблеми. В сучасних умовах інформаційних технологій і засобів телекомунікацій існуюча система фіксування господарських операцій на паперових носіях вже давно потребує кардинальних змін. Створення таких носіїв інформації навіть із застосуванням комп'ютерної техніки ускладнює та уповільнює збір, обробку, узагальнення інформації, а, відповідно, і управлінські процеси. Раціональна організація електронного документообігу допомагає оперативній роботі з документами, економить робочий час на їх вивчення, опрацювання, технічну та облікову обробку. Але така форма ведення бухгалтерського обліку та подання звітності є новою і невідшліфованою, вона потребує уваги та вдосконалень як з боку держави так і суб’єктів господарювання зокрема.

Постановка завдання. Метою статті є проведення аналізу існуючого стану автоматизації бухгалтерського обліку та виявлення основних проблем на сучасному етапі, визначення впливу внутрішніх і зовнішніх чинників на розвиток процесу впровадження електронного документообігу.

Аналіз останніх досліджень і публікацій.  Над питанням впровадження і використання систем електронного документообігу, електронної звітності працюють такі вчені: М. Білуха та Т. Микитенко, М. Білуха, Н. Задорожна,

Г. Бондарчук та багато інших. За останні 5 років на сторінках багатьох фахових видань, таких як журнали «Бухгалтерський облік і аудит», «Вісник податкової служби», «Головбух», газети «Все про бухгалтерський облік», «Дебет-Кредит» проводиться достатньо дискусій, даються роз'яснення щодо використання системи електронного документообігу, подання звітності підприємства в електронному вигляді, зокрема податкової звітності.

Виклад основного матеріалу.

Для якісного ведення бухгалтерського обліку за діяльністю підприємств, організацій чи установ необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів та скоротити часові витрати на розв'язання завдань, не пов'язаних з обліком діяльності безпосередньо. Коли необхідність вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації відсутня, то рівень трудових витрат істотно знижується. В цьому випадку необхідним стає запровадження автоматичного контролю за виконанням роботи з документами на всіх етапах, що кардинально підвищило б якість роботи виконавців, дало б змогу зробити терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими[4, 36].

У Законі України «Про електронні документи та електронний документообіг» зазначено, що електронний документообіг – це сукупність процесів створення, обробки, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів [2].

До основних переваг електронного документообігу можна віднести і наступні:

– повний контроль за переміщенням і еволюцією документа;

– зменшення витрат на управління за рахунок вивільнення трудових ресурсів, зайнятих різними видами обробки паперових документів;

– швидке створення нових документів із вже існуючих;

– запобігання втрат чи псування документів;

– скорочення часу на пошук потрібних документів;

– можливість використання заздалегідь заготовлених форм;

– висока швидкість передачі інформації за великою кількістю адрес;

– економія паперу;

– висока компактність архіву;

– можливість захисту документів від несанкціонованого доступу та розмежування прав доступу співробітників до інформації [6, 17].

Основною метою системи електронного документообігу є не викорінювання паперових документів, а створення ефективного середовища керування й функціонування суб’єкта господарювання. Та навіть сьогодні, коли для організації документообігу пропонується безліч самих різних засобів автоматизації, документообіг організований погано, навіть на невеликих підприємствах. Причина цьому те, що на підприємстві відсутня  модель організації документообігу, незалежно від ступеня автоматизації підприємства і його типу. При впровадженні та використанні автоматизованої інформаційної системи необхідно пам'ятати, що комп'ютер з набором програмних засобів – це тільки інструмент, невміле його використання тягне за собою лише шкоду, а не довгоочікуване полегшення і звільнення від внутрішньо корпоративних проблем обліку та управління [4, 39].

Суб’єкти малого бізнесу переважно ведуть облік вручну. І згідно законодавства такі вони мають право за певних умов подавати звіти в паперовій формі. Але в реальному процесі працівники державних органів вимагають електронний варіант. Добре, коли бухгалтер чи той, хто веде облік та складає звітність, обізнаний користувач персонального комп’ютера. А якщо така людина не наділена цими якостями, тоді дуже часто виникають неприємні ситуації та суперечки при поданні такої паперової звітності [6, 21].

На ринку програмних продуктів представлено широкий спектр програм по автоматизації бухгалтерського обліку, найпоширенішими з яких і найбільш адаптованими до української системи ведення обліку є : «1С: Підприємство» – 7 і 8 версія; «Акцент-бухгалтерія»; «Парус – Підприємство»; «Бест Звіт Плюс».

«1С: Підприємство 8» – програмний продукт «1С:Бухгалтерія 8 для України» включає технологічну платформу «1С:Підприємство 8» і конфігурацію (прикладне рішення) «Бухгалтерія для України». Правила ведення обліку налаштовані саме в конфігурації. «1С:Бухгалтерія 8 для України» призначена для автоматизації бухгалтерського й податкового обліку, включаючи підготовку обов'язкової (регламентованої) звітності, в організаціях, що здійснюють які-небудь види комерційної тдіяльності: оптову й роздрібну торгівлю, комісійну торгівлю (включаючи субкомісію), надання послуг, виробництво і т.д.

«1С:Бухгалтерія 8 для України» забезпечує рішення всіх завдань, які виникають перед бухгалтерською службою підприємства, якщо бухгалтерська служба повністю відповідає за облік на підприємстві, включаючи, наприклад, виписку первинних документів, облік продажів і т.д. Дане прикладне рішення також можна використовувати винятково для ведення бухгалтерського й податкового обліку, а завдання автоматизації інших служб, наприклад, відділу продажів, вирішувати спеціалізованими конфігураціями або іншими системами. 
Пакет «1С: Підприємство» складається з таких модулів:
 1. Версія «1С: Підприємство 7.7»: «1С: Бухгалтерія»; «1С: Торгівля і Склад»; «1С: Зарплата і кадри».
 2. Версія «1С: Підприємство 8.0»: «1С: Бухгалтерія 8.0»; «1С: Управління торгівлею 8.0»; «1С: Зарплата і управління персоналом 8.0».
До складу «1С:Бухгалтерії 8 для України» включений план рахунків бухгалтерського обліку, відповідний до Наказу Міністерства Фінансів України «Про затвердження Плану рахунків бухгалтерського обліку та Інструкції про його використання» від 30.11.99р. №291. Склад рахунків, організація аналітичного, валютного, кількісного обліку на рахунках відповідають вимогам законодавства по веденню бухгалтерського обліку й відбиттю даних у звітності. При необхідності користувачі можуть самостійно створювати додаткові субрахунки й розрізи аналітичного обліку [5, 86].
«Акцент-бухгалтерія» – це універсальна автоматизована програма для ведення бухгалтерського, управлінського та фінансового обліку на підприємствах. Ця програма забезпечує повноцінний правильний з бухгалтерської точки зору багатовимірний та багаторівневий аналітичний і синтетичний облік. В програмі реалізована загальноприйнята методика бухгалтерського фінансового та податкового обліку, яка підтримує НСБО.
 «Акцент-бухгалтерія» версій 6.0 та 7.0 включає: нарахування та виплата зарплати; автоматизований розрахунок різних видів нарахувань і стягнень; облік необоротних активів та балансової вартості основних засобів; облік валових доходів та витрат; розрахунки з бюджетом; розрахунки з підзвітними особами; розрахунки з постачальниками та покупцями; облік банківських та касових операцій; можливість формування, зберігання та друку всіх необхідних документів [4, 40].
«Парус-Підприємство» – повнофункціональна система, що дозволяє автоматизувати всі облікові й управлінські завдання, характерні для підприємств малого і середнього бізнесу. У її складі тепер десять модулів: «Парус-Адміністратор»; «Парус-Бухгалтерія»; «Парус-Реалізація і Склад»; «Парус-Заробітна плата»; «Парус-Персонал»; «Парус-Менеджмент і Маркетинг» (CRM-модуль); «Парус-Консолідація»; «Парус-Ресторан»; «Парус-Готель»; «Парус-Лікувальна установа» [5, 86]. 
«Бест звіт плюс» – програмний комплекс призначений для автоматизації процесів роботи зі звітною документацією встановленого зразка. Він забезпечує організацію електронного документообігу у всіх без винятку суб'єктів господарювання будь-якої форми власності та джерел фінансування або між ними та державними контролюючими органами, подача звітності яким передбачена чинним законодавством. Це можливість інтеграції даних з будь-якої бухгалтерської програми (1C, і т.д.). 
Функціональні можливості програмного забезпечення: формування картки установи; формування та ведення реєстру форм (бланків) звітних документів; формування звітних документів із використанням різноманітних функцій контролю; імпорт інформації зі встановлених на підприємстві автоматизованих систем бухгалтерського обліку та управління виробництвом; формування пакетів звітності в електронному вигляді електронною поштою із застосуванням криптографічного захисту [5, 90]. 
Отже, кожне підприємство може вибрати програмний продукт для автоматизації обліку відповідно до своїх особливостей ведення діяльності та особливостей ведення бухгалтерського обліку.

Вагомою проблемою являється і відповідність реквізитів електронного документа прийнятим стандартам. Електронний документ має юридичну силу лише за наявності обов’язкових реквізитів. У Законі зазначається, що «оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора». Проте переліку таких реквізитів, крім електронного підпису не наведено. Якщо ж спиратися на положення Закону України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні», то там надається лише короткий перелік загальних реквізитів, що є достатніми лише для паперових документів [2].

Крім проблеми юридичної сили електронних документів постає проблема захисту електронних документів. По-перше, це контроль прав доступу до документів, а по-друге, це захист електронного документа і його реквізитів від випадкових чи навмисних змін у документі після його формування і набрання юридичної сили, а також захист електронного документа під час його зберігання в електронному архіві. Захист електронних документів на підприємстві можна організувати різними способами. Наприклад, можна застосовувати розмежування прав доступу з використанням індивідуальних паролів входу до програми. Це дозволить працівникам працювати лише з тими документами, які входять до їх компетенції [2].

Проблема законодавчо врегульованої ідентифікації була основним гальмом в широкому використанні електронних документів в Україні. Тому застосування електронного цифрового підпису відповідно до Закону України «Про електронний цифровий підпис» є дуже вагомим кроком. Але й тут виникають можливі порушення, серед яких виділяють:

– навмисне чи ненавмисне неповідомлення центра сертифікації  ключів про припинення діяльності юридичною особою, зміни в складі посадових осіб підприємства, які мають електронні цифрові підписи;

– застосування недійсних електронних цифрових підписів;

– застосування електронних цифрових підписів особами, які не мають на це права внаслідок їх викрадення або халатності посадових осіб;

– фальсифікація чи підробка цифрового підпису або підписаного електронного документа внаслідок зловживання посадових осіб центру сертифікації ключів чи інших організацій або розшифрування [2].

Більшість з розглянутих проблем можливо вирішити на рівні самого підприємства за рахунок правильного впровадження та використання системи електронного документообігу, а саме: навчання облікового персоналу, використання потужнішого устаткування та удосконаленого програмного і технічного забезпечення тощо. Проте проблему юридичного підтвердження електронних облікових документів можна розв’язати лише за наявності відповідної законодавчої бази вже на державному рівні.

Впровадження автоматизованих систем ведення бухгалтерського обліку – це процес, результатом якого є поліпшення якості облікових даних і, як наслідок, підвищення ефективності управління підприємством. Наступним кроком щодо розвитку бухгалтерського обліку після його автоматизації може бути використання корпоративних, галузевих, регіональних та міжрегіональних комп’ютерних мереж. В Україні мережева система обліку своїми темпами розвитку поступається системі обліку у високо розвинутих країнах, тому слід використовувати міжнародні стандарти та закордонний досвід [6, 24].

Висновки. Застосування електронних документів, документообігу та електронного цифрового підпису в підприємницькій діяльності на даний час є досить актуальним питанням. Адже це дає можливість значно розширити ринки збуту продукції, зменшити витрати і час на укладання договорів, оперативне узгодження різних питань, на ведення обліку та подання звітності різним контролюючим органам.

Впровадження в практику Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис» передбачають не тільки можливості впровадження на підприємствах так званої «безпаперової бухгалтерії», але і значне скорочення часу, а в подальшому і витрат на ведення обліку, на управлінські процеси, прогнозування певних господарських ситуацій тощо.

Отже, необхідно удосконалювати систему документування, документообігу, обліку та звітності у відповідності з розвитком світової економіки та інформаційних технологій.

Література:

1. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV (із змінами та доповненнями).

2. Про електронні документи та електронний документообіг: Закон України від 22 травня 2003 року № 851-IV (зі змінами та доповненнями)// Вісник Державного комітету архівів України. – 2003. – № 2(14). –c. 15-22.

3. Про електронний цифровий підпис: Закон України від 22 травня 2003 року № 852-IV України (зі змінами та доповненнями)// Вісник Державного комітету архівів України. – 2003. – № 2(14). –c. 23-32.

4. Волот О. І. Методологічні основи та організація інформаційної системи бухгалтерського обліку, контролю та аудиту в умовах автоматизованої обробки інформації / Облік, аналіз, аудит. – 2011. – № 12. – с. 35-41.

5. Казановська В. О. Удосконалення обліку в умовах автоматизованої обробки облікової інформації / В. О. Казановська // Фінанси України. – 2012. – № 74. – с. 83-90.

6. Скрипник М. Є. Концептуальні основи організації облікового процесу на підприємстві / М. Є. Скрипник // Облік, аналіз, аудит. – 2011. – № 47. – с. 14-25.