Кравчишин О.М.

Буковинський фінансово-економічний університет

ПРОБЛЕМИ СУТНОСТІ І ВИКОРИСТАННЯ ПЕРВИННИХ ДОКУМЕНТІВ У БУХГАЛТЕРСЬКОМУ ОБЛІКУ

Постановка проблеми: організація первинного обліку на підприємствах на даний час має недоліки, оскільки первинні документи, що відображають господарську діяльність господарюючих суб’єктів у більшості випадків складаються із значними порушеннями, що може призвести до зміни облікової інформації та втрати її цінності для облікового персоналу суб’єкта господарювання. В зв’язку з цим проблема удосконалення первинного обліку господарської діяльності існує, а це в свою чергу, негативно відбивається на ефективному веденні всього внутрішньогосподарського обліку.

Постановка завдання: метою дослідження є розгляд проблем організації документообігу, методи їх вирішення, розробка та висвітлення науково обґрунтованих рекомендацій щодо складання та ведення, організації первинного обліку.

Аналіз останніх досліджень та публікацій: Дослідженням цієї проблеми займалися низка зарубіжних авторів і українських учених, зокрема М. Білуга, Т. Бутинець,І. Курташова, Т. Мельник, А. Ніколашин, А. Шпірко, А. Прокопенко, М. Цивін, С. Головань, А. Гринович, В. Муравський та ін. Багатьма науковцями висвітлено свої думки на сторінках багатьох фахових видань, таких як журнали «Бухгалтерський облік і аудит», «Вісник податкової служби», «Головбух», газети «Все про бухгалтерський облік», «Дебет-Кредит» Але на даний момент питання первинних документів залишилось недостатньо розглянутим.

Виклад основного матеріалу:

Бухгалтерський облік є обов’язковим видом обліку, який ведеться суб’єктом господарювання з дня його реєстрації до ліквідації. Документування є першим етапом бухгалтерського обліку, і саме від його якості, достовірності, повноти та оперативності залежить наступний процес обліку. Ефективність організації процесу документування облікової інформації забезпечується впровадженням та використанням єдиного підходу щодо його побудови. Саме документування є початковим та основним етапом бухгалтерського обліку, а також складовою бухгалтерського спостереження – збору інформаційних даних, тому факти господарського життя та їх реєстрація формуються у первинних документах.[5,c.16]

Сам процес документування повинен базуватися на загальних принципах, дотримання яких забезпечить упорядкованість руху облікової інформації, її узгодженість та певний рівень якості. Таким чином, первинний документ повинен нести в собі максимальну кількість облікової інформації,яка необхідна системі управління стосовно фактів господарської діяльності, що у ньому фіксуються.

Питання, пов’язані з оформленням та складанням первинних облікових документів і реєстрів бухгалтерського обліку, регулюються відповідно до Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16 липня 1999 р. № 996-ХIV – відповідальність за забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше трьох років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів.[1]

Первинне документування відіграє дуже важливу роль в управлінні діяльності підприємств, різних економічних господарських суб’єктів, а саме:

- надають інформацію про фактичний стан господарських засобів та їх зміни у процесі діяльності;

- забезпечують контроль за роботою підприємства та рухом майна і коштів

- є юридичним (правовим) свідченням господарських операцій, що здійснюються;

- є важливим джерелом контролю для зовнішніх і внутрішніх користувачів при проведенні ревізії, аудиту, аналізу господарської діяльності [5, c.136]

Первинне документування ведеться на паперових або електронних носіях. Відповідно до цього існують і вимоги до змісту й оформлення документів. Порядок створення первинних документів, записів у регістрах бухгалтерського обліку та зберігання документів, регістрів і звітів зазначено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88.

Процес документування у бухгалтерському обліку супроводжується низкою проблем, які необхідно вирішувати для ефективнішої діяльності підприємств. Основним недоліком первинної документації в бухгалтерському обліку є здійснення великої кількості однорідних господарських операцій, які призводить до значного накопичення великої кількості первинних документів в бухгалтерії, яке трапляється в більшості випадків при ручному веденні бухгалтерського обліку. Тобто потрібно затрачати більше часу на обробку аналітичної інформації, що міститься в кожному первинному документі, що робить господарський облік менш оперативним. Внаслідок цього часто управлінські рішення приймаються зі значним відставанням у часі.

Відповідно із даної проблеми випливає інша, яка пов’язана з зберіганням документів у архівах. Терміни зберігання документів у постійному архіві визначено Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. Тому, первинні документи, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських і податкових записів, зберігаються 3 роки; розрахунково-платіжні відомості, акти документальних ревізій, податкових та інших перевірок - 5 років; статути та положення, бухгалтерські звіти і баланси, передавальні, розділювальні та ліквідаційні баланси зберігаються постійно. Після закінчення встановлених термінів зберігання документів, що мають особливо важливе значення, передають на безстрокове зберігання до державного архіву, а інші документи підлягають знищенню спеціальною комісією за актом з відповідною відміткою в архівній книзі. Саме це призводить до проблем, пов’язаних зі своєчасним відбором до Національного архівного фонду документів та приймання їх на державне зберігання та недостатньою матеріально-технічною базою, а саме відсутністю у сховищах державних архівних установ вільних площ, внаслідок чого деякі державні архіви припиняли комплектування.

Велика увага повинна приділятися також раціональній організації документообігу, швидкості та чіткості обробки та передачі документів виконавцям. Для цього варто використовувати на підприємствах графік, який дозволить чітко розподілити функціональні обов`язки між працівниками щодо створення таких первинних документів, а також правильно і в строк відображати усі операції у регістрах бухгалтерського обліку. У графіку встановлюються терміни складання, надання та обробки первинних документів, визначає перелік документів, час їх просування та обробки, посадових осіб, відповідальних за складання документів, порядок подання документів до відповідних органів, строк надходження документів до бухгалтерії та подання фінансової звітності. Проблема виникає в тому, що малі і середні підприємства часто не складають графік документообігу, оскільки про нього лише згадується в наказі про облікову політику або взагалі не згадується. Це призводить до отримання запізнілої інформації, заплутаних маршрутів проходження і втрати документів, несвоєчасність подання звітності, тому доцільно організовувати на підприємстві бухгалтерську службу контролю в обов’язки якої входитиме контроль за графіком документообігом.[4,c.403]

Також в процесі документування важливим є застосування системи класифікації та кодування інформації, що дає можливість упорядкувати документи, що значно полегшить процес каталогізації документації як окремих підприємств, так і документів загального призначення. Цьому сприяє Державний класифікатор управлінської документації, який містить перелік назв уніфікованих форм документів з унікальними кодовими позначеннями. Уніфікована форма документа - сукупність реквізитів, установлених відповідно до завдань, що підлягають вирішенню в певній сфері діяльності і розташованих у визначеному порядку на носії інформації. Саме це призводить до наступної проблеми неоднозначності документів, до значних розбіжностей у класифікацій документів. Практика показує, що у багатьох документах використано непорівнянні критерії, їх назви не упорядковані. Іншою проблемою є розходження категорій документів, що виділяються різними авторами за одними і тими ж самими критеріями, або навпаки, віднесення однакових категорій документів до різних ознак класифікації.[3,c.15]

Ще однією проблемою у первинному документуванні є те, що бланкова продукція нерідко виготовляється методом ксерокопіювання, що призводить до погіршення її якості, досить часто реалізуються бланки застарілих зразків, різного формату. З метою організації ефективного контролю за веденням облікових операцій на підприємстві певні форми первинних документів відносять до бланків суворої звітності. Повний перелік документів, які відносяться до бланків суворого обліку та суворої звітності, встановлюється відповідними нормативно-правовими актами, проте питання віднесення деяких бланків суворої звітності ще повністю законодавчо не врегульовано. Таким чином має місце певна неузгодженість законодавчих актів, що звичайно призводить до виникнення різних протиріч. Це призводить до того, що на багатьох підприємствах ще досі використовують старі бланки, що може обернутися для підприємства штрафними санкціями з боку податкових органів.

Висновки:

Скорочення об’єму документації позитивно вплинуло б на ведення обліку на підприємстві, оскільки це дало б змогу заощадити час, ресурси, а головне – зробило облік більш оперативним і допомогло своєчасно і правильно прийняти важливі управлінські рішення для подальшого господарювання. Дотримання основних правил документообігу дозволило б досягти прямоточності направлення документів, скоротити час на обробку документів. Також все це дозволить забезпечити рівномірне надходження документів та пропорційну зайнятість, як спеціалістів бухгалтерського обліку, так і діяльності економічних суб’єктів в цілому.

Для вирішення вищезгаданих проблем, а саме зберігання первинних документів, графіків документування, а також класифікації та кодування документації та застарілості зразків бланків можна уникнути застосувавши електронний документообіг. Саме завдяки автоматизації первинних документів, можна скоротити штат бухгалтерії, а також часті втрати документів. Ще одним аргументом слугує те, що первинні документи потрібні не тільки бухгалтерії, а й менеджерам, юристам та іншим підрозділам при проведенні звірок та вирішенні конфліктів. У цьому випадку відсутність необхідності копіювати всі документи і можливість швидко роздрукувати електронний образ документа може бути досить корисною. Користувачі системи електронного документообігу можуть здійснювати велику кількість операцій з документами при незначних часових витратах, великою перевагою є також можливість пошуку будь-якого документу в архіві, що займає не більше кількох секунд. Технології безпаперового обігу інформації та документів дозволяють організувати централізоване зберігання великої кількості різноманітних документів, без проблематичного зберігання їх у архівах. Ще однією перевагою є те, що системи електронного документообігу дозволяють легко і швидко систематизувати документи організації, що здійснюється завдяки тому, що зберігання документів в системі організовано у вигляді ієрархічної структури, що сприяє вирішенню проблеми класифікації та кодування документації. Системи електронного документообігу дозволяють захистити документи від несанкціонованого доступу. Контроль доступу до операцій над документом (перегляд, редагування, копіювання, ведення історії документа і створення нового, контроль версій документів) залежно від прав користувача.

Отже, для вдосконалення документообігу первинних документів в бухгалтерському обліку найефективнішим і найдоцільнішим методом є введення електронного документування. Саме це високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи як бухгалтерського штату так і діяльності суб’єктів господарювання в цілому.

Список використаних джерел

1. Закон України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16.07.99 р. № 996-XIV (із змінами та доповненнями).

2. Закон України «Про інформацію» вiд 6 квiтня 2000 року N 1642-III (із змiнами i доповненнями).

3. Василенко А., Первинні документи: правила складання ата застосування//Все про бухгалтерський облік ,2011.—16. — С. 9-17.

4. Кім Г. , Бухгалтерський облік: первинні документ та порядок їх заповнення: навч. посів./ Г. Кім, В.В. Сопко,. С.Г.Кім. - К. :ЦНП, 2009.- 440с.

5. Пархоменко В. , Первинні документи в бухгалтерському облік у//Все про бухгалтерський облік,2010.-76 С. 13—17.