Психология и социология/14.Кадровый менеджмент

Науковий керівник: Дашко Ірина Миколаївна,

студ. спец. «Менеджмент організацій» Лінкевич Надія Ігорівна

Криворізький факультет ДВНЗ «Запорізький національний університет»,

кафедра обліку та менеджменту, Україна

Сутність та структура ділових розмов

Будь-яка колективна праця, співробітництво починаються, здійснюються і завершуються за допомогою розмов. Вони виникають, якщо в діалозі домінує згода, якщо учасники мовної комунікації дотримуються так званого принципу кооперації - основного правила ефективного спілкування. Але може утворитися і така взаємодія, у якій переважає незгода. Тоді виникають суперечка, дискусія.

Ділова розмова - це вид міжособистісного службового спілкування, що припускає обмін інформацією, поглядами, думками, спрямований на конструктивне розв’язання тієї чи іншої проблеми.

За структурою, тривалістю, функціям розрізняють :

1. Власне ділова розмова - короткочасний контакт, переважно на одну тему.

2. Ділова бесіда - тривалий обмін інформацією, точками зору, що часто супроводжується прийняттям рішень.

3. Переговори – обговорення, метою досягнення угоди з якогось питання .

4. Інтерв'ю - розмова з журналістом, призначений для друку, радіо, телебачення.

У залежності від наявності засобів спілкування можна виділити:

1. Контактну ділову розмову - безпосередній, «живий» діалог.

2. Телефонну розмову - дистантний зв’язок, що виключає невербальну комунікацію.

Основна мета ділової бесіди - переконати партнера прийняти ваші конкретні пропозиції. Завданнями бесіди виступає одержання службової інформації, взаємне спілкування працівників однієї сфери, спільний пошук, висування й оперативна розробка робочих ідей і задумів, контроль і координація початих заходів, стимулювання трудової активності.

Виділяють ІІІ етапи підготовки і проведення ділової розмови (табл. 1).

Таблиця 1

Етапи підготовки і проведення ділової розмови

№ п/п	Докомунікативний	Комунікативний	Посткомунікативний
1	Планування, оцінка співрозмовників і обстановки;	Установлення контакту	Аналіз і письмовий запис основних положень бесіди.
2	Збір матеріалу;	Виклад і обґрунтування позиції
3	Аналіз і редагування матеріалу, підготовка тез	З'ясування позиції співрозмовника
4		Спільний аналіз проблеми
5		Прийняття рішень

Підготовка до проведення бесіди починається з попередніх заходів, а саме: чіткий план, тобто програма дії. Варто визначити тему і мету обговорення, оцінити майбутніх учасників спілкування й обстановку. Треба розробити стратегію досягнення цілей і тактику ведення бесіди.

Збір матеріалу - трудомістка справа, але це найважливіша стадія роботи при підготовці майбутнього контакту. Доцільно відразу ж доповнити зібрані матеріали власними примітками, потім систематизувати інформацію і написати тези.

Розглянемо структуру комунікативного етапу. На початку бесіди треба установити контакт зі співрозмовником, створити робочу атмосферу, привернути увагу й інтерес партнера. При перших словах зустрічі бажано посміхатися, сказати кілька приємних слів особистого характеру, чи пожартувавши використовувати порівняння для короткого викладу ситуації. Правильний початок бесіди припускає вказівку на її цілі , задачі, оголошення послідовності розгляду питань.

Інформацію, з якою ви хочете познайомити співрозмовників, треба представити коротко, точно і ясно, із указівкою на її джерела і підкресленням їхньої надійності.

Наприкінці бесіди необхідно зробити висновки з основних положень, сформулювати чітко і лаконічно основні ідеї. Досвідчені ділові люди радять залишати в запасі один сильний аргумент на той випадок, якщо співрозмовник у момент прийняття рішень почне вагатися .

Після закінчення зустрічі роблять письмовий запис, що фіксує мету, задачі, позиції сторін, досягнуті домовленості, питання. Указують також дату і місце проведення, тривалість, прізвища, імена і по батькові, посади присутніх.

Отже, ділова розмова по телефону - це найшвидший діловий контакт і особливе вміння. Значення телефонного спілкування важко переоцінити, тому що це самий простий спосіб встановлення контакту; телекси, телетайпи, факси, лише доповнюють його. Уміння ділових людей вести телефонні комунікації впливає на їх особистий авторитет і на реноме фірми, організації яку вони представляють.

Література:

1. Блейк Р., Моутон Дж. С. Научные методи управлення / Пер. с англ. - К., 1996. - 247 с.

2. Буева Л. П. Человек, деятельность, общение. - М.: Мысль, 1978. - 216с.

3. Психологія та етика ділового спілкування: Підручник для вузів / Під ред. проф. В.Н. Лавриненко. - 3-е вид., Перебивши. і доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 326 с.