Магистрант Лёгкая Любовь Николаевна
Университет «Туран-Астана», Финансовый директор АО НИТ, Казахстан
Опыт формирования и ведения бухгалтерского учета, бюджетирования и
аудита
(на
примере АО НИТ)
В управлении любой организации непременно используются данные
бухгалтерского учета и бюджетирования. А в управлении масштабных организаций
уровня акционерных обществ зачастую бывают востребованы и данные аудита.
Для повышения эффективности управления компанией осуществляется либо
автоматизация отдельных управленческих функций, либо создаются и внедряются
информационные системы управления предприятем (ИСУП).
В процессе внедрения ИСУП осуществляется формализация функциональных задач
и процессов, подлежащих автоматизации. Опыт внедрения различных ИСУП
показывает, что эффективная и главное объективная формализация автоматизируемых
задач достигается в том случае, когда к процессу постановки задач
автоматизации, формализации этих задач привлекаются конкретные специалисты
предметной области. С одной стороны эти специалисты являются активными
пользователями будущей системы, а с другой стороны – носителями специфических
знаний и опыта предметной области.
В данной статье приведены основные моменты опыта привлечения специалистов
финансового департамента Акционерного
Общества «Национальные Информационные Технологии» (АО НИТ). Приведены также
некоторые практические результаты формализации задач подсистемы «Финансовый
блок» в ИСУП АО НИТ.
Акционерное Общество «Национальные
Информационные технологии» (АО НИТ) – компания, являющаяся национальным
оператором по внедрению информационных технологий в государственные структуры
Республики Казахстан.
Основу деятельности
Компании составляют услуги по управлению проектами, анализу, оптимизации и
автоматизации бизнес-процессов государственных органов, а также услуги по
администрированию серверного оборудования и программного обеспечения,
системно-техническому обслуживанию государственных органов.
В АО НИТ стало обычной
целенаправленной практикой непрерывное совершенствование методов, средств и
форм организации работ по управлению качеством путем внедрения последних
достижений теории управления. Логическим этапом совершенствования
управления предприятием является внедрение интегрированной системы управления (ИСУ). В соответствии со
стратегией компании в АО НИТ осуществляется поэтапное внедрение подсистем
информационной системы управления. Одной из ключевых подсистем является
подсистема «Финансовый блок».
В управлении практически любой компанией используется информация
финансового блока, представляющего собой совокупность системы бухгалтерского
учета, систем бюджетирования и аудита.
В условиях
внедрения информационной системы управления (ИСУ) к финблоку предъявляются
требования интеграции не только в саму систему, но и возникают вопросы взаимодействия
системы бухучета, бюджетирования и аудита. В данной статье рассматриваются
вопросы, которые возникли при внедрении ИСУ в АО НИТ.
Финансовый блок компании, представляющий собой совокупность систем
бухгалтерского учета, бюджетирования и аудита практически во всех предприятих
имеют как стандартные функциональные составляющие, так и специфические функции,
которые связаны с особенностями деятельности конкретного предприятия. Например,
системы бухгалтерского учета, бюджетирования и аудита торговой компании и компании,
занятой производством материальных ценностей наряду с общими, стандартными
компонентами, имеют свои специфические функции, которые существенно отличают их
от функции этих систем в торговых компаниях или компаниях, занятых
предоставлением услуг.
В торговых и
производственных компаниях различаются не только перечень статей расходов на
продажу, но и порядок их списания.
К примеру, учет коммерческих
расходов торговых и производственных компаний различается. Отличие заключается
в том, что торговые организации включают в расходы на продажу все расходы,
понесенные по основным видам деятельности. Производственные же организации
относят к коммерческим расходам только те, которые были понесены в процессе
сбыта продукции. И таких различий достаточно много.
Однако, несмотря на то,
что подобные особенности находятся в тесной зависимости от отрасли применения,
все же можно свести их к достаточно полному перечню и отобразить это в унифицированных
бухгалтерских системах через план счетов, документы, отчеты и т.д.
Но существуют такие
особенности, которые не отображены в унифицированных бухгалтерских системах. И
прежде всего такие особенности зависят от бизнес - модели управления организацией.
По специфике деятельности
компании АО НИТ относится к проектно-ориентированной организации. То есть
организационная структура АО НИТ построена таким образом, что менеджер проекта имеет полные
полномочия для определения приоритетов и для руководства работой лиц,
привлеченных для работы в рамках данного проекта.
Далее рассмотрим некоторые результаты и выводы проделаной работы.
Бухучет в проектно-ориентированной
компании
Анализ системы бухгалтерского
учета АО «НИТ» осуществлялся в
контексте интеграции в ИСУ АО «НИТ». Анализ показал, что задачи
бухгалтерского учета АО НИТ, как проектно-ориентированной организации
кардинальных изменений или отличий не
претерпели. Автоматизация учета налажена в рамках стандартной конфигурации
1С-Бухгалтерия.
Основной результат. При
консультативном и методическом содействии сотрудников финансового блока была
поставлена задача выгрузки необходимых для задачи бюджетирования данных из
1С-Бухгалтерия.
Бюджетирование в проектно-ориентированной компании.
Аналитический
отчёт по текущему бюджетному планированию
Департамент
бюджетирования и финансово-экономического анализа и сопровождения договоров
(сокращённое название департамента: БФА ) является структурным подразделением
АО «НИТ» и подчиняется непосредственно финансовому директору. БФА организует и
проводит единую экономическую политику в АО «НИТ».
Функциями Департамента
БФА являются:
1.
осуществление
разработки и подготовки проектов планов развития, бюджетов, отчетов;
2.
выполнение
работ, связанных с формированием бюджета, и планирование финансово-экономической
деятельности АО «НИТ»;
3.
методологическое
обеспечение бюджетного процесса АО «НИТ»;
4.
осуществление
экономического анализа производственной и финансово-хозяйственной деятельности
АО «НИТ», его филиалов и структурных подразделений;
5.
проведение
сравнительных анализов экономических показателей по определению рентабельности
предлагаемых проектов для технико-экономического обоснования.
Действующий регламент
бизнес-процесса деятельности Департамента бюджетирования и
финансово-экономического анализа и сопровождения договоров введен 01.01.2010 г.
Регламент
бизнес-процесса деятельности Департамента БФА определяет процесс организации
работы Департамента БФА. Регламент процесса деятельности Департамента БФА
определяет процесс организации единой экономической политики АО «НИТ».
Целями финансового департамента АО «НИТ» являются:
-обеспечение устойчивого финансового развития АО
«НИТ»;
-эффективное управление финансово-экономической
деятельностью АО «НИТ»;
-прогнозирование возможных финансовых
результатов, экономической рентабельности исходя из реальных условий
хозяйственной деятельности.
Политика АО «НИТ» в
области оказания ИТ - услуг является частью общей стратегии и руководящим
документом для работников АО «НИТ», ответственных за процессы оказания ИТ –
сервисов и участвующих в обеспечении работы этих процессов.
Результативность:
-выполнение функций, согласно положениям об
отделах;
-своевременное исполнение по срокам контрольных
документов.
Основная работа
Департамента ведется в Microsoft Office (Word, Excel), используется 1С:
Бухгалтерия для получения данных бухгалтерского учета при формировании
отчетности по исполнению бюджета.
Обмен внутренней
служебной корреспонденцией между отделами происходит при помощи Единой системы
электронного документооборота – программа Lotus.
Для автоматизации
деятельности предприятия также используются корпоративный портал, единое
хранилище документов, база знаний, согласование и разработка документов и т.д.
Деятельность предприятия
состоит из бизнес-процессов разного уровня и разной сложности. В целом карта
процессов АО «НИТ» включает 11 основных процессов.
Основными
бизнес-процессами Департамента БФА являются:
1.
Процесс
бюджетирования.
2.
План-фактный
анализ.
3.
Анализ
финансово-хозяйственной деятельности (ФХД).
4.
Заключение
и сопровождение договоров.
Основные бизнес-процессы
Департамента БФА с учетом функционального разделения процессов в подразделениях
Департамента отражены на схеме, представленной на рисунке 1.
Рисунок 1. Основные бизнес-процессы Департамента
БФА
Таким образом построение ИСУ АО НИТ осуществлялось как ИСУ
проектно-ориентированной организации. И подсистема «Финансовый блок», как одна
из ключевых подсистем ИСУ АО НИТ претерпела необходимые изменения, дополнения и
доработки.
К постановке задач подсистемы «Финансовый блок», разработке бизнес –
процессов, определении необходимого информационного обеспечения были привлечены
сотрудники финансового блока. Это было вызвано тем, что сотрудники финансового
блока с одной стороны активные пользователи будущей системы, а с другой стороны
– носители компетенции предметной области.
С сотрудниками финансового блока были проведены теоретические и
практические занятия по основам формализации задач.
Таким образом, практически все работы по формализации подсистемы
«Финансовый блок» ИСУ АО НИТ были проделаны сотрудниками финансового блока
совестно с ИТ-специалистами и аналитиками.
Литература:
1.
Бердибаев Л.М. Ведение бухгалтерского учета. -Алматы, 2011.
2.
Сарсенов К.Т. Бухгалтерский учет. – Алматы, 2010.