Даник В.М.
Тернопільський Державний Технічний Університет ім. І.Пулюя
Способи автоматизації електронного
документообігу за допомогою web-орієнтованого програмного забезпечення
Електронний документообіг -
високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності
роботи органів державної влади і місцевого самоврядування і не тільки.
Гарантією успішної роботи завжди є ефективна діяльність службовців. Але для
якісного обслуговування потреб клієнтів вчорашні методи обробки інформації вже не
є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і
скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням
громадян.
Відсутність необхідності вручну
розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів
всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації
істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний
контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує
якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш
прогнозованими і керованими.
Спільне використання систем
електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і
поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку
прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш
ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання
інформації з даних (data mining
techniques). Усе це можливо тільки в системі
управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу.
Інформаційні безпаперові технології полегшують процес
управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують
автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну
інформацію з усіх доступних джерел.
Саме тому ефективність управління
підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного
рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів,
контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження,
пошуку і використання. Потреба в ефективному керуванні електронними документами
і призвела до створення систем електронного документообігу (CЕД), яким і
присвячена дана робота.
В даній роботі реалізована
система електронного документообігу із застосуванням технологій
web-орієнтованого програмного забезпечення: а саме PHP, Apache,
jawascritp, ajax та ін.
За допомогою даного
комплексу реалізовано наступні завдання:
·
Скорочення
обсягів паперових витрат, що пов'язані з опрацюванням документів.
·
Використання
електронних копій документів під час роботи користувачів. Підтримка версій
електронного документа.
·
Колективна
робота під час виконання і розробки документів.
·
Наглядний
і зручний контроль щодо виконання встановлених доручень.
·
Підтримка
завдань з циклічним періодом виконання.
·
Встановлення
зв'язків між документами в системі.
·
Короткі
анотації для електронних копій документів.
·
Використання
маршрутних схем.
·
Гнучкий,
інтуїтивно зрозумілий інтерфейс.
·
Низькі вимоги до апаратного
забезпечення.
Перелік джерел
1.
http://www.php.net/docs.php
2.
Веллинг Люк, Том сон Лора Разработка Web-приложений с помощью PHP и MySQL, 2-еиздание.: Пер. с англ..— М.: Издательский
дом “Вильямс”, 2004.— 800с.
3.
Котеров Д.В., Костарев А.Ф. PHP 5 .— СПб.:
БХВ-Петербург, 2005.— 1120с.0
4.
Кабир Мохамед Дж. Сервер Apache2. Библия пользователя.:
Пер. с англ.— М.: Издательский
дом “Вильямс”, 2002.— 672
с.
5.
www.perl.ru
6.
Поль Дюбуа MySQL, 2-е изд.: Пер. с англ. — М.: Издательский дом «Вильямс», 2004.— 1056с.