Коломейцева О.А.

ст.преподаватель кафедры общеобразовательных дисциплин Алматинского филиала Санкт-Петербургского гуманитарного университета профсоюзов

проблемы сохранения архивных документов на современном этапе

В ХХ веке появились новые виды носителей информации и новые формы фиксации информации: аудио-документы, кино-фотодокументы, электронные документы. Актуальным является проблема сохранения огромного массива документов на электронных носителях.

Большинство архивов сталкиваются с проблемой сохранения и доступа читателей к документам. Специалистами в области сохранения документов и их реставрации являются консерваторы. Архивисты выступают за сохранение целостности коллекций, предпочитая физически хранить их в одном месте, а также требуют специального допуска читателей и исследователей к оригиналам документов. Консерваторы же склонны рассматривать процесс консервации как свою первостепенную задачу и классифицировать коллекции в соответствии с их размерами или видами носителя. Что касается доступа публики к оригиналам документов, то консерваторы запретили бы его и по возможности либо микрофильмировали, либо отцифровывали документы. Документы на традиционных бумажных носителях подвержены разрушению в результате изменения температуры, уровня влажности, появлению различного вида грибковых заболеваний, изменению светового режима. Именно поэтому документы на бумажных носителях хранятся в специализированных помещениях – архивных хранилищах, где искусственно поддерживаются все условия для оптимального и длительного хранения документов. Наиболее важные документы имеют специальную маркировку: ОЦД- особо ценный документ. Именно их в первую очередь должны спасти сотрудники архива в случаи войны, стихийных катаклизмов или пожара.

Одним из доступных способов защиты документов является оцифровка документов. Но для проведения широкомасштабной оцифровки документов требуется время, деньги и свободное помещение. Если архив не располагает данными возможностями, то чаще всего документ подвергается микрофильмированию для обеспечения свободного доступа исследователей.

Исследователи имеют доступ к архивным документам только после получения специального разрешения. Важной является проблема взаимоотношений между архивистами и исследователями. Архивисты имеют право ограничить доступ исследователям к хрупким и ценным коллекциям. Но на практике происходит следующее. Коллекцию изобразительных документов представляют читателям в виде цветных слайдов, если нужно их просто продемонстрировать, этого вполне достаточно. Но исследователям, желающим их изучить более тщательно, например, с эстетической точки зрения, все же необходимы оригиналы. Например: «На стеклянном негативе, изображающем уличный пейзаж, фотограф выделил только одно здание из всех, а остальные кашировал. Архиву следует иметь хотя бы один негатив с полным изображением, но в данном случае не оказалось фотографической записи кашированных сооружений. Такая задача решается в зависимости от ситуации. Например, один специалист считает, что эта фотография является произведением искусства и, сохраняя первоначальный замысел фотографа, оставит негатив, как есть»[1, c.3]. Такую точку зрения поддержали бы сотрудники отдела консервации и реставрации. Но если рассматривать фотографию как документальную запись уличного пейзажа, то исследователю понадобиться получить как можно больше информации из фотографии, особенно если это уникальное изображение. Тогда на помощь приходят сотрудники архива, которые рассматривают документ как источник информации. В данном случае было решено отпечатать кашированую фотографию, сделав при этом подробное описание замаскированных объектов, затем на копии было устранено каширование. В итоге замысел фотографа был сохранен, а информация выявлена.

Так же происходит с коллекцией карт и атласов, используемых публикой на микрофише или в оцифрованном виде. Поскольку в архиве применяются черно-белые микрофиши, а оцифрованное изображение не дает полного представления ни о размере, ни о материале, то при необходимости приходиться выдавать оригиналы карт и атласов.

Таким образом, для наибольшей сохранности архивисты ограничивают доступ к особо ценным документам. Другим не менее важным фактором сохранения документов на бумажных носителях является их классификация на начальном этапе работы – при приеме на хранение – для проведения специальной консервационной обработки. Одним из методов является классификация на основе кислотности бумаги. Степень разрушения документа зависит во многом от условий его содержания в прошлом и может оставаться неизменной в данном хранилище. При этом особое значение приобретает вопрос о выборе документов, предназначенных для первоначальной обработки. При обследовании, проводимом совместно архивистами и консерваторами, у последнего появляется некоторый выбор методики обработки обследующего материала: микрофильмирование, оцифровка, создание фотокопий, капсуляция, а возможно и лабораторная обработка (при наличии повышенной кислотности или грибковых заболеваний)[3, c.9].

Подготовка архивных документов к микрофильмированию в соответствии с описью производиться в архиве, в котором они хранятся. Проявление же пленки проводиться только в архивных организациях, имеющих соответствующие лаборатории микрофильмирования. В тех случаях когда, фонды имеют большую исследовательскую ценность, допускается микрофильмирование карточных описей, а также для особых целей (обмена, организации использования) – микрофильмирования отдельных карточек описи вместе с документом[2, c.8].

Микрофильмы (негативы и рабочие копии) учитываются в специальных реестрах. Отдел микрофильмирования ведет учет микрофильмов в отдельных книгах для каждого архива и в картотеке микрофильмов. Ведется учет всех фондов, перенесенных на микрофильмы. Основными преимуществами микрофильмирования можно назвать следующие: быстрота выполнения, долговечность записи, большая миниатюризация[2, c.8]

Более современным способом сохранения информации содержащейся на бумажных носителях является оцифровка документов.

Однако современное архивоведение столкнулось со следующей проблемой. После оцифровки документов и записи их на диск, исследователь имеет возможность работать с информацией и документом, не причиняя вреда первоисточнику. Но при использовании данного вида документов может появиться не правильное представление о размерах документа и материале носителе данной информации.

Большинство документов на данный момент фиксируются и существуют в электронном виде. Это следующие виды документов: кинодокумент, фотодокумент, фонодокумент, видеодокумент и электронный документ. Для передачи на постоянное хранение электронный документ должен обладать теми же реквизитами что и обычный документ на бумажном носителе. Юридическую подлинность документа заверяют электронно-цифровой подписью. Но все электронные документы зависят от своего носителя и той программы при помощи, которой они были созданы. Возникает в последующем угроза потери части ценной информации в результате развития средств программного обеспечения, а также наличия большого количества разных форматов для чтения того или иного документа. Если раньше документы государственных организаций в обязательном порядке сдавали свои документы на постоянное хранение, и после экспертизы ценности документов, комиссия часть документации передавала на государственное (а значит вечное хранение), часть документации, не имеющей ценности, подлежала уничтожению. То, сейчас частные компании не всегда имеют в своем штате архивиста, и после ликвидации компании архивы уничтожаются. Если документы на бумажных носителях можно проследить благодаря существованию ведомственных и муниципальных архивов, то электронные документы потерянны безвозвратно.

Особо стоит отметить документы личного происхождения. Дневники, переписка, мемуары. Если воспоминания выдающихся деятелей современности чаще всего публикуются частными изданиями, то переписка рядовых граждан, которая ведется в социальных сетях, при помощи электронной почты наиболее подвержена уничтожению.

Опасность для электронных документов представляют также вирусы, которые постоянно совершенствуются и могут уничтожить большой объем информации, сохраняемой в электронном виде. Но плюсов от электронных документов больше чем минусов. В связи с этим постоянно совершенствуется система антивирусной безопасности и увеличивается материального носителя электронной информации.

Литература:

Золотухина И.Г. Новая роль хранителя в архивах и библиотеках// Обеспечение сохранности документов – 1992. № 1. С. 3.

Зверева Н.Е. Проблема взаимоотношений между архивистами и специалистами в области консервации // Обеспечение сохранности документов – 2002. № 1. С. 10.

Гунич Т.С. Микрофильмирование в Польше // Обеспечение сохранности документов – 2010. № 1. С.9.