ПРАВОВЫЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ

ДОКУМЕНТОВ НАФ РК

Д.ист.н. профессор О.Х.Мухатова

Казахский национальный университет имени аль-Фараби, Казахстан

Степень понимания обществом важности архивного дела зависит от системы правового и законодательного регулирования деятельности архивной сферы [1]. Впервые в истории независимого Казахстана нормативные правовые акты по делопроизводству и архивному делу в организациях получили высокий уровень утверждения. Одним из первых является важный документ «Основные правила документирования и управления документацией в объединениях (предприятиях), учреждениях и организациях всех организационно-правовых формах Республики Казахстан, утвержденные постановлением Кабинета Министров Республики Казахстан от 30 июня 1992 года № 562 [2]. Вся деятельность архивной службы Казахстана в период независимости была направлена на решение триединой задачи: прием, обеспечение сохранности и использование архивных документов. Для решения этой задачи необходимо было создание нормативной правовой базы функционирования архивной сферы[3]. Первым базовым нормативным правовым актом регламентирующим всю деятельность архивной службы Республики Казахстан стал Закон «О национальном архивном фонде и архивах» от 22 декабря 1998 года №326 -1 подписанный Президентом РК Н. Назарбаевым. Данное законодательство основывается на Конституции Республики Казахстан[4]. Закон состоит из 6 глав и 27 статей. Первая глава называется «Общие положения», в котором раскрыты основные понятия данного Закона, такие как архивное дело, архивный документ, архив, архивные фонды, архивная коллекция, ведомственный архив, государственный архив, Национальный архивный фонд и другие. Согласно Закону «Национальный архивный фонд Республики Казахстан является неотъемлемой частью историко-культурного наследия народа Казахстана и охраняется государством в качестве национального достояния Республики Казахстан» [5]. Во второй главе под названием «Национальный архивный фонд» определен состав Национального архивного фонда, в который входят 7 разных видов документов: законодательные акты и другие официальные документы, управленческая, научно-исследовательская, проектно-конструкторская, технологическая, патентно-лицензионная, картографическая, геодезическая, телеметричесакая и другая социальная, машиноориентированная и аудиовизуальная документация, документальные памятники истории и культуры, документы личного происхождения и иная документация, представляющая национальную ценность, иные документы, поступившие в собственность Республики Казахстан, страховые копии документов. Третьей глава посвящена вопросам государственного учета, хранения, обеспечения сохранности, передачи на постоянное хранение документов Национального архивного фонда. Проблемы использования документов рассмотрены в пяти статьях четвертой главы. Не остались без внимания государственное регулирование и управление архивным делом, к нему отнесена отдельная пятая глава. Статьи шестой главы излагает международные связи и контакты, договоры, права доступа в архивы иностранцев и лиц без гражданства. Седьмая глава – это заключительные положения.

На основе данного закона архивы Казахстана продолжают обеспечивать сохранение, пополнение и использование национальной памяти – документов Национального архивного фонда Республики Казахстан. Законом РК «О национальном архивном фонде и архивах» в целом были отрегулированы вопросы хранения, обеспечения сохранности и использования документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда, которые составляют лишь незначительную часть от общего количества созданных документов. Вместе с тем до середины 2009 года не в полном объеме были урегулированы вопросы, связанные с документированием управленческой деятельности и организацией работы с документами. Также недостатком действовавшей нормативной правовой базы документационного обеспечения управления являлась ее ориентация преимущественно на государственные структуры. В результате огромный массив негосударственных структур, для которых вопрос доказательности, юридической силы документов имеет первостепенное значение, не всегда попадал в сферу действия нормативных правовых актов[6]. Это привело к необходимости пересмотра предыдущего акта и принятия закона «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам документационного обеспечения», который дал возможность устранить эти пробелы.

В Закон «О национальном архивном фонде и архивах» внесены три группы изменений и дополнений, касающиеся вопросов отнесения архивов, архивных фондов и коллекций к составу Национального архивного фонда и источников его пополнения, государственного регулирования и государственного контроля за состоянием делопроизводства и ведомственным хранением документов, находящихся в государственной собственности.

Обеспечение общества полноценной источниковой базой, отражающей все стороны его развития в каждый конкретный исторический период времени, является одной из основных задач архивных учреждений страны. Поэтому особенно важно в процессе экспертизы ценности документов отобрать на хранение те из них, которые наиболее полно отражают происходившие процессы[6.46]. В этих целях были конкретизированы критерий, применяемые при государственном экспертизе ценности документов в трех направлениях: происхождение, содержание, внешние особенности, а также физическое состояние документа. Кроме того были уточнены, что экспертизу ценности документов проводят экспертно-проверочные комиссии, образуемые уполномоченным органом или местными исполнительными органами. В настоящее время такими органами являются Министерство культуры и информации, управления архивами и документацией областей, городов Астана и Алматы[6.47]. А также заложена норма, не допускающая уничтожение документов организации – источников пополнения Национального архивного фонда, находящихся в частной собственности, без согласования с уполномоченным или местным исполнительным органом. Включение этой нормы позволит обеспечить сохранность документов, имеющих особое историческое, научное, экономическое, политическое или культурное значение для государства, общества вне зависимости от формы собственности. Необходимо отметить, то эта норма касается тех негосударственных организаций, документы которых отнесены к составу Национального архивного фонда с их согласия и с которыми заключены соответствующие договоры о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и документационного обеспечения управленческой деятельности[6.47].

Дополнения Закона подпунктами 17 и 18 являются ключевыми. Они позволяют уполномоченному органу разрабатывать и утверждать типовые правила документирования и управления документацией в государственных организациях, а также перечни типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций. Реализация этих норм позволит установить на общегосударственном уровне единые требования к созданию и организации работы с документами для всех без исключения организаций, участвующих в социально-экономической и общественной жизни государства, предотвратить преждевременное уничтожение документов, унифицировать и стандартизировать документы и технологию работы с ними в соответствии с рекомендациями международного стандарта ИСО 15489 «Информация и документация. Управление документацией». Неотрегулированность этих вопросов отрицательно сказывалось не только на эффективности управленческой деятельности, но и на удовлетворении законных прав и интересов граждан. Например, архивными учреждениями республики в среднем ежегодно, на основе хранящихся документов, исполняется более 300 тысяч запросов социально-правового характера, поступающих от граждан. Из них почти на одну треть запросов даются отрицательные ответы. Причины разные, в том числе незнание организациями основ документирования управленческой деятельности, сроков хранения документов и, в связи с этим, уничтожение документов до истечения сроков их хранения[6.48].

Изменения внесены также в статью 7 Закона «Об электронном документе и электронной цифровой подписи». В ней изложены основные требования к созданию, передаче, фиксации и сохранению электронного документа, чего не было в действующей редакции основного Закона[6.48]. Внесенные изменения и дополнения в Закон «О национальном архивном фонде и архивах» позволили с одной стороны развивать и совершенствовать архивное дело, с другой создать единую систему документационного обеспечения во всех организациях вне зависимости от уровня компетенции, форм собственности и организационно-правовой характеристики, с третьих, защитить права и интересы граждан на получение ими необходимой информации.

Вопросы совершенствования нормативной правовой базы архивного дела являются частью реформ которые проводятся в республике в настоящее время. Так, например, в 2009 году 29 декабря под номером 185 был утвержден «Единые правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда», которое состоит из 6 глав и 67 параграфов, 57 приложениями[7]. Единые правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда были разработаны в соответствии с Законом Республики Казахстан «О Национальном архивном фонде и архивах». Правила распространяются на государственные и специальные государственные архивы, которые в соответствии с законодательством Республики Казахстан осуществляют постоянное хранение документов Национального архивного фонда, а также временное хранение других архивных документов, принятых от ликвидированных организаций.

В июле 2010 года Президентом РК подписаны Законы «О внесении дополнений и изменений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам пересмотра компетенции уполномоченных органов и Правительства Республики Казахстан на принятие нормативных правовых актов, устанавливающих требования к проверяемым субъектам», «О внесении дополнений и изменений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам сокращения разрешительных документов и оптимизации контрольных и надзорных функций государственных органов»[8]. В республике был создан Комитет информации и архивов который относится Министерству связи и информации РК. В непосредственном ведении Комитета находятся 7 государственных архивных учреждений, финансируемых из республиканского бюджета. Одновременно Комитет контролирует и координирует работу 14 областных, 2 городских (гг. Астана, Алматы) управлений архивов и документации, а также 220 областных, городских, районных государственных архивов и их филиалов, финансируемых за счет местных бюджетов. В соответствии Закона «О национальном архивном фонде и архивах» Комитет осуществляет организационно-методическое руководство и контроль за состоянием делопроизводства и ведомственных архивов в более 1000 республиканских государственных органах и организациях, национальных компаниях, акционерных обществах и т.д., которые являются источниками комплектования центральных государственных архивов[8.27].

В 2011 году в республике были утверждены «Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами», который является самым значимым среди нормативных правовых актов принятых и утвержденных в республике. Впервые в Казахстане и, пожалуй, на всем постсоветском пространстве разработан документ, содержащий нормы по работе в ведомственном (частном) архиве организации с управленческой, научно-технической, аудиовизуальной и электронной документацией. В Правиле прослеживается порядок приема документов в архиве организации, проведение экспертизы ценности документов и оформления результатов экспертизы. В документе описываются нормативные параметры режимов хранения документов в зависимости от вида и особенностей носителя информации, требования к материально-техническому обеспечению деятельности ведомственного (частного) архива организации. Особое внимание уделено описанию таких вопросов как, виды и порядок использования документов в научных и практических целях, а также организация передачи документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда, на постоянное хранение в соответствующий государственный архив[2.57].

В новой редакции с приложениями утвержден Стандарт государственной услуги по выдаче архивных справок. Изданы Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, а также Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами. Благодаря этому решены актуальные вопросы юридического закрепления взаимоотношений архива с организациями-источниками комплектования[1.49]. В Типовых правилах приводятся нормы правил подготовки и оформления документов, вводятся три вида бланков организационно-распорядительных документов, излагаются требования к реквизитам документов. Особо оговариваются особенности и подготовки т оформления самых распространенных документов: приказа, протокола, акта, справки и письма. Определенное место уделено порядку составления номенклатуры дел организации, формированию и оформлению дел, их оперативному хранению и передаче ведомственный (частный) архив организации[2.56]. Новизна этих Правил заключается в следующем: в них в состав ведомственного и частного архивов включены научно-техническая и аудиовизуальная документация, а также документы на электронных носителях, рассматриваются вопросы порядка проведения экспертизы ценности электронных документов, учета электронной документации и порядок учета и ведения баз данных. Однако, существующие на сегодняшний день в Республике Казахстан нормативные правовые документы регламентирует далеко не все вопросы, возникающие в процессе работы с электронными документами[3.44-45].

В 2013 году исполняется 15 лет со дня Закона РК «О национальном архивном фонде и архивах». За этот период была создана нормативная база архивного дела. Тем не менее предстоит провести анализ нормативной базы и ее дальнейшее совершенствование.

Общий объем Национального архивного фонда Казахстана по состоянию 1 июля 2012 года составляет более 20 миллионов единиц хранения. Архивными учреждениями республики в 2011 и первом полугодии 2012 года оказаны государственные услуги по выдаче архивных справок социально-правового характера более 450 тыс. граждан, в том числе 1476 гражданам зарубежных государств проапостилированы архивные документы. Исполнено более 37 тыс. запросов по вопросам политического, экономического, культурного развития республики и его регионов. В средствах массовой информации издано и проведено 1500 статей и теле -радиопередач. Издано 15 сборников документов. Через читальные залы выдано пользователям более 1 млн. дел. За указанные полтора года отреставрировано около 93 тыс. дел, подготовлено к передаче на государственное хранение более 440 тыс. дел, принято на государственное хранение 520 тыс. дел[8.27].

_____________________

1. Данник Л. Правовое и методическое обеспечение центрального государственного архива г. Алматы // Вопросы документооборота. 2013, №6. – С.49.

2. Адельгужин А. О новых нормативных правовых актах в области делопроизводства и архивного дела//Делопроизводство в Казахстане. 2012, №2. – С. 54.

3. Жусупов Е. Некоторые вопросы нормативно-правового регулирования и передачи электронных документов на государственное хранение//Вопросы документооборота. 2011, №12. – С.42.

4. Конституция Республики Казахстан. – Алматы, 1995.

5. О национальном архивном фонде и архивах. Закон Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года №326-1//Казахстанская правда. 29 декабря 1998 года.

6. Жусупов Е. Комментарий к закону РК «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам документационного обеспечения»// Делопроизводство в Казахстане. 2009, №7. – С.46.

7. Единые правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда. – Астана, 2010. – 202с.

8. Архивы Казахстана: современное состояние, проблемы и перспективы развития// Вопросы документооборота. 2012, №10. – С.25.