ГОСУДАРСТВЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ.
Современные технологии управления
Кандидат педагогических наук, Штратникова
А.В.
Кандидат педагогических наук, Уржумова
О.М.
Краснодарский государственный институт культуры, Россия
Особенности нормативно – правового регулирования информационно-документационного обеспечения деятельности
современных государственных организаций и учреждений в России
Как
отмечают специалисты, в России за
минувшие
десятилетия сформировалось новое правовое государство, в условиях которого, по нашему
мнению, особенно значимым является документационное
обеспечение современных организаций и учреждений, которое
должно
быть направлено
на достижение их
информационной открытости, в целях
повышения
эффективности их деятельности. Многие документы нормативного
характера - как на федеральном,
так и на уровне
субъектов федерации, преследуют цели
расширения
информационной открытости преимущественно деятельности органов
государственной власти. Построение информационной открытости, по нашему мнению не достижимо без совершенствования
организации работы с документами. Проводимая сегодня в Российской Федерации административная реформа,
преследует цели совершенствования процессов государственного управления, а
также повышения его эффективности и экономичности. Мы хотим подчеркнуть, что
неотъемлемой частью данной реформы уже стало информационно-документационное
обеспечение
государственных органов различного уровня, поскольку оно является главным
средством, а также инструментом эффективного управления в процессе взаимодействия
последних с населением страны, различными структурами гражданского общества и
бизнесом.
В
России накоплен значительный исторический опыт, сформирован большой нормативный
материал в виде государственных и внутриведомственных актов регулирующих делопроизводство.
Обсуждая проблему государственного регулирования делопроизводства, специалисты
настаивают на необходимости установления на общегосударственном уровне единых и
обязательных принципов организации, унификации и стандартизации документации, а
также служб и технологий документационного обеспечения управления в целях
оптимизации взаимодействия органов государственной власти, как по вертикали,
так и по горизонтали между собой, так и всех бизнес структур. Как и в России, в
зарубежных странах активно внедряются стандарты ведения деловой информации,
совершенствуется законодательная база, уточняются требования к деловой
документации государственных и коммерческих структур, принимаются новые законы,
регламентирующие информационные технологии в деловых процессах.
Понимая значимость информационно-документационного обеспечения деятельности государственных
организаций и учреждений для нашей
страны, мы считаем необходимо осуществить анализ его правового обеспечения на
современном этапе, учитывая подвижность законодательства, а также тот факт, что
область документации и информации в последнее время является самостоятельным
объектом исследований ученых, выделилась новая отрасль - информационное право.
Например, правовую
основу информационно-документационного
обеспечения деятельности законодательных органов составляет обширный массив нормативно-правовых актов и
методических документов. В целях ее анализа, считаем необходимым рассмотреть
источники юридического регулирования информационно – документационной
деятельности, в целом. Итак, правовую основу информационно-документационной
деятельности составляют Конституция РФ, специальные законы в
области делопроизводства, информации и информатизации, а также отраслевые
законы. Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ, акты министерств
и ведомств, нормативно-правовые акты субъектов Федерации.
Также, отразим существующую иерархию
правого поля в области информационно-документационного обеспечения управления предложенной
С.Л. Кузнецовым, в основе которого автором была заложена конституционная субординация нормативных правовых актов. Основополагающим
законом нашей страны является Конституция Российской Федерации. С позиций
документоведения ее значение выражается в том, что Конституция РФ устанавливает субординацию
нормативных правовых актов. Статья 15 Конституции РФ определяет, что
«Конституция Российской Федерации имеет высшую юридическую силу, прямое
действие и применяется на всей территории Российской Федерации. Законы и иные
правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить
Конституции Российской Федерации»[1].
Таблица
№1 - Правовая основа информационно-документационной
деятельности
|
Уровень |
Правовые
источники |
|
Первый
уровень |
Конституция
Российской Федерации. |
|
Второй
уровень |
Международные договоры. |
|
Третий
уровень |
Федеральные конституционные законы, принимаемые
по вопросам, предусмотренным Конституцией РФ. |
|
Четвертый
уровень |
Федеральные законы. При
этом федеральные законы «не могут противоречить федеральным конституционным
законам» (ст. 76, п. 3 Конституции РФ). |
|
Пятый
уровень |
Указы и Распоряжения,
издаваемые Президентом Российской Федерации (ст. 90 Конституции РФ). |
|
Шестой
уровень |
Постановления и Распоряжения Правительства
РФ (ст. 115 Конституции РФ). |
|
Седьмой
уровень |
Постановления,
Приказы, Распоряжения федеральных органов исполнительной власти: министерства
и ведомства. |
|
Восьмой
уровень |
Законы
и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, действующие
на территории субъекта РФ (ст. 76 Конституции РФ). |
Рассматривая систему законодательства в области информационно-документационного
обеспечения законодательной деятельности в РФ, считаем возможным придерживаться
представленной выше иерархии.
Хотелось бы подчеркнуть, что различные аспекты работы с документами
«рассеяны по российскому законодательству». Специалистам, задействованным в организации
информационно-документационного обеспечения не требуется помнить все эти акты наизусть, однако важно понимать, к
какому закону ему следует обратиться в целях уточнения того или иного вопроса в
своей работе.
Значительным и
объемным можно назвать еще один блок нормативных документов, не вошедших в
иерархию С.Л. Кузнецова – это нормы технического регулирования Российской
Федерации, представленные стандартами, необходимыми для осуществления информационно-документационного обеспечения
деятельности органов государственной власти. В целях удобства восприятия,
считаем возможным отразить аналитическую информацию о наиболее востребованных
стандартах в области делопроизводства, включая отдельные вопросы регулирования электронного документооборота,
в виде таблицы[2].
Таблица №2 Основные
стандарты в области документооборота
|
Название |
Ключевые положеня |
|
ГОСТ Р
6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» |
Устанавливает исчерпывающий перечень реквизитов
документа, характеризует требования к их оформлению; определяет требования к
бланкам документов (в том числе электронным). |
|
ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения" (взамен
ГОСТ Р 51141-98) |
Дает термины и определения основных понятий, применяемых в
делопроизводстве и архивном деле. Термины и определения стандарта
рекомендованы к применению во всех
видах документов и литературы в области делопроизводства и архивного дела. |
|
ГОСТ ИСО
15489-1:2007 «Управление документами. Общие требования». |
Регулирует процессы управления
документами государственных, общественных и коммерческих организаций,
предназначенных для внутреннего или внешнего использования. Стандарт дает
рекомендации в отношении формирования систем управления документами, а также
по обеспечению процедур соответствия подлинных документов закрепленных в
стандарте характеристикам (достоверность, аутентичность, пригодность для
использования, целостность и др.). |
|
ГОСТ Р 52294-2004 «Информационная технология. Управление
организацией. Электронный регламент административной и служебной
деятельности. Основные положения» |
Регулирует
автоматизированные системы обработки информации и управления организаций,
учреждений и предприятий вне зависимости от форм собственности и
подчинения. Определяет базовые
положения по формированию, эксплуатации, внедрению и поддержании электронного регламента их служебной и
административной деятельности. Регулирует создание новых или совершенствование
уже эксплуатируемых технологий управления. |
|
Определяет состав, содержание и формат электронного
сообщения, обеспечивающего информационное взаимодействие систем управления
документами. Применение единого формата в процедурах обмена документами дает
возможность построить пересылку электронных документов без необходимости ее
дополнительной обработки и без потери информации. |
|
|
Стандарт ИСО 15489 «Информация и документация. Управление документами» |
Один из первых международных стандартов, обеспечивающих
делопроизводство и документооборот, который содержит единые требования и
методологию управления документами для всех видов носителей и форматов,
включая процедуры разработки и внедрения систем документооборота. |
Не
так давно, Приказом Росстандарта от 08.12.2016 №
2004-ст был принят новый национальный стандарт по оформлению документов – ГОСТ
Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информатизации, библиотечному и издательскому
делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению
документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016) [4]. Он вводится в действие с
01.07.2017 и заменит пока еще действующий ГОСТ Р. 6.30 – 2003 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов» [3]. Новый ГОСТ
отличается составом реквизитов, появились новые, а другая часть реквизитов и
вовсе не вошла в новый ГОСТ, названия некоторых и вовсе изменены. В самом
оформлении реквизитов документов изменения не значительны. Поскольку изменился
состав реквизитов, состав реквизитов бланков документов также изменен. Многие специалисты отмечали, что старый ГОСТ
Р 6.30-2003 остро нуждался в редакции, поэтому новый ГОСТ должен, по ожиданиям
общественности, снизить риски, вызванные неквалифицированным документированием.
Дополним, что нами были упомянуты не все принятые
стандарты, в России действуют дополнительные стандарты обеспечивающие защиту
информации, шифрование, обмен
электронными документами и т.д.
Еще одной группой источников
регулирования информационно-документационного обеспечения законодательной деятельности относится нормативно-методическая база, разрабатываемая непосредственно
самими организациями и учреждениями. Нормативные и методические документы регламентирующие
информационно-документационное
обеспечение разрабатываются на основе соответствующих законодательных и
нормативных актов, перечисленных нами выше по тексту, принятых на
государственном уровне. Например, нормативно-распорядительные документы
Государственной Думы РФ, обеспечивают регулирование осуществляемых
делопроизводственных операций. Например, процесс реализации электронного
документооборота постоянно запрашивает внесение соответствующих изменений в
существующие нормативные акты Государственной Думы, например, своевременно
должна редактироваться "Инструкция
по работе с документами Государственной Думы".
Подводя итог, считаем
необходимым отметить, что требования к информационно-документационному
обеспечению деятельности современных
организаций содержатся как в законодательных, так и иных нормативных правовых
актах, определяющих требования к построению документооборота и
информационно-документационному обмену. На практике, же зачастую, не смотря на
развивающееся информационное законодательство и стандартизацию информационного
обмена, вопросы формирования и использования электронных документов решаются
органами государственной власти, ведомствами, так и организациями
самостоятельно. Напомним, что при применении систем электронного документооборота
и ЭД необходимо учитывать и законодательные акты субъектов Российской Федерации,
а также правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов
Российской Федерации. Сегодня
государственное регулирование электронного документооборота в России включает
законодательные акты, затрагивающие вопросы документационного обеспечения
управления и нормативно-методические документы, напрямую регулирующие
современную организацию электронного документооборота.
Список литературы:
1.
Конституция Российской
Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок,
внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от
30.12.2008 № 7-ФКЗ, от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ) // Собрание
законодательства РФ.– 2014. – № 31. – Ст. 4398.
2.
Кузнецов С.Л. Современные технологии
документационного обеспечения управления [Электронный
ресурс]http://www.rumvi.
com/products/ebook/современные-технологии-документационного-обеспечения-управления/7bf4eda7-f53f-45ad-83825ba3c03c43d6/preview
/preview.html
3.
Система межведомственного
электронного документооборота(заголовок с экрана) [Электронный
ресурс] https://it.bashkortostan.ru/activity/19648/
4.
Система стандартов по информатизации,
библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению документов: ГОСТ Р 7.0.97-2016 [Электронный ресурс] http://base.garant.ru/71634352/