Экономические науки/ 7.Учет и аудит

Демидюк М.А.

Вінницький торговельно-економічний інститут Київського національного торговельно-економічного університету, Україна

Міжнародний досвід обліку розрахунків з підзвітними особами

У процесі фінансово-господарської діяльності підприємствам найчастіше доводиться мати справу з ситуаціями, коли оплата матеріальних цінностей чи різноманітних робіт, послуг за безготівковому розрахунку є неможливою. І тут працівникам підприємства, можуть видаватися готівкові кошти до виконання певних дій за дорученням організації. Підзвітними особами є працівники організації, які отримали під звіт готівкові суми коштів за майбутні операції.

Хоча у бухгалтерському обліку ці операції відробляються не так важко, зміна законодавчої бази пред'являє досить жорсткі вимоги, що стосуються порядку оформлення і методи ведення первинних дисконтних регістрів, способів угруповання і відображення у бухгалтерському і податковому обліках операцій із підзвітними сумами, і навіть правильності обчислення всіх податків за цими операціям.

Перелік підзвітних осіб та правила розрахунків з ними можна включити в облікову політику, яка визначає правила бухгалтерського обліку. Тільки включені до переліку особи можуть отримувати гроші під звіт. Цей перелік затверджується наказом керівника підприємства [1].

Всі працівники підприємства, які одержують гроші під звіт, повинні дотримуватися правил роботи з готівкою. Таким чином, потрібно не тільки перераховувати підзвітних співробітників, але і вказати, яку суму кожен з них може отримати за один раз, на який термін і коли вони повинні здавати авансові звіти в бухгалтерію. Якщо ж виникла потреба видати гроші під звіт працівникові, якого немає в переліку, то видається окремий наказ, в якому вказується прізвище та посада співробітника, термін, на який йому видані грошові кошти, дата, не пізніше якої він повинен відзвітувати за них і т.д.

Співробітник може отримати гроші під звіт з каси підприємства тільки на певні цілі. Цілі, на які можна витрачати готівку узгоджуються з установою банку, в якому відкрито розрахунковий рахунок організації. Зокрема дозволено витрачати: на відрядження, на господарські потреби, на закупівлю сільгосппродукції тощо [2].

По-перше, підприємство видає своїм співробітникам готівку, коли направляє їх у відрядження - добові, гроші на проїзд до місця призначення і назад, на проживання в готелі. Але перш ніж співробітник отримає гроші, керівник підприємства повинен видати наказ про відрядження. У ньому вказують прізвище співробітника, його посаду, місце та мета відрядження, а також яка сума відрядних йому дозволена.

По-друге, кошти під звіт отримують ті співробітники, які розплачуються готівкою від імені свого підприємства з іншими організаціями та підприємствами [3].

У системі міжнародних стандартів бухгалтерського обліку (МСБО) визнання підзвітної заборгованості прямо не визначені. В деяких міжнародних стандартах представлені лише загальні рекомендації з розкриття відповідної інформації у фінансових звітах.

При визначенні та класифікації розрахунків з підзвітними особами в зарубіжній та українській практиці немає явних розбіжностей.

Суть методу, який найбільше використовується на практиці, полягає в тому, що підзвітні суми відображаються лише тоді, коли здійснюється оплата, протягом періоду. Для їхнього запису існує субрахунок до рахунка, який у кінці року відображається в звіті про витрати як коригувальна стаття (вираховується) [2].

Видані під звіт суми повинні витрачатися тільки за призначенням. Передача їх однією особою іншій забороняється. Видача готівки під звіт проводиться за умови повного звітування підзвітної особи за раніше виданий їй аванс. Згідно українського законодавства, залишок коштів понад суму, використану згідно з авансовим звітом, підлягає поверненню працівником до каси підприємства в такі строки:

- за відрядженнями - протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження (при закордонних відрядженнях у випадку застосування корпоративних пластикових карток міжнародних платіжних систем - не пізніше 10, а з дозволу керівника (за наявності поважних причин) - 20 робочих днів);

- на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту, - протягом 10 робочих днів з дня видачі готівки під звіт;

- на всі інші виробничі (господарські) потреби - наступного робочого дня після видачі готівки під звіт [3].

Якщо підзвітна особа не подала звіту та необхідних виправдувальних документів у встановлені строки або не повернула до каси залишків невикористаних сум авансів, бухгалтерія має право утримати таку заборгованість із нарахованої заробітної плати в порядку, встановленому чинним законодавством.

Видача грошей працівникові на відрядження або на господарські потреби проводиться в касі підприємства шляхом оформлення видаткового касового ордера, а повернення невикористаних коштів працівником оформляється прибутковим касовим ордером.

Надходження ж товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) від підзвітної особи, тобто їх оприбуткування, підтверджує прибуткова накладна. В прибутковій накладній зазначається синтетичний рахунок, на якому обліковується даний вид ТМЦ, їх найменування, одиниця виміру, кількість отриманих цінностей, їхня ціна та загальна сума, а також зазначається, куди були вони оприбутковані [1].

Дебіторська заборгованість підзвітних осіб нараховується за фактом отримання даними особами авансових підзвітних сум і погашається при повному розрахунку за даними сумами. Фактично здійснені та документально підтверджені витрати підзвітних осіб, пов'язані з виробничою діяльністю, списуються на собівартість продукції (робіт, послуг).

Література:

1. Бутинець Ф.Ф. Бухгалтерський облік у зарубіжних країнах: Навч. посіб. для студентів вищих навчальних закладів спеціальності 7.050106 «Облік і аудит» / Ф.Ф. Бутинець, Л.Л. Горецька. – Житомир: Ч.П. «Рута», 2003. – 544 с.

2. Губачева О.М. Облік у зарубіжних країнах / О.М. Губачева, С. І. Мельник. –К.: Центр учбової літератури, 2012. – 432 с.

3. Канцуров О.О. Застосування термінології міжнародних стандартів бухгалтерського обліку у нормативно-правовій базі України / О.О. Канцуров// Фінанси України. - 2006. - N8. - C. 51-58.