Экономические науки/7.Учет и аудит
К.е.н., доцент Гаркуша С.А., Курконд О.С.
Сумський національний аграрний університет, Україна
Первинне документування господарських операцій
Не завжди первинний документ є первинним, як би дивно це не звучало.
Адже наявність обов’язкових реквізитів – не єдина вимога до них. Водночас такі
документи, як договори чи податкові накладні, можна використовувати як первинні
документи. Тож з’ясуймо, коли первинний документ є непервинним і коли простий
документ набуває почесного звання первинного. Для того щоб
документ претендував на роль первинного, він має містити всі обов’язкові
реквізити із ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову
звітність в Україні» від 16.07.1999 р. № 996-XIV [1], а також п. 2.4
Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку,
затверджене наказом Мінфіну України від 24.05.1995 р. № 88 [2].
А саме: назву
документа (форми); дату й місце складання; назву підприємства, від імені якого
складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру
господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської
операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають
змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської
операції. Однак, первинний документ – це документ, який
містить відомості про господарську операцію [1].
Первинні документи фіксують факти здійснення господарських операцій. Тож навіть
наявність усіх перелічених реквізитів ще не гарантує, що документ зможе
називатися первинним.
Документ зможе бути первинним лише за умови наявності обов’язкових
реквізитів і в разі фактичного здійснення господарської операції.
Так,
наприклад, акт наданих послуг, товарно-транспортна накладна, бухгалтерська довідка
тощо зможуть дійсно бути первинним документами тільки в разі виконання двох
згаданих вище умов.
Підприємство має оформлену товарно-транспортну накладну (містить усі
обов’язкові реквізити, які заповненні бездоганно). Але контролерами та судом
доведено, що транспортування товару не відбувалося. Таку
товарно-транспортну накладну не визнають первинним обліковим документом, що
підтверджує господарську операцію, адже він не фіксує справді здійснену
госпоперацію.
Документ під назвою «видаткова накладна» не вміщує граф «Передав» і
«Прийняв». До того ж у цьому документі вказано: «при оформленні довіреності
необхідно зазначати найменування та кількість товару, рахунок дійсний до оплати
до __, після закінчення строку для оплати фірма не несе відповідальності за
наявність товару на складі та незмінність цін».
У рахунку-фактурі прописано, що він має силу Акта наданих послуг. Це
неправильно. Адже рахунок-фактура за своїм призначенням не відповідає ознакам
первинного документа, оскільки ним не фіксується жодна господарська операція.
Цей документ є лише пропозицією оплати за товар (роботи, послуги) і
підтверджувати фактичне надання послуг не може.
Далі
поговоримо про іншу ситуацію, коли документ за своїм початковим призначенням не
є первинним, але підприємство бажає його використовувати саме за таким
призначенням. Розглянемо найпоширеніші варіанти.
Договір. Згідно із ч.
1 ст. 626 Цивільного кодексу України [3], договір – це домовленість двох або
більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав
та обов’язків. Найчастіше договір складається перед здійсненням госпоперації,
тоді як первинні документи слід складати під час здійснення цієї операції або ж
безпосередньо після її закінчення. Тобто договір зазвичай не фіксує факту
здійснення госпоперації, а лише відображає бажання її здійснити, він є
домовленістю між контрагентами про здійснення господарських операцій у
майбутньому. Отже, за загальним правилом, договір не є первинним обліковим
документом. Так, наприклад, договір перевезення не підтверджує факту
перевезення, це робить акт наданих послуг (звісно, у разі виконання наведених
вище умов).
Водночас
договір може містити не лише намір здійснити операцію в майбутньому, а й фіксувати
вже здійснену операцію. Якщо в договорі зазначатиметься, що одна сторона
передала майно, а інша його прийняла, тоді цей договір виступатиме
підтвердженням здійснення госпоперації і за наявності усіх обов’язкових
реквізитів, зазначених у ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік [3], цілком зможе
виступити первинним документом.
Якщо договір
чітко визначає, хто та як слідкує та документує коливання курсу валют, а також
як відбувається попередження іншої сторони про зміну курсу, у такому разі можна
вважати, що договір може бути документом, котрий підтверджує зміну ціни. Адже в
ньому чітко прописаний механізм зміни й умови, за яких такий механізм
застосовується.
Не будь-який
документ, що підприємство назве первинним, насправді буде таким для
контрагентів, контролерів і судів. Документ можна називати первинним лише в
разі дотримання таких умов: він повинен містити всі обов’язкові реквізити;
документ має підтверджувати факт здійснення господарської операції.
Література:
1. Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в
Україні. Верховна Рада України; Закон від 16.07.1999 № 996-XIV. [Електронний
ресурс]. – Режим доступу: http://zakon5.rada.gov.ua/laws/show/996-14