к.е.н., ст. викладач Шершньова Г. В., Двілянська Д. Л.

Донецький національний університет економіки і торгівлі

  імені Михайла Туган-Барановського  (м Донецьк)

УДОСКОНАЛЕННЯ ІНФОРМАЦІЙНОГО ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ СИСТЕМИ УПРАВЛІННЯ З ВИКОРИСТАННЯМ ЕЛЕКТРОННОГО ОБЛІКУ

Постановка проблеми. Ефективна система бухгалтерського обліку неможлива без використання сучасних інформаційних технологій. Прийняття Законів України “Про електронний документ і документообіг”, “Про електронний цифровий підпис”, перехід більшості підприємств на систему клієнт-банк, видача заробітної плати за допомогою пластикових карток, впровадження системи електронної здачі звітності – все це є нормативними і практичними передумовами для формування нової форми обліку, яка ґрунтувалася на використанні сучасних інформаційних розробок. Але, разом з тим, впровадження цієї системи носить епізодичний, безсистемний характер, що призводить до її неефективності.

Мета дослідження полягає у визначенні місця електронної форми обліку в інформаційній системі управління підприємством.

Аналіз останніх досліджень та публікацій. Вдосконалення системи бухгалтерського обліку із застосування сучасних інформаційних технологій досліджувалися такими вітчизняними вченими як Білуха М.Т., Бенько М.М., Бутинець Ф.Ф., Завгородній В.П., Івахненко С.В., Клименко О.В. Микитенко Т.В., Писаревська Т.В. та ін.

Основою електронної форми обліку є електронний первинний документ (ЕД), який має юридичну силу, що отримана за допомогою електронного підпису і не потребує дублювання в паперовому вигляді.

В електронній системі обліку звітність до статистичних, фінансових і податкових органів подається в електронному вигляді, також як і електронні первинні документи скріплені електронними підписами відповідальних осіб на підприємстві, що значно скорочує час працівника бухгалтерії на її здачу і перевірку відповідними контролюючими органами.

Таким чином, завдяки електронної форми обліку досягається максимальна оперативність в отриманні, обробці і узагальнення інформації про фінансово-господарську діяльність підприємства, можливість максимальної деталізації інформації про господарські операції, підвищується контроль за системою господарського обліку.

До складу електронної системи обліку повинні входити технічні засоби, які включають комп’ютери, принтери, модем, локальну мережу, також за необхідністю сканер та інші технічні засоби; програмні засоби, які включає операційну систему комп’ютера (Windows, UNIX, Linux), програмне забезпечення технічних засобів підприємства (драйвера, спеціальні програмні продукти), програмне забезпечення для локальної мережі комп’ютерів і мережі Internet, спеціальне програмне забезпечення для інформаційного забезпечення управління підприємством (1С Підприємство, БЕСТ, Галактика і інші).

Технологічний процес обробки інформації при електронній формі обліку необхідно розпочати з дослідження наступних питань:

· призначення електронного документу, визначення кола осіб які його складають та здійснюють відповідний контроль;

· обов'язкові реквізити і показники, що повинні містяться в електронному документі;

· періодичність складання електронного документу;

· методика формування електронних журналів реєстрації документів;

· маршрут подальшого руху електронного первинного документу.

Електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.

Для уніфікації електронних документів використовуються відповідні стандарти. Найбільш поширеним є стандарт Extensible Markup Language (XML), який замінив стандарт Standard Generalized Markup Language (SGML).

Відправлення та передавання електронних документів здійснюється автором або посередником в електронній формі за допомогою інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ.

Розширювана мова розмітки (англ. Extensible Markup Language, скорочено XML) – запропонований консорціумом World Wide Web (W3C) стандарт побудови мов розмітки ієрархічно структурованих даних для обміну між різними прикладними програмами, зокрема, через Інтернет. Є спрощеним варіантом мови розмітки SGML. XML документ складається із текстових знаків, у найпростішому випадку, – ASCII, і придатний до читання людиною.

Для здійснення впровадження електронного документообігу на торговельних підприємствах проводиться вивчення існуючого паперового документообігу із зазначенням відповідальних осіб за складання, обробку, зберігання і архівацію, періодичність і термінів складання документів. При цьому застосовуються два основних методичних прийоми: інвентаризація і типізація.

Щодо фінансових звітів про рух грошових коштів, то чинним законодавством передбачено складання Звіту про рух грошових коштів, який, по-перше, складається один раз на рік,а, по-друге, для малих підприємств складання цього звіту не передбачено.

Таким чином, впровадження електронних документів у документообіг суттєво скорочує часові і вартісні витрати, суттєво підвищує надійність документообігу, дозволяє керівництву підприємства оперативно реагувати на зміни у грошовому обороті.

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ

1. Про електронний цифровий підпис : Закон України від 22 трав. 2003 р. № 852-IV // Уряд. кур'єр. – 2003. – 2 черв. (№ 119).

2. Основи організації електронного документообігу : підручник : у 2 т. / [Васюков І.В., Головань С. М., Давиденко А. М. та ін. ] ; Держ. ун-т інформ.-комунікац. технологій ; ред. В.О. Хорошко. - К. : ДУІКТ, 2008. – 230 с.

3. Наказ ДПА України “Про затвердження формату (стандарту) електронного документа звітності платників податків” від 03.05.2006 р. № 242.

4. Мельник Т. Електронний документообіг та електронний підпис // Бухгалтерський облік і аудит. – 2008. - № 7. – С. 47.

5. Муравський В. Відмова від первинного документування як чинник інтеграції повністю автоматизованої системи обліку // Бухгалтерський облік і аудит. –2008. - № 10. – С. 35

6. Электронный журнал E-journal [Электронный ресурс]. – Режим доступа :

http://e-journal.com.ua/