Венетуліс Т.А. , к.т.н., професор кафедри обліку і аудиту ДВНЗ «НГУ»

           Наземцева К.Є.  магістр кафедри обліку і аудиту ДВНЗ «НГУ»

Організація обліку грошових коштів в касі на підприємстві

 

Говорячи про касові операції, завжди маються на увазі дії, пов'язані з платежами, здійснюваними шляхом готівкових розрахунків. Готівкові розрахунки - це розрахунки, в яких реально беруть участь готівкові гроші, і, які можуть бути вироблені в одній-єдиній формі - шляхом їх передачі на виконання будь-якого цивільно-правового зобов'язання. Особливості коштів та розрахунків дають змогу стверджувати про можливість виокремлення їх за підсисте­мами управлінського й фінансового обліку.

Такий підхід зумовлюється відмінностями мети кожної з підсистем. Якщо метою управлінського обліку є досяг­нення збалансованості розрахунків з постачальниками й покуп­цями через управління грошовими потоками з огляду на нор­мальне функціонування насамперед процесів постачання та реалізації, то фінансовий облік має забезпечити контроль за додержанням касової дисципліни, збереження коштів, форму­вання даних для складання зовнішньої звітності.

Але це не означає, що розрахунки з покупцями й по­стачальниками не є об'єктами фінансового обліку. Навпаки, конт­роль за додержанням розрахункової дисципліни — одне з най­важливіших його завдань, яке виконується в умовах ринкових відносин скрупульозніше й зумовлює таку особливість, яка є специфічною порівняно з управлінським обліком. Це, зокрема, поділ заборгованості покупців та постачальників на монетарну й немонетарну, визначення курсових різниць за іноземною ва­лютою, резерву сумнівних боргів за дебіторською заборгованістю тощо.

Виходячи з практики, визначенню еквівалентів грошових коштів можуть відповідати строкові — до одного року — акції, облігації, казначейські зобов'язання, ощадні сертифікати, лотерейні білети, строк погашення яких гарантований за конкретними датами.

Для зберігання готівки на  підприємстві має бути належно обладнане окреме приміщення каси, до якого не мають доступу сторонні особи. Готівку передбачено зберігати у вогнетривкій касі, яку після закінчення роботи замикають і опечатують сургучною печаткою касира. В  окремих випадках гроші можуть зберігати у комбінованих і звичайних металевих шафах, які після закінчення роботи каси замикають ключем і опечатують сургучною печаткою касира. Ключі від металевих шаф і печатки зберігаються у касирів, яким заборонено передавати їх стороннім особам або виготовляти не­враховані дублікати [1].

Враховані дублікати ключів у опечатаних касирами пакетах, скриньках тощо зберігаються у керівників підприємств. Не рід­ше як один раз на квартал їх перевіряє комісія. У разі виявлення втрати ключа керівник підприємства повідомляє про цей інци­дент в органи внутрішніх справ і вживає заходів щодо негайної заміни замка металевої шафи. Зберігання у касі готівки та інших цінностей, що не належать цьому підприємству, заборонено. Перед відкриттям приміщення каси і металевих шаф касир зобов'язаний оглянути схоронність замків, дверей, віконних ґрат і печаток, переконатися у справності охоронної сигналізації. У разі пошкодження або зняття печатки, поломки замків, дверей або ґрат касир зобов'язаний негайно доповісти про це керівнику підприємства, який повідомляє про цю подію в орга­ни внутрішніх справ і вживає заходів щодо охорони каси до при­буття працівників міліції.

Відповідно до чинного законодавства касир несе повну мате­ріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей. Після видання наказу про призначення касира на роботу ке­рівник підприємства зобов'язаний під розписку ознайомити його з Порядком ведення касових операцій, після чого з касиром укладається договір про його повну матеріальну відповідаль­ність. Касиру заборонено передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам.

Приймання готівки касами підприємств здійснюється за при­бутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгал­тером або уповноваженою ним особою. Про приймання грошей видається квитанція за підписами головного бухгалтера або уповноваженої ним особи і касира, завірена печаткою (штампом) касира або відбитком касового апарату. Готівку з кас підприємств видають за видатковими касовими ордерами або за належно оформленими платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями. Документи на видачу гро­шей мають бути підписані керівником і головним бухгалтером підприємства або уповноваженими ними особами. До видат­кових ордерів можуть бути додані заявки на видачу грошей, рахунки тощо [2].

У разі, якщо на доданих до видаткових касових ордерів до­кументах, заявках, рахунках тощо є дозвільний надпис керів­ника підприємства, підпис керівника на видаткових касових ордерах не є обов'язковим.

Прибуткові касові ордери або видаткові документи до пере­дачі в касу реєструються бухгалтерією. Видаткові касові ордери, оформлені на основі платіжних (розрахунково-платіж­них) відомостей на виплату заробітної плати, реєструють після її видачі.

Касові документи після складання звіту касира та його об­робки у бухгалтерії комплектуються у хронологічному порядку, нумеруються і переплітаються в окремі папки та зберігаються протягом 36 міс. після закінчення календарного року матеріаль­но відповідальною особою, на яку покладено обов'язок зберіган­ня документів, в окремому сейфі або в спеціальному приміщен­ні, яке передається під охорону [1].

Підприємство, що не має окремо розташованих підрозділів, які здійснюють касові операції, веде одну касову книгу, а якщо є такі підрозділи, — кілька касових книг. Записи у касову книгу робить касир відразу після одержання або видачі грошей за кожним прибутковим касовим ордером і видатковим документом. Щодня у кінці робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей у касі на наступне число і передає до бухгалтерії як звіт касира другий відривний аркуш (копію записів у касовій книзі за день) із прибутковими касови­ми ордерами та видатковими документами під розписку у ка­совій книзі. Приймання та облік готівки в підприємствах торгівлі, гро­мадського харчування та послуг при здійсненні розрахунків із населенням здійснюється із застосуванням електронних конт­рольно-касових апаратів або товарно-касових книг [1].

Сучасні умови існування підприємств, а також процеси, що протікають в економіці України ще раз підтверджують важливість і необхідність грошових коштів для здійснення фінансово-господарської діяльності суб'єктів підприємництва. Водночас тема грошових коштів являється дуже “тендітною” ділянкою при аналізі платоспроможності та подальшого існування кожного суб'єкту господарювання. Тому на кожному підприємстві повинні створюватися всі умови для ретельного контролю за оприбуткуванням, видачею та рухом грошових коштів. Це перш за все стосується внутрішнього і зовнішнього контролю.

 

Список використаних джерел:

1.       Лишиленко О.В. Бухгалтерський облік Підручник. - 3-тє вид., перероб. і доп. К.: ЦНЛ, 2009. – 670 с.

2.       Бухгалтерський облік в Україні. Навч. посібник. За ред. Р.Л. Хом’яка, В.І. Лемішовського. – 7-ме вид., доп. і перероб. – Львів: Національний університет «Львівська політехніка», «Інтелект-захід», 2008. – 1224 с.