Проблематика адаптации системы ведения бухгалтерского учета «1С: Бухгалтерия 8» для нужд бухгалтера ТСЖ.

Problems of adapting the system of accounting «1C: Accounting 8» for the needs of accountants Partnership of Housing Owners.

Автор статьи: Панков Андрей Алексеевич(3 курс), pankovandrey37@mail.ru;

Романова Анастасия Алексеевна(3курс)

Руководитель: к.т.н., доцент Ф.С. Жафярова, flera-sab@yandex.ru

Место учебы: Ивановский государственный университет(ИВГУ)

Аннотация

В статье поднимается проблема выбора решения для ведения бухгалтерского учета в ТСЖ.

Abstract

The article raises the problem of choosing solutions for accounting of Partnership of Housing Owners.

Ключевые слова: «1С: Бухгалтерия 8», ТСЖ, бухгалтер.

Keywords: «1C: Accounting 8», Partnership of Housing Owners, accountant.

Введение

ТСЖ, как форма управления многоквартирными домами, получила широкое распространение в последние годы в связи с тем, что старые органы управления и содержания жилого фонда в форме ЖКО не смогли надлежащим образом вписаться в систему рыночных отношений, лишившись государственной поддержки и поддержки крупных производственных предприятий, на базе которых они были созданы. Новые образования в форме управляющих компаний были созданы в основной массе на базе прежних ЖКО. Эти образования начали свою деятельность с повышения тарифов на содержание дома и при этом практически все услуги, выполняемые сотрудниками управляющих компаний, стали платными. Но и эти меры не позволили управляющим компаниям успешно выполнять свои обязательства перед домами с высокой степенью износа. Недовольство жителей такой ситуацией и привело к широкому распространению ТСЖ.

Но и у ТСЖ появилось много своих проблем. Решением одной из наиболее важных проблем мы и поделимся в материалах данной статьи.

Изначально ТСЖ были освобождены от обязательного ведения бухгалтерского учёта в связи с тем, что данные организации финансировались практически полностью за счёт средств самих собственников жилья и не вели никакой коммерческой деятельности. Контроль финансово-хозяйственной деятельности организации возлагался на избираемое общим собранием правление, в состав которого входила ревизионная комиссия. Ограничения накладывались лишь на оборот наличных денежных средств. Контроль кассовой дисциплины осуществляли работники банка, в котором ТСЖ открывало свой счёт. Вся бухгалтерия сводилась к оформлению платежных поручений поставщикам услуг, начислению квартплаты, начислению зарплаты и формированию отчётов в специализированных программных продуктах для ПФР, ФСС и ФНС. После того, как была разработана и реализована программа по поддержке и реформированию ЖКХ, с привлечением огромных бюджетных средств, доверие, как самих собственников, так и органов власти к данной форме управления было немного подорвано выявлением нецелевого использования федеральных средств. В связи с чем был существенно расширен обязательный функционал бухгалтера ТСЖ для повышения прозрачности финансовой деятельности и ответственности руководства.

Поскольку основной причиной создание ТСЖ была экономия и прозрачность затрат, то зарплата сотрудников данного образования невысока, и как следствие этого – весь штат сотрудников преимущественно состоит из совместителей. Практически все сотрудники вынуждены заниматься проблемами ТСЖ в свободное от основной работы время, что порой создает повышенную напряженность и негативно сказывается на показателях работы. Основная нагрузка по обеспечению надлежащего оформления всех процессов, проходящих в ТСЖ, ложится на плечи бухгалтера.

Таким образом, мы пришли к формулировке основной цели статьи – выбрать наилучший вариант системы ведения бухгалтерского учета в ТСЖ. Доработать её функционал для обеспечения высокой степени комфортности, оперативности ввода информации, получения необходимого спектра прозрачной отчётности для всех заинтересованных организаций и лиц, как осуществляющих контроль ее деятельности, так и финансирующих её. При этом важно разработать понятный, по возможности корректный регламент ведения учёта с минимальным количеством используемых счетов бухгалтерского учёта.

I.Определение форм и методов решения проблемы.

После глубокого анализа проблематики ведения бухгалтерского учета в рамках ТСЖ, мы вместе с бухгалтером остановились на следующем решении. Самыми распространенными бухгалтерскими программными продуктами в России являются продукты компании 1С. Для полноценной работы организации с такого рода деятельностью необходимо было приобрести три пакета программ 1С Бухгалтерия 8 (10800 руб.), 1С ТСЖ 8.2 (15000 руб.), 1С ЗУП (14000 руб.). Сумма затрат порядка 40000 руб. очень значительна для организации такого уровня, и она явно не пройдет согласование у членов правления ТСЖ. Да и столь многофункциональный блок программного обеспечения вряд ли будет по силам обычному бухгалтеру ТСЖ. Многообразие выгрузок и загрузок из одного ПО в другое требует профессиональных навыков и высокой квалификации исполнителя. Поэтому было принято решение о приобретении 1-го программного продукта. Выбор пал на «1С Бухгалтерия 8». Дело в том, что это основополагающий продукт компании 1С с наиболее тщательной и оперативной системой техподдержки, универсальным и понятным функционалом. Необходимо доработать его под нужды ТСЖ с обеспечением возможности автоматического обновления продукта с диска ИТС. Таким образом, вся система модернизации продукта должна быть выполнена в форме внешних печатных форм и обработок с использованием стандартных реквизитов справочников и документов. Дело в том, что внесение изменений в конфигурацию продукта усложнит процесс его автоматического обновления, что потребует привлечения к этому процессу внештатного сотрудника, т.е. к дополнительным затратам, на которые в ТСЖ нет средств. Без обновления же ПО — нет смысла его приобретать, т.к. за 1 месяц порой выходит до 5-ти релизов конфигурации. 1С Бухгалтерия – это очень живой механизм. Переход на современную версию программного обеспечения обогатит процесс организации бухучета рядом преимуществ.

В результате анализа потребностей в расширении функционала определили основные этапы доработки:

1. Разработка регламента ввода основных типов платных услуг.

2. Разработка регламента ввода основных показателей (площадь квартиры, количество прописанных и проживающих) для расчета услуг с использованием существующей системы метаданных конфигурации.

3. Разработка регламента процесса ведения бухучета в ТСЖ, с подробным описанием ввода основных типов документов с детализацией формируемых проводок для обеспечения прозрачности синтетического учета, оперативной оценки финансового состояния ТСЖ на ближайшую перспективу.

4. Автоматизация процесса ввода, расчета и комплексного копирования ежемесячных начислений для каждой квартиры многоквартирного дома.

5. Разработка процедуры экономного варианта печати платежных квитанций (по две квитанции на 2 квартиры на 1-м листе формата А4).

6. Разработка печати справки о начисленных суммах услуг для предоставления в различные организации для расчета субсидий.

7. Разработка сводного отчета о деятельности ТСЖ в администрацию города установленного формата.

8. Разработка информационного листка для членов ТСЖ о текущих расходах товарищества, его кредиторской задолженности, дебиторской задолженности квартиросъемщиков, остатках на банковских счетах.

Остановимся подробнее на целесообразности и экономической эффективности каждого из этапов разрабатываемого проекта.

Исполнение первых 3-х этапов предоставит бухгалтеру подробное описание всех предварительных процессов, необходимых для успешного выполнения интеграции дополнительного функционала, разработанного под потребности ТСЖ, с базовым программным продуктом. Регламент настройки интеграции – расширит стандартный пакет документации и сэкономит массу времени бухгалтера на выбор нужных операций и корректных бухгалтерских проводок. Он предоставит вполне определенную последовательность действий для успешного и безошибочного выполнения бухгалтером всего дополнительного функционала. Это очень важно для оперативного внедрения системы, т.к. большинство руководств пользователей бухгалтерских систем носят обобщенный характер. Здесь же все будет конкретно и понятно. Эти этапы наиболее важны для бухгалтера, так как они дают ему с одной стороны жесткий шаблон ведения учета, с другой прямую дорогу к успеху в решении всех оперативных задач. Многофункциональность и вариативность ведения учета, безусловно, является положительным моментом базового функционала конфигураций 1С Предприятия 8, но правильное его использование требует высокой квалификации персонала, чем ТСЖ, как правило, не обладают. Поэтому, в нашем случае, жесткое регламентирование операций с минимальной вариативностью даст наибольшую вероятность успеха.

Исполнение 4-го этапа проекта позволит сэкономить от 2 до 3 часов времени бухгалтера, т.к. система копирования документа в 1С Бухгалтерии хоть и задействована, но только для одного документа, и продолжительность этого процесса может занимать от 15 секунд до 1 минуты. Дело в том, что при копировании документа необходимо изменить его дату и пересчитать и перезаполнить цены документа, что требует от исполнителя порядка 10-20 кликов мышки или клавиш клавиатуры, на что нужно время. Автоматическое же копирование группы документов, а их в данном ТСЖ – 124, займет 20-30 секунд.

Исполнение 5-го этапа так же дает существенную экономию по времени печати документов (на 124 квитанции – уйдет порядка 3-4 минут), а главное, в два раза снизится расход бумаги, т.к. на одном листе будут распечатаны квитанции сразу на две квартиры.

Исполнение 6-го этапа даст возможность бухгалтеру в течение 1 минуты подготовить и выполнить печать справки о начислениях стандартного образца для предоставления в органы соцзащиты населения без боязни допустить ошибку или опечатку в документе. В нынешних условиях эта операция отнимает порядка 15-20 минут, при условии наличия сводной информации по начислениям в электронных таблицах Excel. Если же информацию выбирать из квитанций, то на это уходит минимум 30 минут.

Исполнение 7 и 8 этапов проекта – это необходимое условие работы ТСЖ в свете последних решений, принятых местными исполнительными органами власти. И здесь важно, что в принципе сформировать отчеты о финансово-хозяйственной деятельности в самых разных разрезах позволяет и стандартный набор отчетности 1С Бухгалтерии 8.2. Но, в этом случае, потребуется формирование 5-10 форм отчетности, многие из которых будут непонятны для большей части членов ТСЖ. Оборотную ведомость по счетам бухгалтерского учета мы, конечно, представим на суд профессионалов бухгалтерского учета. Но для основной массы собственников важны такие понятия, как «зарплата персонала», «остаток и расход денежных средств со счета ТСЖ», «задолженность перед водоканалом, теплосбытовой компанией, и прочими поставщиками услуг», «остатки средств в ремонтном фонде», «список должников по оплате за услуги ТСЖ», «отчет по исполнению сметы расходов». Именно формирование нестандартных форм отчетности в этом случае поможет удовлетворить информационный голод, как специалистов, так и людей, не обладающих бухгалтерскими знаниями. Ко всему прочему, экономия времени и сил бухгалтера в данном случае измеряется 8-12 часами в квартал.

II.Оценка достигнутого результата и перспективы развития.

Процесс внедрения системы прошел оперативно и продуктивно. Внедрение началось в начале второго квартала 2014 года, и за 1.5 месяца нам удалось осуществить первоначальный ввод информации и восстановить все операции за первый и начало второго квартала этого года. Тот факт, что бухгалтер в ТСЖ работает по совместительству и оперативной работой может заниматься только вечером или в выходные дни, в значительной степени повышает эффективность проделанной работы. Процесс первичного наполнения базы, конечно, потребовал от бухгалтера дополнительных усилий на ввод данных по расширению функционала. Главным образом это связано с вводом данных по проживающим и прописанным в многоквартирном доме, много времени было потрачено и на ввод реквизитов всех поставщиков услуг и дебиторов компании. Но это издержки любого внедрения. Удачной идеей, по мнению бухгалтера, явился тот факт, что начисление квартплаты было выполнено по кредиту 86 счета (целевое финансирование) с разбивкой по целям финансирования (тепло, вода, мусор, зарплата персонала, накопление на ремонт и т.д). Аналогично, поступления услуг от обслуживающих организаций и все затратные операции были профинансированы по дебету того же счета 86. Это позволяет бухгалтеру оперативно оценивать финансовое состояние организации с перспективой на месяц вперед, производить анализ исполнения сметы расходов по каждой из статей, предоставить на суд администрации и собственников жилья детализированный и прозрачный отчет о финансово-хозяйственной деятельности ТСЖ. Также позволяет избежать использования облагаемых налогом доходных счетов бухгалтерского учета, являющихся накоплением фонда целевого финансирования. Специализированные формы отчётности позволили бухгалтеру оценить положительную или отрицательную тенденцию изменения, как текущей задолженности квартиросъемщиков, так и просроченной. По большому счету, главным в работе бухгалтера ТСЖ является оперативный контроль платежей квартиросъемщиков и профессиональный контроль обоснованности требований поставщиков услуг. Своевременное выявление неплательщиков и принятие мер административного воздействия, позволит избежать финансового краха в ближайшем будущем. Контроль же счетов обслуживающих организаций позволит избежать необоснованных платежей за издержки исполнителей и безупречного исполнения сметы расходов. ТСЖ уже на собственном опыте убедилось, что затягивание разбирательства по долгам всегда приводит, к тому, что часть долга будет прощена судом неплательщику из-за превышения срока давности или не предоставления каких-либо документов. Были случаи, когда обслуживающая организация в сверку взаиморасчетов включала документы необоснованного содержания, подписание которой привело бы к подтверждению дополнительной кредиторской задолженности.

Из перспектив развития проекта уже сейчас можно наметить два направления.

1. Автоматизация перерасчетов по оплате услуг в связи с предоставлением справок и документов «задним числом», с наглядным отражением методики расчета в документах на оплату.

2. Разработка системы оперативного выявления «проблемных» квартиросъемщиков, которые без объяснения причин начинают вычеркивать из квитанций те или иные начисления, производя при этом частичную оплату счетов. Данная проблема усугубляется и тем фактом, что современные платежные системы не предоставляют бухгалтеру ТСЖ оригиналы квитанций, по которым производилась оплата.

Разработка же специализированных форм отчетности актуальна всегда, да и оптимизацией уже разработанных обработок и отчетов можно заниматься постоянно, «нет предела совершенству».