Економічні науки / 10.Економіка підприємства

Викладач Павленко Л. І.

Східноєвропейський університет економіки і менеджменту

Проблеми УпрАвління знаннями в організації

Постановка проблеми. На даному етапі розвитку інформаційних технологій для організацій важливо оцінити значення управління знаннями в сучасних організаціях, виявити, яким чином організації можуть використовувати експертні висновки, які були виведені на прикладах для накопичення знань.

Для того, щоб забезпечити своє існування та отримувати доходи в конкурентному середовищі, яке постійно ускладнюється, організаціям потрібні висококваліфіковані фахівці, які здатні творчо думати і користуватися знанням для вирішення завдань, поставлених зростанням конкурентоспроможності організації. В умовах ринку, що розвивається, конкурентоспроможність організації визначає її готовністю до постійного і безперервного інноваційного процесу, що ґрунтується на використанні існуючого та створення нового знання. Знання стає основним активом компанії в конкурентній боротьбі, як все інші джерела конкурентної переваги - технології, керівна посада на ринку, популярність марки і інший - може копіюватися або перевершуватися конкурентами. Тому властивість знання - невідчужуваність від носія - створює непроникну конкурентну перевагу, формуючи і обслуговування його, що є одним з основних завдань стратегічного управління організацією. Усвідомлення важливості впливу знань на конкурентоспроможність організації становить основу створення нового напрямку діяльності організації – управління знаннями.

У науковій літературі можна знайти різноманітні визначення поняття управління знаннями. Відповідно до В. Р. Буковіца та Р.Л. Уільямса «менеджмент управління знаннями є процесом, за допомогою якого організація накопичує багатство, опираючись на свої інтелектуальні чи засновані на знаннях організаційні активи»[1]. Відповідно до Д. Ж. Скирме, управління знаннями — це «чітко окреслене і систематичне управління важливими для організації знаннями і пов'язаними з ними процесами управління, збирання, організації, дифузії, застосування і експлуатації з метою досягнення цілей організації». Р. Руглес стверджував, що «управління знаннями може бути визначене як підхід до збільшення або створення цінності шляхом активнішої підтримки досвіду, пов'язаного з ноу-хау та знанням, що і як робити, які існують однаковою мірою як у межах організації, так і поза нею»[1]. Із наведених визначень випливає, що управління знаннями охоплює широке коло напрямків діяльності, які пов'язані як і з думками окремих осіб, так і з різноманітною інформацією, яку ми використовуємо у нашій діяльності.

Для виконання бізнес – процесів організації все більше покладаються на інформаційні технології. Для прикладу, 55% американців працюють у сфері інформаційних технологій, а 60% ВВП США припадає на такі сектори як фінанси та видавнича справа.

Для управління знаннями організації можуть використовуватися спеціальні системи, але вони викликають наступні управлінські проблеми:

1. Проектуючи інформаційні системи, які дійсно розширюють об'єм знання, мається на увазі загальне використання і високу продуктивність для обробки знання. Може статися так, що інформативні системи, які дійсно просуває продуктивність обробки знань, важкі в конструкції, не завжди зрозумілий метод, за допомогою якого інформаційна технологія розширює круг високорівневих завдань, які вирішують менеджери та науковці (учені або інженери). Деякі аспекти організаційного знання непросто зібрати або систематизувати, особливо якщо знання виражені усно, не задокументовані. Крім того, навіть якщо організація збирає необхідні відомості, знання можуть застаріти через зміну довкілля. Програми, це використовуються знанням також можуть вийти з-під контролю, оскільки менеджери і службовці витрачають занадто великі відрізки часу для відновлення співпраці з іншими групами. Фірми повинні сконцентрувати можливості загального використання знаннями для отримання бізнес – результатів.

2. Створення непроникних експертних систем. Експертні системи модифіковані в кожній зміні організаційного довкілля. Кожного разу використано відбудовують експертами правила, вони мають бути перепрограмовані. Це не так просто, щоб надати експертним системам гнучкості, яка притаманна для людей-експертів. Декілька тисяч фірм зробили спроби створення експериментальних проектів експертних систем, але тільки трохи від них вирішив експертні системи, які можуть бути дійсно використані в щоденній діяльності.

Головним джерелом прибутку підприємства являються знання про те, як зробити будь - що ефективним до такого ступеня, щоб цього не змогли зробити інші організації. Це також являється і фактором виробництва, який не можна купити на зовнішньому ринку. Деякі вчені вважають, що активи знань необхідні для забезпечення конкурентоспроможності і виживання організації в такій мірі, якщо й не більше, ніж матеріальні і фінансові активи.

Оскільки знання стають центральним виробничим і стратегічним активом, успіх організації все більше залежить від її спроможності виробляти, збирати, зберігати і поширювати знання. Завдяки знанням організації стають більш ефективними, особливо при використанні дефіцитних ресурсів, і навпаки, без знань організації втрачають ефективність, в тому числі і в використанні ресурсів, в кінець кінцем програють.

Організації створюють і накопичують знання за допомогою різних організаційних механізмів навчання. За допомогою методу спроб і помилок, ретельної оцінки запланованих дій і зворотнього зв’язку виробника зі споживачем розробляються нові стандартні операційні дії та бізнес – процеси, які відображають досвід їх застосування. Цей процес має назву організаційне навчання. Цілком очевидно, що організації, які здатні швидко виявити і відреагувати на зміни зовнішнього середовища, функціонуватимуть довше, ніж організації із слабким механізмом навчання.

Управління знаннями підвищує здатність організації навчатися на основі інформації про своє середовище, а також включати знання про бізнес процеси. Управління знаннями являється набором процесів, які розробляються в організації для створення, збереження, зберігання і поширення знань організації. Важливу роль в управлінні знаннями відіграють інформаційні технології. Вони також полегшують виконання бізнес – процесів, які спрямовані на створення, зберігання, підтримку і поширення знань. Розробка процедур і стандартних програм для оптимізації створення, проходження, навчання, захисту і спільного використання знань організації стало основним завданням керівної ланки.

Інформаційні системи допомагають інформаційному навчанню, вони накопичують, систематизують і розподіляють як явно виражені, так і невербальні знання. Інформація, яка організована у вигляді системи, може багаторазово використовуватися. Організації застосовують інформаційні системи для кращої систематизації своєї діяльності та забезпечення доступу цих знань для працівників. Кращі технології для виробничих робіт – це успішне вирішення чи методи вирішення проблем, які розроблені певною організацією чи галуззю промисловості.

Крім покращення діяльності знання можуть зберігатися в організаційній пам’яті для навчання нових працівників чи підтримки прийняття рішень. Операційна пам'ять являє собою певну методику, яка розроблена і збережена в організації для накопичення, зберігання і передачі знань, яка може використовуватися для прийняття рішень та інших цілей. Інформаційні системи також підтримують мережі, які обслуговують спрощену ідентифікацію і пошук спеціалістів, які володіють знаннями в певних сферах. В такому випадку досягається спільне використання знань, які не виражені в вербальній формі.

Управління знаннями покращує здатність організації, щоб навчатися на підставі інформації про довкілля, а також, щоб включити знання у виконувані бізнес-процеси. Управління знаннями має на увазі набір процесів, що розвиваються в організації по створенню, збору, зберіганню і поширенню знань фірми. Інформаційна технологія відіграє важливу роль управління знаннями як засіб, що полегшує виконання бізнес-процесів, направлених на створення, підтримку, зберігання і поширення знань. Розвиток процедур та стандартних програм (бізнес-процесів), які використовуються для оптимізації створення, проходження, вивчення, захисту і загального використання знань фірми, стають основним обов'язком управляючої ланки.

Компанії не можуть скористатися перевагами своїх інформаційних ресурсів, якщо не мають ефективних процедур для збору і розподілу знань або не в змозі оцінити значення знань, які вже мають. Деякі корпорації створили системи точного управління організацією.

Organizational learning (організаційне навчання) - створення нових стандартних операційних процедур і бізнес-процесів, що відображають досвід роботи організації.

Knowledge management (управління знаннями) - набір процесів, розроблених в організації для створення, збору, зберігання, обслуговування і поширення знань фірми.

Chief knowledge officer (CKO) (директор по управлінню знаннями) - головний менеджер, що відповідає за систему управління знаннями в організації.

Рис. 1. Інфраструктура інформаційних систем

На рис. 1. представлена інфраструктура інформаційних систем, яка використовується для управління знаннями. Офісні системи допомагають поширювати і координувати потоки інформації всередині організації. Системи обробки знань підтримують діяльність висококваліфікованих спеціалістів, які обробляють знання, оскільки вони створюють нові знання і намагаються інтегрувати їх по формі. Системи колективної співпраці і системи підтримки розробки забезпечують створення та спільне використання знань серед людей, які працюють у групах. Системи штучного інтелекту накопичують нові знання і надають організаціям і менеджерам структуровані знання, які можуть багаторазово використовуватися іншими працівниками організації.

Створення знань зазвичай відбувається в результаті взаємодії явних і неявних знань, що має назву трансформація знань. В процесі трансформації знань відбувається його якісний і кількісний вимір. Корпоративні знання умовно поділяються на дві категорії:

1. Знання бізнес-процесів в компанії, сюди належить не лише виробничо-технологічна інформація, але і відповідна довідкова, фінансова, юридична документація, навички і досвід персоналу

2. Знання корпоративної культури, при цьому можна звичайно говорити про корпоративні стандарти взаємодії персоналу компанії з клієнтами(правила процедури) а також про принципи внутрішніх комунікацій співробітників.

В основі організації створення нових знань і підтримки старих знань лежать певні принципи управління знаннями. Вони передбачають створення саме організаційного контексту того, що підтримує і сприяючого створенню нових знань, шляхом організаційного навчання. Орієнтиром для працівників, залучених в процес нових знань являється положення розроблені американським центром продуктивності і якості(APQC) в 2000 році:

1. Не можна змішувати такі поняття: дані, інформація і знання

2. Знання в організації може бути двох видів(формалізовані і неформалізовані)

3. Головна проблема точно визначити які знання організації потрібні, де вони знаходяться, як їх можна придбати і передавати, щоб забезпечити організації конкурентну перевагу.

4. Управління знаннями приносить успіх, коли інформація і знання проходять певні етапи процесу, частковості

5. Успішність ініціатив по управлінню знаннями залежить від чіткості і ясності ціннісних установок(наприклад по поліпшенню стосунків із споживачем або по скороченню витрат часу на маркетинг і тому подібне)

6. Технологія - вагома складова управління знаннями, але важливо, щоб вона була частиною загальносистемного підходу проведення змін на основі управління знань

7. Для забезпечення успішності управління знаннями необхідно усунути бар'єри, що перешкоджають обміну знаннями, перешкоджають взаємному навчанню і сприяючою повторень помилок минулого, такі бар'єри такі бар'єри є структурними - нестача часу, громіздкі процеси, не знання джерел або одержувача знань, невпевненість в достовірності інформації і так далі

8. Для підвищення професіоналізму і якості роботи необхідно включити в саму роботу обмін знаннями, придбання знаннями і їх багатократне використання.

9. Передача кращій практиці найбільш поширена і ефективна стратегія, яка більшість компаній вибрала для визначення наявних у них знанні і обміну знань.

10. Культивування і обмін знаннями є результатом успішної стратегії по управлінню знаннями. Двома обов'язковими умовам для розвитку культури знань являється підтримка лідерства і практична робота.

Форми створення організаційних знань специфічні, найбільш поширені з них наступні: придбання, спеціалізовані служби по створенню знань, формальні і неформальні ділові співтовариства, групи і команди, мережі. Придбані організацією певні знання не обов'язково є знову створеним, але є новим для цієї організації. Придбані знання найпростіше отримують шляхом купівлі, або шляхом найму співробітників, які це знання мають, або шляхом придбання цілої організації, разом з усіма її формалізованими і неформалізованими знаннями. При цьому одночасно вирішується цілий ряд завдань: розширюється асортимент продукції, реалізується вихід на нові ринки і отримуються кваліфіковані фахівці, але іноді і цілі команди, але при цьому є проблеми:

1. Необхідно вчитися вимірювати отримані знання (оцінити ринкову вартість з балансовою). При цьому виходить загальноінтегральна оцінка, а як отримуються знання і яка їх частина формалізована - це необхідно з'ясовувати.

2. Місцезнаходження знань. Часто працівники, чиї знання активно використовуються в організації, не обіймають ключових посад і не несуть відповідальності. Раптом при злитті організацій такі співробітники виявляться звільненими, тоді організація куплена даремно.

3. Виживання знань в умовах неминучих змін, супроводжуючих зміну власника компанії, люди, носії знань, можуть піти із-за неприйняття цих зміни

4. Збереження культури роботи організації. При злитті організацій культура обміну може бути зруйнована, а вона найважливіший чинник.

5. Ефективна інтеграція нового знання може наштовхнутися на бар'єри обумовлені відношенням переможець переможеним, що виникає між компанією, яка купує і яка продає.

Висновки. Отже, за результатами проведеного дослідження можна зробити висновки, що для того щоб організації розпочинати управління знаннями необхідно, передусім, відповісти на наступні питання:

- які знання потрібні в організації в даний момент

- хто ці знання в організації має

- де вони їх зберігають

- яких знань бракує

- які знання в організації можуть бути

- як в організації забезпечується обмін знаннями

- як в організації знання створюються

- хто в організації потребує тих або інших знань, але їх не має

- як знання передаються, як знання оновлюються.

- де і як в організації знання зберігаються

- як організований доступ до знань, що зберігаються в організації

- скільки коштують усі ці знання

- які знання знадобляться організації в майбутньому

- які знання мають найбільшу цінність в цій організації

- як організований захист знань від несанкціонованого доступу

- коли, де і чи так як потрібно використовуються наявні знання

Слід відмітити, що будь-які технології, у тому числі і інформаційні, є інструментом що полегшує управління знаннями, а успіх управління знаннями залежить виключно від людей.

Література:

1. Буковиц У. О., Уильяме Р .В. Управление знаннями: руководство к действию [Текст] / У. О. Буковиц, Р. В. Уильяме. — М., : Инфра-М, 2002. — 201 с.

2. Балабанова Л. В. Маркетинговий менеджмент [Текст] / Л. В. Балабанова. — Донецьк : ТОВ Фірма"Асна", 1998. —146 с.

3. Гапоненко А. Л. Управление знаниями. Как превратить знания в капитал[Текст] / А. Л. Гапоненко, Т. М. Орлова. — М., : Эксмо, 2008. — 400 с.

4. Лодон Дж., Лодон К. Управление информационными системами. Пер. с англ. Под. ред. Д. Р. Трутнева./ Дж. Лодон, К. Лодон. Управление информационными системами. СПб.: Питер, 2005. – 912с.