Экономические науки / 7. Учет и аудит

к.е.н., Дзюба О.М., Сизова Т.В.

Вінницький торговельно-економічний інститут КНТЕУ

Внутрішній контроль як необхідність забезпечення ефективності управління адміністративними витратами підприємства

Сучасні умови господарювання висувають нові вимоги до організації облікового процесу витрат підприємств та процесу їх формування, зокрема до якісного їх управління. Сьогодні на торговельних підприємствах виникає гостра необхідність в управлінні витратами, зокрема адміністративними.

Актуальність вирішення поставленої проблеми полягає у недосконалості механізму прогнозування та управління адміністративними витратами торговельних підприємств. Сьогодні більшість підприємств торгівлі вважають основою метою своєї фінансово-господарської діяльності одержання максимального прибутку. Однією з складових, що забезпечують максимальний априбуток виступає наявність належної системи внутрішнього контролю.

Проблемам обліку, аналізу та контролю адміністративних витрат діяльності підприємств торгівлі присвячено праці багатьох вітчизняних економістів, зокрема: М.Т. Білухи, Ф.Ф. Бутинця, А.В. Головача, Я.Д. Крупки, М.В. Кужельного, Ю.І. Осадчого, М.С. Пушкаря, В.С. Рудницького, В.В. Сопка та інших. Однак практична діяльність підприємств торгівлі свідчить про існування великого діапазону проблемних питань, пов’язаних з обліком, аналізом і прогнозуванням як витрат загалом, так і адміністративних витрат. Зазначена проблематика потребує її аналізу, узагальнення та вирішення.

Основною метою статті є аналіз сучасної практики та узагальнення особливостей обліку та контролю адміністративних витрат підприємств торгівлі з метою визначення переваг та недоліків для обґрунтування пропозицій щодо можливих шляхів вдосконалення облікового процесу підприємств.

Витрати підприємства регламентуються П(С)БО 16 «Витрати» та відображаються у бухгалтерському обліку одночасно зі зменшенням активів або збільшенням зобов'язань. В загальному витратами звітного періоду визначаються або зменшення активів, або збільшення зобов’язань, що призводить до зменшення власного капіталу підприємства (за винятком зменшення капіталу внаслідок його вилучення або розподілу власниками), за умови, що ці витрати можуть бути достовірно оцінені [1].

Особливістю адміністративних витрат є те, що їх не можна поділити на постійні та змінні за обсягом діяльності, тому вони однозначно будуть постійними, бо їх не можна ідентифікувати як змінні до якогось конкретного етапу операційного циклу.

Відповідно до законодавства адміністративні витрати включають загальногосподарські витрати, пов'язані з управлінням та обслуговуванням підприємства. До них відносяться:

- загальні корпоративні витрати (організаційні витрати, витрати на проведення річних зборів, представницькі витрати);

- витрати на службові відрядження і утримання апарату управління підприємством та іншого загальногосподарського персоналу;

- витрати на утримання основних засобів, інших матеріальних необоротних активів загальногосподарського використання (операційна оренда, страхування майна, амортизація, ремонт, комунальні послуги, охорона);

- винагороди за професійні послуги (юридичні, аудиторські, з оцінки майна);

- витрати на зв'язок (поштові, телеграфні, телефонні, телефакс, факс);

- амортизація нематеріальних активів загальногосподарського використання;

- витрати на врегулювання спорів у судових органах;

- податки, збори та інші передбачені законодавством обов'язкові платежі (крім тих, що включаються до виробничої собівартості продукції, робіт, послуг);

- плата за розрахунково-касове обслуговування та інші послуги банків;

- інші витрати загальногосподарського призначення (послуги Інтернет, обслуговування комп'ютерних програм, підписка на періодичні видання, участь у семінарах, придбання друкованої продукції, витрати на канцелярське приладдя тощо).

Функцією управління, що безпосередньо пов'язана з обліком, є контроль. В управлінні витратами контроль виконує подвійну роль. З одного боку , він є функцією управління, з іншого – інформаційним забезпеченням, на підставі якого приймаються управлінські рішення.

У сучасних економічних умовах зовнішній контроль, який здійснюється, податковими, контрольно-ревізійними і аудиторськими службами, часто не задовольняє потреби власників чи керівників підприємств в отриманні інформації про реальний стан справ на підприємстві і напрямки його поліпшення, тобто виникає необхідність налагодити інші види контролю, такі як внутрішньогосподарський контроль.

Внутрішньогосподарський контроль непрямих витрат, до яких відносять і адміністративні витрати — це складова системи внутрішньогосподарського контролю підприємства, який спрямований на забезпечення ефективної фінансово-господарської діяльності підприємства шляхом дії суб’єктами (власниками, посадовими особами підприємства (наприклад — директор, головний бухгалтер), працівниками, на яких покладено здійснення контрольних функцій) на об’єкти (непрямі витрати: загальновиробничі, адміністративні, витрати на збут, інші операційні витрати) за допомогою контрольних дій (сукупності методичних прийомів та процедур, політики щодо контролю) [2].

До основних завдань внутрішньогосподарського контролю витрат можна віднести:

- систематичне спостереження за витратами підприємства , а також за факторами, що призвели до їх зміни;

- дослідження відхилень фактичних результатів від планових показників витрат;

- визначення обґрунтованості формування витрат;

- вивчення стану аналітичного і синтетичного обліку;

- обґрунтування правильності розподілу витрат;

- виявлення внутрішніх резервів зниження витрат.

Перевірку адміністративних витрат необхідно проводити поетапно при цьому перевіряючи накопичення та списання адміністративних витрат, правильність віднесення витрат до адміністративних, а також використовуючи наступні методи та прийоми:

- встановити документальне обґрунтування зазначених витрат;

- порівняти зазначені в обліковому регістрі суми та періоди, до яких вони відносяться, з первинними документами. Перевірити заповнення в документах всіх необхідних реквізитів;

- порівняти суми, зазначені в рахунках-фактурах, платіжних вимогах-дорученнях тощо, з сумами платіжних документів. Порівняти тривалість проміжку між датами платежу, оприбуткування товарів (послуг), отримання рахунку-фактури;

- дослідити доцільність витрат шляхом ознайомлення з внутрішніми документами підприємства за підписом керівника або уповноваженої ним особи, які регламентують політику підприємства по затвердженню витрат;

- перевірити віднесення втрат до того періоду, в якому вони реально понесені, шляхом порівняння даних первинних документів з бухгалтерськими записами;

- перевірити правильність включення сум зносу по основних засобах, нематеріальних активах;

- перевірити правильність віднесення до витрат вартості ремонтних робіт: наявність необхідної первинної документації, відповідність відображення витрат на ремонт основних засобів у бухгалтерському обліку прийнятій обліковій політиці;

- перевірити правильність включення до витрат нарахованої заробітної плати і правильність її обліку на відповідних рахунках. Перевірити відповідність інших виплат працівникам підприємства, віднесених на рахунки обліку витрат, діючим первинним документам;

- оцінити правильність віднесення на витрати відрахувань на соціальні заходи;

- оцінити правильність включення витрат на оплату послуг банку, порівняння їх зі ставками та сумами, вказаними в договорах з банками;

- - перевірити правильність відображення сплачених штрафів, пені, неустойок;

- визначити правильність ведення синтетичного й аналітичного обліку по рахунку 92 та його списання у кінці кожного місяця на фінансові результати.

Забезпечення ефективного управління витратами обумовлює потребу в якісній організації внутрішнього контролю, який в свою чергу дозволить не тільки відшукати резерви зменшення витрат, а й відчутно збільшити результати діяльності, оскільки адміністративні витрати посідають вагоме місце в загальній сумі витрат торговельних підприємств.

Література:

1. Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 «Витрати», затверджене Міністерством фінансів України від №

2. Безверхий К.В., Внутрішньогосподарський контроль непрямих витрат підприємств / К.В. Безверхий // Фінанси, облік і аудит. – 2010. – № 16. – С. 193-208.

3. Саліта С.В. Визначення напрямків удосконалення організації внутрішнього контроль витрат // Вісник Східноукраїнського національного університету ім. В. Даля – 2010. – № 11 (153). – С. 201-208.