Харченко Світлана Анатоліївна, Харченко Григорій Васильович,

Київський національний торгівельно-економічний університет

Методика обліку лізингових операцій в умовах автоматизації бізнес процесів.

Постійні зміни в бухгалтерському обліку на всіх його ділянках призводять до переходу бухгалтерських програм до класу проблемно-орієнтованих систем. Зазначені зміни потребують від сучасних систем автоматизації не тільки більш розвинутих можливостей, а й наявності рішень відпрацьованих методично.

Підприємства, які займається лізинговою діяльністю, мають використовувати при автоматизації операцій, пов’язаних з цією діяльністю, модифіковані програмні рішення.

Автоматизація діяльності лізингової компанії повинна забезпечити досягнення наступних цілей:

· ефективна робота з контрагентами;

· прискорення здійснення операцій по укладанню лізингових угод;

· поточний моніторинг лізингових справ;

· бухгалтерський облік діяльності лізингової компанії;

· прискорення підготовки і ведення внутрішньої документації;

· фінансовий аналіз;

· ефективна організація роботи з персоналом;

· планування фінансів, складання бюджетів, контроль над їх виконанням;

· отримання багатовимірних аналітичних звітів.

Одним з найважливіших критеріїв бухгалтерських програм є можливість модифікації її настройок, що визначає гнучкість системи . Для введення Системи в експлуатацію - є впровадження окремих частин - модулів. Для такої поетапної роботи алгоритми Системи групуються в окремі модулі виходячи з цілей автоматизації. Так, в Системі передбачається наявність зокрема таких модулів:

1. Лізинговий модуль.

2. Бухгалтерський облік.

3. Фінанси.

Договірний модуль

Договірний модуль – основний - профільний модуль Системи. Цей модуль є дуже важливим за виконуваними функціями, наявністю різноманітних документів, довідників та алгоритмів.

Основою бізнесу - основним інструментом отримання прибутку, для Лізингової компанії є Договір лізингу. Укладання, супроводження і виконання договору лізингу завжди складається з декількох етапів:

· попередній етап;

· підготовка і експертиза документів;

· укладення договору;

· моніторинг проекту;

· завершальний етап.

Початок роботи з кожним клієнтом завжди починається з комерційної пропозиції, яка містить умови лізингу, розмір і графік лізингових платежів.

Для розрахунку лізингових платежів в модулі передбачений інструмент Лізинговий розрахунок. Лізинговий розрахунок є електронним документом, який містить інформацію про предмет лізингу, його характеристики, страхові тарифи, податки і інші платежі, які впливають на кінцеву ціну лізингу, термін і ставку лізингу, метод нарахування лізингових платежів, подорожчання предмету лізингу, ставку залучення ресурсів та іншу подібну інформацію.

За допомогою Лізингового розрахунку можна створити і надрукувати такі документи, як графік платежів, калькуляцію ціни лізингу, плановий графік грошових надходжень і виплат, ефективність планованої операції, комерційну пропозицію Клієнту.

Наступний етап Заява на укладення договору лізингу. Їй відповідає електронний документ «Заява на лізинг».

На підставі «Заяви на лізинг» створюється електронний документ «Проект». Слід сказати, що електронний документ «Проект» не має аналогів в матеріальному світі. Це інструмент Системи, який служить для об'єднання і прискорення роботи з різноманітними документами, створеними на основі «Заяви на лізинг».

У певний момент часу Проект може знаходитися в таких стадіях:

· юридична експертиза документів;

· фінансовий аналіз;

· аналіз бізнесу клієнта;

· запит/передача документів в банк;

· переговори/підписання договору лізингу;

· моніторинг проекту;

· завершення/виконання проекту.

В рамках Проекту створюються договори лізингу і інші договори (купівля-продаж, страхування, комісія і т.д.). Договори лізингу створюються на підставі Лізингового розрахунку, але, на відміну від останнього, містять більше інформації про предмет лізингу і умови договору. На підставі Договору лізингу і вказаного в ньому графіка платежів в Планувальнику завдань можна автоматично створити нагадування про кожен лізинговий платіж. На підставі Договору лізингу можна створити інші зв'язані документи: заявки на отримання кредитних ресурсів, рахунки, накладні, акти і т.д.

Істотним полегшенням для юридичної служби є можливість швидкого формування друкованої форми договору: по натисненню однієї кнопки Система бере шаблон договору лізингу у форматі MS Word, автоматично заповнює в ньому всі необхідні поля і видає на екран договір для редагування або друку. Для юридичної служби також автоматизовані такі ділянки роботи як формування листів-нагадувань про прострочення платежів, розрахунок пені і штрафних санкцій за договорами тощо.

В цілому, по лізинговому модулю, можна одержати багато звітів, які міститимуть інформацію як в цілому по компанії, так і по конкретному лізінгоодержувачу, по всіх або вибраних проектах, по постачальниках і страхових компаніях, по конкретних стадіях проекту і т.д. За допомогою звітів можна одержати інформацію про те, скільки часу було потрібно для тієї або іншої стадії проекту, виявити причини непродуктивних часових втрат, одержати безліч іншої корисної для ухвалення управлінських рішень інформації.

Бухгалтерський

Модуль бухгалтерський облік призначений для відображення в обліку фактично завершених господарських операцій і складанні фінансової звітності.

Господарська операція може вводитися бухгалтером вручну або за допомогою переліку типових операцій, які настроюються бухгалтером.

Слід вказати, що документи і створені на їх підставі господарські операції не пов'язані жорстко між собою. Система дозволяє видаляти або змінювати окремо документи і окремо створені на підставі них господарські операції. При цьому на екран виводиться нагадування про наявність зв'язку між такими об'єктами Системи.

Всі створені Господарські операції записуються в Журнал господарських операцій. Журнал – це список всіх введених в систему господарських операцій. У Журналі, за допомогою гнучкого алгоритму фільтрації, можна відображати тільки ті господарські операції, які відповідають умовам фільтру (відбору):

· часовий інтервал;

· тип документа-підстави (накладна, банківська виписка, касовий ордер, лист тощо);

· контрагент;

· кореспондуючі рахунки;

· аналітичні рахунки;

· суму проводки або операції тощо.

За наслідками відбору можна одержати і роздрукувати звіт, в якому буде відображена вся необхідна інформація.

Природно модуль містить додаткові інструменти для підвищення ефективності роботи бухгалтерської служби. У модулі передбачена автоматизація такої трудомісткої ділянки роботи як створення і надання рахунків для оплати лізингових платежів, періодичне нарахування комісії за лізинг, облік витрат по страхуванню тощо.

Реалізована можливість позабалансового обліку основних засобів, переданих лізингоодержувачам у фінансовий лізинг. При цьому, об'єктами такого обліку виступають предмети лізингу, які, окрім назви основного засобу, містять додаткову інформацію: лізингоодержувач, договір лізингу, дату повернення або викупу, характеристики майна (колір, потужність, вага, ідентифікатори тощо).

Облік основних засобів в Системі для цілей бухгалтерського і податкового обліку представлений двома окремими картотеками активів. За допомогою податкової картотеки розраховується податкова амортизація. При цьому для цілей бухгалтерського обліку, існує окрема картотека необоротних активів. Така організація обліку основних засобів дозволяє вести податковий облік та бухгалтерський облік необоротних активів .

Фінансова звітність (баланси, звіти про прибутки і збитки, про власний капітал і т.д.) формується системою в автоматичному режимі. При цьому, перед формуванням звітів бухгалтеру необхідно здійснити настроювання шаблонів: вказати яка інформація, виходячи з яких залишків або оборотів по рахунках, повинна бути відображена в тій або іншій комірці фінансового звіту.

Фінансове планування та аналіз

Одним з основних напрямів роботи фінансової служби будь-якого підприємства, є планування і контроль за грошовими потоками в компанії, аналіз часових і грошових витрат, вирішення питань про короткострокове фінансування і вкладення, пошук внутрішніх джерел для ефективного використання грошових ресурсів. Все перераховане особливо актуальне для компаній, які зайняті у фінансовому секторі економіки: лізингові, страхові компанії, торговці цінними паперами і т.д.

У системі передбачено ведення бюджету руху грошових коштів. Фінансова служба, на підставі затверджених керівництвом компанії бюджетів формує бюджет руху грошових коштів в розрізі статей, часових інтервалів і запланованих сум надходжень і витрат. При цьому статті бюджету є об'єктом аналітики для синтетичних рахунків по обліку грошових коштів. Це дозволяє в автоматичному режимі сформувати Звіт виконання бюджету руху грошових коштів. У звіті, на будь-який момент часу відображається заплановані і фактичні суми руху по кожній статті з вказівкою абсолютного і відносного відхилення від плану. Також можливо одержати звіт, який міститиме інформацію про динаміку і стан фінансових потоків за окремо взятим договором лізингу або по контрагенту, або по компанії в цілому.

У даному модулі також передбачена можливість проведення фінансового аналізу клієнтів. При цьому настроювання показників, які повинні бути проаналізовані і фінансових коефіцієнтів, розрахованих на підставі цих показників, самостійно проводиться користувачем системи без залучення програмістів. На підставі введених в систему показників можна сформувати і роздрукувати звіт, який міститиме інформацію для структурно-динамічного та коефіцієнтного аналізу діяльності конкретного клієнта.

Для підвищення ефективності роботи фінансової служби в Системі передбачений електронний документ «План грошових надходжень і виплат». План є свого роду сценарієм руху грошових коштів по компанії за календарний місяць в розрізі дат. Це таблиця, рядком якої є рух грошових коштів (прихід або виплата), а колонки містять дату операції, джерело, валюту, суму, статус і іншу необхідну інформацію. Дані про заплановані грошові потоки можна завантажувати як в автоматичному, так і в ручному режимі.

Наявність такого інструменту дозволяє ефективно управляти грошовими потоками, не допускати касових розривів, оперативно реагувати на наявність надлишку грошових коштів на поточних рахунках компанії.

Створення і впровадження описаної вище Автоматизованої Системи дозволить організувати зберігання всієї необхідної інформації в єдиній базі, формувати необхідну фінансову, статистичну і управлінську звітність, автоматично формувати типові для лізингової компанії документи (лізингові договори, рахунки, накладні, акти), мінімізувати складнощі пов'язані з веденням бухгалтерського і управлінського обліку. Її застосування істотно підвищить ефективність роботи персоналу лізингової компанії, збільшить оперативність отримання інформації для ухвалення управлінських рішень.

Література:

Енциклопедичний словник бізнесмена: Менеджмент, маркетинг, інформатика / Під заг. ред. М.І. Молдаванова. – К.: Техніка, 1993. – 856 с.