Петько С

Петько С.В.

Научный руководитель к.э.н., доцент Попова Н.И.

Донецкий национальный университет, Украина

Компьютерные технологии систематизации учетных данных о движении материалов

Актуальность данной темы обусловлена тем, что в любой сфере хозяйствования практически ни одно предприятие не может оботись без товарно-материальных запасов. При этом в составе материальных ресурсов, как и в структуре затрат, значителен удельный вес материалов. Они существенно влияют на финансовые результаты хозяйственной деятельности любого предприятия, что предъявляет повышенные требования к их учету в части повышения действенности, аналитичности и оперативности информации для принятия эффективных управленческих решений по ресурсопотреблению. Решение этих проблем требует обновления системы получения информации о материалах, особенно в условиях компьютерной среды, что предопределило цель данного исследования.

Целью данной работы является критический анализ возможностей представленных на рынке программных продуктов в контексте совершенствования учета и контроля движения материалов.

Проблемам учета и контроля движения материалов посвящены научные труды ряда известных ученых-экономистов, в их числе: Бутынец Ф.Ф., Валуев Б.И., Голов С.Ф., Жилкина Л.В., Кужельный Н.В., Ефименко В.И., Кирейцев Г.Г., Линник В.Г., Рудницкий В.С., Сопко В.В., Смоленюк П.С. и др. Вместе с тем, в условиях высокотехнологичной среды динамично изменяются приоритеты, усложняются бизнес-цели и информационные запросы пользователей в части ресурсопотребления, что требует дальнейших глубоких исследований для разработки мер по дальнейшему совершенствованию учета и контроля в условиях компьютерной обработки данных.

Проведенное исследование показало, что бухгалтерские процедуры, осуществляемые любым предприятием, сводятся не только к хранению данных об имуществе и обязательствах предприятия, но и, в значительной степени к формированию на основе этих данных бухгалтерских отчетов различного уровня сложности. Такую работу можно проделать, используя различные программные продукты, неукоснительно следуя требованиям действующего законодательства о документальном обосновании каждой бухгалтерской операции.

Сообразно этому актуальным для приложения, реализующего автоматизацию работы бухгалтерии, является требование в части удобного интерфейса, позволяющего создавать все основные типы документов, применяемые на предприятии.

Известную сложность представляет и постоянное изменение требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету, увеличивающее потребность в гибких, быстро адаптируемых к новым условиям программных комплексах. Для этого во многих компаниях есть собственные службы внедрения и сопровождения, которые при необходимости могут оказать помощь непосредственно на местах.

Компьютерное программное обеспечение не может заменить грамотного бухгалтера, но оно позволяет сэкономить его время и силы за счет автоматизации операций, то есть безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос данных из одной печатной формы в другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обращаться к данным и отчетам за прошлые периоды [1].

Для того чтобы обеспечить указанные возможности, автоматизированная программа должна иметь единую базу данных по текущему состоянию бухгалтерского учета на предприятии и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя.

В зависимости от особенностей учета на предприятии базы данных могут содержать различную информацию, но в обязательном порядке должны соответствовать структуре принятого плана счетов, задающего основные параметры настройки системы на конкретную учетную деятельность.

Все современные бухгалтерские программы основаны на создании документооборота предприятия. Процесс работы с бухгалтерской программой выглядит следующим образом: пользователь вводит в программу первичные документы, которые обрабатываются программой. Результатом этой обработки являются сформированные хозяйственные операции. Каждая хозяйственная операция представляет собой набор бухгалтерских проводок. Таким образом, главная цель автоматизации бухгалтерских задач - обеспечение автоматического формирования хозяйственных операций, а также обеспечение удобного хранения и анализа бухгалтерской информации.

С помощью качественных бухгалтерских программ работа по составлению подобных отчетов может быть существенно ускорена, а кроме того – выполняться более эффективно и качественно.

На современном рынке программного обеспечения представлено огромное множество различных пакетов программ для бухгалтерского учета, разработанных известными компаниями [2].

Лидером среди компаний, занимающихся автоматизацией бухгалтерского учета, в первую очередь, является производитель «1С» с пакетом программ «1С: Бухгалтерия». Популярны также компьютерные продукты компании «Информатик» - программа «Инфо – бухгалтер», «Галактика – Парус» (программы «Галактика» и «Парус») «АйТи» (серия программ «БОСС»), «Атлант–Информ» с пакетом «Аккорд», «ДИЦ» (программы «Турбо – бухгалтер»), «Интеллект – сервис» (серия программ «БЭСТ»), «Инфософт» («Интегратор»). И известными программными продуктами, реализующими систему ERP, являются «Флагман», «Фрегат - Корпорация», ABA Системы, Microsoft с системами Microsoft Dynamics AX (Axapta) и NAV (Navision) и др.

В таблице 1 нами представлен обзор наиболее известных программ, систематизированы результаты критического сравнительного их анализа, отражающие достоинства и слабые стороны наиболее востребованных компьютерных продуктов.

Таблица 1

Сравнительная характеристика программных продуктов, обеспечивающих автоматизированный учет и контроль движения материалов [3, 4, 5, 6]

Название программы

Характеристика программы

Преимущества

Недостатки

Галактика

Обеспечивает автоматизацию управления в подразделениях предприятия: отделы снабжения, сбыта, склад. Осуществляется автоматизированное управление материальными, информационными и финансовыми потоками в сфере производства и обращения, обеспечено решение управленческих задач на документальной основе. Функциональные модули: "Управление договорами"; "Управление снабжением"; "Управление сбытом"; "Складской учет"; "Поставщики, получатели".

Контур логистики поддерживает отношения на договорной основе предприятия с поставщиками и потребителями. Автоматизированным способом осуществляется планирование, учет и регулирование ритмичности, объемов поставок сырья и материалов, выполнения договорных обязательств перед заказчиками. Промежуточное звено - склады материалов и готовой продукции, управление которыми предусматривает учет движения материальных ценностей. Контур логистики тесно интегрирован с контурами бухгалтерского учета и финансами.

- система имеет очень широкий набор функций и покрывает широкий спектр запросов заказчиков, включая функции планирования и производства.

- имеет полный набор стандартной и специальной бухгалтерской отчетности.

- во всех своих модулях обеспечивает нужды печати оперативных документов (накладных, счетов-фактур, счетов и т.д.). Это обеспечивает достаточную эффективность ее использования.

- имеет достаточно много параметров настройки на особенности конкретного заказчика.

- генераторы финансовой и табличной отчетности очень эффективны и просты.

- имеет четкую стратегию и тактику продвижения системы на рынке, а также развития системы.

- не позволяет использовать алгоритмы для поиска оптимального решения (объема производства, спроса и т.д.), поэтому является программным продуктом для учета, но не управления.

- не имеет механизма определения и контроля выполнения конкретных операций/группы операций, что не дает уверенности в том, что решения исполняются.

- система не интегрирована. Большинство модулей не связаны между собой, их связь с финансами условна, т.к. документы в финансовом модуле вводятся вручную на основании первичных документов, что приводит к расхождению в материальном и финансовом учете.

- не контролирует бюджет при вводе оперативных документов и вообще не имеет механизмов прогнозирования движения денежных средств, что недопустимо при управлении предприятием.

Продолжение табл. 1

Флагман

Подсистема программы "Снабжение и склад" предназначена для автоматизации работы служб, связанных с планированием материально технического снабжения и учетом движения товарно-материальных ценностей. Основные задачи подсистемы: учет остатков и движения товарно-материальных ценностей, учет и планирование снабженческо-закупочных операций; аналитический учет материалов, товаров, готовой продукции. Поддерживаются различные варианты списания: средние цены, FIFO, LIFO, партии поставок. Учитываются сроки хранения, сроки реализации. Поддерживаются операции с наличными запасами, с оптимальными объемами запасов, осуществляется расчет дефицитных и сверхнормативных позиций. Осуществляется анализ запасов (неликвиды, точки заказа). Существует возможность проведения инвентаризаций. Обеспечивается информационный обмен данными с удаленными складами. В рамках задачи осуществляется обработка поступающих заказов заявок на закупку, поддерживается ведение договоров на закупку материалов, покупных комплектующих, товаров. Отслеживается оплата и сроки поставок по этим договорам. Составляются и отслеживаются графики поступления товарно-материальных ценностей, графики оплаты договоров и контрактов. Поддерживается ведение ценников поставщиков, осуществляется анализ издержек. Система инициирует поступление заказов заявок в отдел снабжения. В подсистеме реализованы различные цепочки бизнес логики по закупкам материалов и комплектующих под производственную программу и на внутреннее потребление.

- включает полный функционал управления, анализа и планирования: финансово-экономический блок, логистика, производство, персонал, бухгалтерский учет и анализ, контроллинг, информационные ресурсы;

- имеет развитую систему поддержки, обновления и развития;

- решение в единой информационной среде всех функций управления бизнесом;

- возможность интеграции с собственными разработками и с приложениями других разработчиков.

принци-пиаль-ных недос-татков нет

Продолжение табл. 1

Microsoft Dynamics AX

При помощи решения NaviCon Processing можно учитывать любую материальную ценность в разных единицах измерения при закупках, на складе, в производстве и при отгрузке клиенту.

Решение позволяет в оперативном режиме отслеживать остатки и планируемые поступления сырья, материалов, полуфабрикатов и готовой продукции в различных аналитических измерениях.

При анализе складских остатков можно получить данные о количестве, находящемся на технологической выдержке (созревании), и о сроках годности соответствующих ТМЦ.

В системе отражаются все внутренние перемещения материальных ценностей, происходящие на предприятии.

При регистрации складского перемещения в системе формируются все необходимые документы, подтверждающие факт передачи материальных ценностей от одного материально ответственного лица другому.

Если материальные ценности упакованы на паллету, система следит за тем, чтобы движение осуществлялось только целыми паллетами и в соответствии с заданиями на транспортировку.

Для контроля уровня остатков сырья и материалов в емкостях решение можно интегрировать с системой АСУТП, установленной на производственном оборудовании.

- хороший базовый функционал;

- удобный интерфейс, схожий с программами Microsoft Office;

- существование модуля «Зарплата и кадры»;

- механизм построения позволяет их создавать без IT-службы, что важно для оперативной работы;

- более низкие затраты на создание и поддержку системы;

- легкость в обновлении приложений;

- баланс избыточной информации; полная интеграция бизнес-процессов.

- администратор системы может добавлять поля, создавать новые справочники и документы, строить собственные отчеты только путем доработки программы, что крайне неудобно;

- отсутствует модуль бюджетирования;

- необходимо существенно дорабатывать функционал под направление деятельности, связанное с управлением проектами.