Филологические науки/ 7. Язык, речь, речевая
коммуникация
К.филол.н. Емельянова А.М.
Курсант Ахметова Д.Р.
Уфимский юридический
институт МВД России
Деловая документация:
специфика рапорта
Сфера применения деловой речи может быть
представлена как широкая сеть актуальных официально-деловых ситуаций и как
набор соответствующих жанров документов.
Соотношение «официально-деловая ситуация –
соответствующий жанр документа» означает, что содержание документа покрывает
множество реальных деловых обстоятельств, соответствуя не отдельному
обстоятельству, а целому их типу – ситуации. Вследствие этого форма и язык
документов в официально-деловом стиле выступают как стандартизованные
(соответствующие единому образцу), и само требование стандартизации пронизывает
всю сферу деловой речи.
В рамках данной статьи особое внимание уделено
такому жанру официально-деловых документов, как рапорт. Термин ввёл Петр I, позаимствовав новое
слово из голландского
языка, когда обучался там флотскому делу; а голландцами, в свою очередь, он был заимствован из французского
языка. В других источниках указано, что Пётр Великий взял его из польского языка. В польский же язык слово так же было
заимствовано из французского языка, где rapport обозначает донесение (от
rapporter
– «доносить», porter – «нести») [6].
По «Юридическому словарю» Л.М. Колодкина: «рапорт –
определенный уставами в воинских частях Вооруженных Сил РФ и Военно-Морского
Флота РФ, военизированных структурах органов исполнительной власти (МВД, ФСП,
Налоговой полиции и др.) устный или письменный доклад особой формы при
обращении к начальникам (командирам) в процессе служебной деятельности.
Обязательная устная форма подачи рапорта предусмотрена при представлении
инспектирующему лицу, непосредственному начальнику по окончании приема и сдачи
должности, при вступлении на дежурство и сдаче его, а также при встрече лиц,
прямо перечисленных в уставах внутренней службы. В указанных структурах в форме
рапорта (письменного) оформляются отчеты о выполнении задания, итогах служебной
деятельности части, органа, подразделения, заявления, предложения и личные
просьбы военнослужащих, сотрудников органов внутренних дел и налоговой полиции» [2].
Необходимо подчеркнуть, что специфика культуры
составления документа заключается в том, что она включает в себя владение двумя
различными по характеру нормами:
1) языковыми, регулирующими закономерности
отбора языкового материала для наполнения содержательной схемы документа;
2) текстовыми, регулирующими закономерности
построения документа, закономерности развертывания его содержательной схемы.
Документы отличает не только особый стиль, но и
порядок их заполнения, воспроизведения, наличие речевых штампов, из-за чего
нередко используются готовые бланки.
Предельная информативная предназначенность
делового текста находит свое отражение в стремлении пишущего к максимально
строгому и сдержанному характеру изложения, а тем самым – и в стремлении к
использованию стилистически нейтральных или книжных элементов. С Этой точки
зрения весьма интересно изучение разных жанров официально-делового стиля. Как
же составить грамотный рапорт? Из-за специфической формы рапорта при
составлении его нужно знать некоторые правила. То, как пишется рапорт, понять
не сложно, самое главное при его составлении – это строго придерживаться
определенного порядка действий. Например, достаточно важные советы выложены на
сайте поиска работы и оформления документов «Elhow.ru» [7]:
А. В правом верхнем углу
(исходя из правил делопроизводства) заполнить данные адресата (руководителя
органа или подразделения), при этом указать занимаемую должность, фамилию с
инициалами, звание или чин.
Б. Обозначить вид документа,
указав в центре строки заголовок «Рапорт».
В. Сделав отступ, начать
основной абзац, где излагается сущность вопроса, зависящая от темы рапорта. Это
может быть просьба о предоставлении дня отдыха, отпуска, отчет о проделанной
работе. В рапорте может содержаться просьба о денежном вознаграждении или даже
жалоба на другого сотрудника организации и т.д.
Г.
В конце необходимо обязательно подписаться и обозначить дату по форме ДД-ММ-ГГ
(то есть день, месяц и год из двух цифр, год в некоторых случаях обозначается
из четырех цифр) – например, 08.10.08 или 08.10.2008. Затем рапортующий должен
поставить свою подпись (число, месяц, год).
К тому же следует сказать,
что при написании рапорта необходимо учитывать несколько стилистических
требований: не допускать использования вопросительных и восклицательных
предложений; не использовать экспрессивную, эмоционально-оценочную лексику;
данный документ нужно оформлять от первого (я, мы), а не от третьего лица.
Следует отметить, что
сложность в использовании данного документа возникает не только в письменной,
но и устной речи. Нередко возникает необходимость сказать о рапорте во
множественном числе. Так как же правильно: рапорты или рапорта?
По Толковому словарю
С.А. Кузнецова во множественном числе нужно говорить «ра́портЫ», причём в
родительном падеже – с безударным окончанием «-ов». Это норма литературного
языка. Однако даётся помета (разг.), и указывается форма рапортА, с
ударным окончанием «-о́в» [3].
По Толковому словарю
С.И. Ожегова мы видим то же самое: «мн. -ы, -ов и (разг.) -а, -ов» [4, 655].
По Словарю трудностей
русского языка Д.Э. Розенталя: «мн. рАпорты, проф. рапортА». Как видим, здесь
ударный «а» учёным обозначается как черта профессиональной речи [5, 600].
В связи с этим возникает
необходимость объяснить понятия «литературный язык», «разговорная речь»,
«профессионализм». «Литературный язык – это высшая форма национального языка.
Его основными признаками являются обработанность, соблюдение языковых норм. Во
избежание разночтений деловые документы создаются по принципам и требованиям
строго нормированного литературного языка. Разговорная речь используется в
функциональной разновидности литературного языка – в разговорно-обиходном
стиле. Сфера функционирования разговорного стиля – обиходные и неофициальные
профессиональные отношения» [1, 71].
Резюмируем: если в
неофициальном общении коллег можно позволить себе форму «рапортА», то при
создании документов и в официальной обстановке необходимо использовать
литературную, абсолютно грамотную форму «рапортЫ». Причём следует отметить, что
форма «рапортА» допустима лишь в неофициальном общении военных в воинских
частях Вооруженных Сил РФ и Военно-Морского Флота РФ, военизированных
структурах органов исполнительной власти (МВД, ФСП, Налоговой полиции и др.).
Но для гражданских лиц должна сохраняться форма «рапортЫ», в связи с редким употреблением
понятия, почти абсолютным неиспользованием его в разговорной речи и заменой на
понятие «заявление».
Таким образом, юрист, составляя рапорт, должен
знать правила оформления данного документа, учитывать специфику
официально-деловой речи, соблюдать орфографические, стилистические нормы
современного русского литературного языка.
Литература
1.
Введенская
Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура речи для инженеров
[Текст]: учебное пособие / Л.А. Введенская, Л.Г. Павлова, Е.Ю. Кашаева; Серия
«Учебники, учебные пособия». – Ростов-на-Дону: Изд-во Феникс, 2003. – 384 с. –
С.71.
2.
Колодкин
Л. М. Юридический словарь [Электронный ресурс]. – Код доступа: www.xn-80aace4bir7b.xn-pai (вокабула.рф/словари/юридический словарь).
3.
С. А. Большой толковый
словарь русского языка [Текст]: словарь / С. А. Кузнецов. - 1-е изд-е. – СПб.: Норинт, 2000.
4.
Ожегов
С.И. Толковый словарь русского языка: 80000 слов и фразеологических выражений
[Текст] / С. И. Ожегов, Н. Ю. Шведова; РАН; Институт русского языка им. В. В.
Виноградова. 4-е изд, доп. – М.: ИТИ Технологии, 2008. – 944 с. – С. 655.
5.
Розенталь
Д.Э. Словарь трудностей русского языка: 20000 слов [Текст] / Д.Э. Розенталь,
М.А. Теленкова. – 6-е изд. – М.: Айрис-пресс, 2005. – 832 с. – С.600.
6.
Школьный
этимологический словарь русского языка. [Электронный ресурс]; код доступа: www.enc-dic.com.
7.
elhow.ru›rabota ostavlenie oformlenie…kak…raport [электронный ресурс].