УДК
81’42
ББК
81.055
Современные информационные технологии/3.Программное обеспечение
К.п.н., Штратникова А.В.
К.п.н. Уржумова О.М.
Краснодарский
государственный институт культуры, Россия
Электронный и традиционный документ: задачи и проблематика современного документоведения
Развитие
любого общества, в особенности информационного предполагает обязательное
присутствие информационных связей, которые возможно материализовать в качестве
документированной информации. Сама
информация, по своей природе является социальной, что определило социальную
природу документа. Именно поэтому рассмотрение документа вне социальной среды
или вне исторической плоскости, в которой он был зарожден и циркулировал не
представляется возможным.
Являясь
результатом и, одновременно показателем общественного развития, а так же его
продуктом, документ, оказывает на него обратное воздействие. Так, документ
фиксирует и упорядочивает общественные связи, накапливает социальную память, а
также отражает и управляет многими другими социальными связями.
Документ – понятие социальное, созданное человеком, и служит ему на
протяжении многих эпох. Рождение документа есть результат развития человеческого
общества, более того обязательное условие его эволюции. Именно поэтому
альтернативы документу нет, и не будет. Учитывая его социальную природу
документоведение должно исследовать и развивать его с социологических позиций.
Однако, сегодня в науке накопилось много нерешенных проблем. Многие из которых
вызывают горячие дискуссии ученых. Например, ВНИИДАД в настоящий момент
осуществляет переработку и подготовку терминологического стандарта по
делопроизводству и архивному делу. Формирование терминосистемы документоведения,
в свете меняющихся законодательных границ и информационного развития, является
для науки особенно значимой. Терминологический аппарат необходимо
модернизировать, развивать и обновлять, в целях формирования общей картины о
наполнении и смысловой нагрузке тех или других терминов. Известно, что если в
научной дисциплине не сформирована единая система ключевых терминов, то можно
констатировать, ее нахождение в процессе становления. Опираясь на данное
положение, М.В. Ларин, предполагает, что сегодня документоведение, как наука
окончательно не сформировалась, поскольку у специалистов есть ответы на все
вопросы. Даже толкование таких традиционных терминологических единиц, как
«делопроизводство», «документационное обеспечение управления» (далее ДОУ),
«управление документами», вызывают спор у многих ученых. Некоторые
исследователи предполагают, что выше перечисленные термины являются
тождественными по своей сути. Другие, и М.В. Ларин с ними согласен, что это
абсолютно разные категории документоведения, исходя из чего, необходимо по-разному понимать делопроизводство, ДОУ, а
также управление документами. Подобная же ситуация просматривается и в
вопросах определения функций, свойств,
признаков и видового состава документа. Они просматриваются даже на уровне учебной литературы по делопроизводству и
документоведению, например, рознятся подходы в
учебных пособиях Н.Б. Зиновьевой, Н.Н. Куняева, Н.Н. Кушнаренко, Н.С.
Ларькова, Е.А. Плешкевича, Г.Н. Швецовой-Водки, В.Ф.
Янковой. Актуальные проблемы и вопросы документоведения развивает Е.А.
Плешкевич. Сопоставляя методологические подходы разных ученых, можно
предположить, что среди предложенных концепций нет единства в определении
функций, видов и других характеристик документа. Например, в соответствии со сферой
применения, документа появляется вопрос, какая функция документа в том, или
ином случае является первостепенной, а какие в этом случае становятся второстепенные. Не менее
интересным и сложным, по мнению М.В. Ларина является и вопрос о закономерностях
документообразования. «Отчего происходит рост документооборота?» По мнению
ученого, эти причины уже были раннее высказаны В.С. Мингалеевым, и сводятся они к закономерностям
документообразования, что было вызвано расширением производства, а также
увеличением народонаселения страны уже
не актуальны. Ранее
«количественный рост показателей развития народного хозяйства приводил к
адекватному росту объема документов, которые его обслуживали» однако сегодня, в
условиях численного сокращения населения, интенсивно происходит расширение и
увеличение документооборота в структурах
управления.
Проведенный специализированный анализ
ВНИИДАД определил, что избыточность и расширение документооборота в отношении
федеральных органов государственной власти выявлена в основном в условии их
взаимодействия с подведомственными структурами и учреждениями, с
территориальными представителями исполнительных структур, муниципальными
управлениями. Однако, отмечен и рост внутреннего документооборота, что говорит
о присутствии «лишних» документов, являющихся результатом существующих в
проблем в общем управлении и администрировании делопроизводства.
Излишние документы появляются в случае,
если в деятельности
учреждения/организации присутствуют недостатками, например, оперативно не решаются
какие-либо задачи и вопросы. К сожалению, анализом практического
делопроизводства сейчас не занимается никто, в практике современных организаций
часто встречается потребность по любому поводу создавать тот или иной документ,
например, докладную или объяснительную записку.
По мнению М.В. Ларина в условиях
стремительного роста объема документооборота, формируется необходимость анализа закономерностей
документообразования, что весьма значимо. В делопроизводстве возникает
достаточно много вопросов, связанных увеличением объема документов, изменением
их видовой структуры, появлением новых разновидностей документов, что требует определения закономерностей данного процесса, глубокого изучения посредствам методов документоведения. Также,
формируются проблемы, обусловленные количеством информации, а именно
«информационной емкостью документопотоков». В целях решения возникающих проблем
вызванных глобальной информатизацией и технологизацией необходима теоретическая
проработка, например, можно обратиться
к теории информации, для того чтобы проанализировать качество документных
коммуникаций.
Например, много споров возникает вокруг
электронного документа, его определении, сущности, природы, формах и видах.
Так, определение электронного документа, данное в федеральном законодательстве,
по мнению ученого, совершенно «не удовлетворительно» с точки зрения методологии
документоведения, а также с позиций его
пригодности в управлении документами. К сожалению, не зафиксирована
законодательно его юридическая значимость, поскольку именно юридическая сила
электронного документа имеет огромное
значение для граждан, органов власти, суда, в частности и для
документоведческой науки.
Также, по мнению М.В. Ларин не совершенным является и определение
электронных документов, зафиксировано, что это «информация представлена в виде
последовательности дискретных обозначений, например двоичного кода»(8),
подобное определение ученый приводит со ссылкой на ГОСТ Р 522921. К сожалению,
подобные определения все равно не удовлетворяют современных документоведов.
Поэтому данный вопрос остается вес еще открытым.
Появление электронных документов
спровоцировало повсеместное использование средств информатизации в управлении,
соответственно актуальными стали
системы электронного документооборота, занявшие одно из приоритетных
мест в различных сферах человеческой жизнедеятельности: производственной,
управленческой, научно-технической, в особенности в межличностной
коммуникации(9).
Поэтому прежде чем разрешить
практические вопросы, необходимо осуществить теоретическое осмысление нового
типа документов, выработать определение понятия «электронный документ», изучить
и описать свойства этих документов, их виды и формы с позиций документоведения.
Решение данных вопросов значимо для определения того, чем именно традиционные
документы на бумажном носителе (кроме носителя информации), отличаются от электронных документов, каким
технологиям следует отдать предпочтение
в целях организации управления ими, создания, хранения и использования, а также
является ли электронный документ абсолютным аналогам документу на бумажном
носителе. Например, М.В. Бородин, считает,
что сегодня не так уж и много научных
исследований, посвященных детальному осмыслению феномена электронного
документа, а законодательное и нормативное регулирование сферы электронного
документооборота и электронных документов, находится на этапе укрепления,
только в последние годы, с запозданием от прецедентов в гражданской,
административной и уголовной плоскости, были приняты законы и нормативные документы,
регулирующие порядок взаимодействия с
электронными документами(2).
Следует
изучить с точки зрения документоведения и архивоведения электронные сообщения,
базы данных, электронные реестры, веб-документы и другие современные
информационные ресурсы.
Необходимо
более глубоко изучить их характеристики с точки зрения соответствия их как
объектов архивного хранения требованиям теории и практики архивного дела.
Некоторые национальные архивы уже начали отбор этих типов электронных
документов на хранение. Однако некоторые специалисты считают, что в современных
условиях речь может идти пока лишь о соответствующей замене традиционных
документов на бумажном носителе их аналогами в электронной форме. Именно они
должны включаться в делопроизводственные номенклатуры дел и документов, а после
передаваться в архивы(9).
Так, по
мнению М.В. Ларина, дискуссионными все еще являются вопросы о видовом составе электронных документов, о важности
принятия новых учетных форм для электронных документов и иные исключительно
методические вопросы делопроизводства и архивного дела, решение которых
запрашивает применения накопленного международного опыта и опыта передовых
архивов по информатизации их деятельности(9).
Сегодня перед отечественной наукой
стоит важная задача, всестороннее исследование такого понятия как электронный
документ и его виды и формы в современном делопроизводстве.
Литература:
1.
Бачило,
И. Л. Информационное право: учебник для вузов/И.Л. Бачило. – М., 2010. – 172c.
2.
Бородин М.В. Признаки электронного документа как объекта
информационных правоотношений//Вестник ЮУрГУ. Серия «Право». 2014, том
14, № 3 - С.66-70.
3.
Зиновьева
Н.Б. Документоведение как предмет преподавания и научная дисциплина/ Н.Б.
Зиновьева // Культурная жизнь Юга России.-2014.-№2.-С.41-44.
4.
Зиновьева, Н.Б. Теория документирования[Текст]:
учеб.-метод. пособие / Н.Б. Зиновьева. – М.: Информ. центр сотрудничества
«Литера», 2011. – 174с.
5.
Конявский В. А. Основы понимания феномена электронного обмена информацией
/В.А. Конявский, В.А. Гадасин. – Минск: Беллитфонд, 2004. – 282 с.
6.
Куняев Н.Н. Документоведение: учебник/ Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г.
Фабричнов. - М.: - Логос, 2015.
7.
Кушнаренко Н.Н Документоведение: учебник/Н.Н. Кушнаренко.-
3-е изд.,перераб. и доп. - Киев : Знання, 2008 .- 459с.
8.
Ларин М.В. Актуальные проблемы
современного документоведения/М.В. Ларин//
Вестник Российского государственного гуманитарного университета.- 2014.- № 2. –
С.140-150.
9.
Ларин М.В. Электронные документы в управлении : науч.-метод. пособие /
М.В. Ларин, О.И. Рысков ; ВНИИДАД. – 2-е изд., доп. – М. : ИПО«У Никитских
ворот», 2008. – 208с.
10. Ларьков Н.С. О предмете и объекте документоведения как
междисциплинарного научного направления/Н.С.
Ларьков // Документ в парадигме междисциплинарного подхода: материалы
Второй Всеросс. науч.-практ. конф. - Томск, 2006.
11. Мингалев В. С. Общие закономерности и тенденции документообразования в
социально-экономических системах управления (Проблемы изучения): учеб. пособие.
М.,1983.
12. Плешкевич Е.А. Эволюция теоретических представлений о
документе/ Е.А. Плешкевич. - М., 2011.
13. Общая теория документа и книги : учеб. пособие
/ Г.Н. Швецова-Водка. — М.: Рыбари; К.: Знания, 2009. — 487 с.
14. Янковая В.Ф.
Документная лингвистика: учебник для студ. учреждений. высш. проф.образования/ В.Ф. Янковая.-М.: Издательский
центр «Академия», 2011.
15. Янковая В.Ф.
Электронный документ как объект документоведения/В.Ф. Янковая// Вестн. Волгогр. гос. ун-та. Сер. 2,
Языкозн. 2013. -№ 3(19).-С. 229-235.